Appiattire il Tuo Flusso di Lavoro: Una Guida alla Gestione di Progetti in Stile "Flat"

Man mano che le organizzazioni piatte diventano più popolari, lo fanno anche i metodi e i processi che le accompagnano. Questo blog non discute la struttura organizzativa piatta in sé, ma come un'organizzazione piatta funziona all'interno dell'arena della gestione dei progetti. I principi della gestione dei progetti appresi da un'organizzazione piatta possono essere adottati dalle aziende più piatte alle organizzazioni strutturate in modo più gerarchico.

Essere "piatti" è di moda, ma perché dovrei farlo?

Potresti chiederti, "perché dovrei essere interessato alla gestione dei progetti piatta?" Per il project manager, la risposta è semplice: meno delega, meno richieste di aggiornamenti e meno supervisione. Questo si traduce in più tempo per te per concentrarti sulle cose che ami... a meno che tu non goda davvero nel fare il padrone (e se è così dovresti smettere di leggere qui). Per chi viene gestito, è anche abbastanza chiaro: perché dovresti avere un sovrano che ti tormenta costantemente per gli aggiornamenti e ti "consiglia" su come fare correttamente il tuo lavoro? Anche in questo caso, se ti piace davvero questo, allora questo potrebbe non essere lo stile giusto per te. L'idea qui è che i manager richiedano meno gestione e tutti gli altri abbiano l'autonomia e la libertà di svolgere il loro lavoro come vogliono senza essere infastiditi.

I Prerequisiti

Prima di iniziare con il processo stesso, ci sono tre prerequisiti fondamentali per farlo funzionare davvero: Fiducia, Trasparenza e Comunicazione.

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Figura 1. Fiducia, Trasparenza, Comunicazione

Fiducia: Avere fiducia l'uno nell'altro è fondamentale per il successo di una struttura di progetto piatta

Trasparenza: La necessità per tutti di essere completamente aperti su ciò che stanno facendo. Questo può essere fatto comunicando il proprio lavoro attraverso alcuni dei seguenti mezzi:

1. Commit del codice
2. Pagine Wiki
3. Sistemi di tracciamento dei problemi
4. Macchina del caffè (ovvero il nuovo punto di ritrovo)

Comunicazione: Tutti devono avere la capacità di comunicare l'uno con l'altro e dovrebbero essere incoraggiati a farlo.

Quando c'è fiducia c'è trasparenza. Quando c'è trasparenza, le persone iniziano a sentirsi al sicuro. Quando le persone si sentono al sicuro e sono incoraggiate ad essere aperte sul loro lavoro, la comunicazione avviene naturalmente.

Implementazione

Ora che abbiamo coperto i prerequisiti possiamo discutere dell'implementazione della gestione di progetto piatta.

Il Capoprogetto: "Ma pensavo che nessuno fosse il capo in una struttura piatta?" Anche se non è veramente necessario impegnarsi in un "comando e controllo", è importante avere un facilitatore. Pensate al capoprogetto come a un direttore d'orchestra che si assicura che tutti siano in sintonia e suonino allo stesso ritmo.

Obiettivi e Mete Chiare: Gli obiettivi del progetto devono essere comunicati chiaramente fin dall'inizio del progetto. Domande come, "Qual è il nostro obiettivo? Cosa stiamo cercando di ottenere? A chi interessa questo widget in ogni caso?" devono essere definite e uno spazio Wiki è il posto perfetto per farlo.

Requisiti e responsabilità: Che si tratti del responsabile del progetto o del marketing, i requisiti devono essere documentati altrimenti può insorgere il caos in uno stile di gestione del progetto piatto. Senza una direzione chiara, il "capo" può facilmente intervenire e raccogliere i pezzi in un ambiente normale. In un ambiente piatto, le persone possono facilmente perdersi senza requisiti chiaramente definiti. In un sistema di tracciamento dei problemi, come Jira, questi requisiti possono essere catturati come Compiti o Storie. La pratica standard sarebbe che il responsabile del progetto assegni i compiti agli individui. In un ambiente di lavoro più piatto, una lista di compiti non assegnati sarebbe presentata al team dove potrebbero auto-assegnarsi questi compiti (o assegnarli ad altri). Questo sistema (cioè dove tutti i compiti sono presentati) può essere semplice come un foglio Excel condiviso o alla moda come una lavagna Kanban. Una volta che questo è impostato, tutti possono visualizzare e tracciare lo stato dell'intero progetto senza essere il capo.

Repositorio di progettazione centralizzato: Un repository di progettazione centralizzato è fondamentale per creare e mantenere questo stile di gestione del progetto. Non c'è un riassunto o un aggiornamento costante dello stato di ogni membro del team da parte di un “capo”. Se le persone non possono visualizzare il lavoro degli altri, allora non ci sono controlli e bilanciamenti. Ogni membro del team è un controllo per l'altro. Nel mondo del Software, ciò viene formalmente realizzato creando una Richiesta di Pull e facendo controllare il proprio lavoro dai colleghi tramite una revisione del codice (invece che dal capo che funge da filtro). Nella cattura schematica o nel layout, questo può essere ottenuto anche attraverso un processo simile. Questo blog discute l'impegno del proprio design in un repository Git (ovvero il nuovo “SVN” o “CVS”). In questo caso, si seguirebbe la stessa pratica di Ingegneria del Software di impegnarsi in un ramo di sviluppo e poi emettere una Richiesta di Pull. Per maggiori informazioni su questo argomento, puoi fare riferimento al tutorial di Git di Atlassian sulle richieste di pull.

Esempio: Un Widget di Sistema Embedded

In questo esempio, potete vedere che abbiamo impostato un piccolo progetto contenente diversi requisiti che costituiscono un widget di sistema embedded. Il progetto, in questo caso, è un Epic che contiene i requisiti per costruire una scheda "Blinky LED".

Figura 2. Un Epic che contiene i requisiti di progettazione per costruire un "Fancy Blinky LED PCB"

In questo spazio progettuale abbiamo "componenti" meccanici, elettrici e software, ai quali ciascuno di questi componenti è assegnato un responsabile del componente.

Figura 3. Una vista di tutti i componenti e i responsabili dei componenti per il progetto

Figura 4. Un esempio di un compito che contiene più componenti

L'elettrico utilizza Altium e invia il suo codice al server Git (Bitbucket in questo caso).

Figura 5. Commit di Git del progetto schematico

Gli ingegneri software e meccanici fanno lo stesso. In questo particolare progetto ci sono solo tre membri del team, ma potrebbe contenerne innumerevoli, purché ci sia un responsabile del componente (cioè qualcuno che è responsabile di quella parte del progetto).

Questo spazio wiki permette di avere una conversazione tra tutti gli utenti che partecipano alle fasi di concetto, implementazione o verifica del prodotto.

Figura 6. Una pagina wiki contenente informazioni sul prodotto (compresi i compiti)

Sia che si tratti di un foglio di calcolo, di un elenco di compiti, di una pagina wiki o di una serie di email, è importante per il facilitatore del progetto e per il resto del team avere la possibilità di visualizzare tutto ciò che sta accadendo all'interno del progetto. Questo permette a tutti di essere responsabili gli uni verso gli altri e non verso un singolo manager. All'interno della nostra azienda, abbiamo trovato che la lavagna Kanban sia il modo migliore per visualizzare tutta l'attività del progetto.

Figura 7. Una lavagna Kanban contenente i compiti del progetto di esempio

Infine, se un membro del team trova una lacuna, dovrebbe sentirsi autorizzato a creare compiti e assegnarli ad altri compagni di squadra senza esitazioni. Forse hanno trovato un bug o avevano semplicemente bisogno di un pezzo aggiuntivo di hardware per supportare la loro implementazione software - indipendentemente, devono sentirsi a loro agio nel prendere l'iniziativa e fare quella richiesta in modo laterale rispetto a dall'alto verso il basso.

Conclusione

Il micromanagement è diventato così passato di moda. Gestire un progetto in modo orizzontale piuttosto che dall'alto verso il basso non è solo diventato di tendenza, ma allevia anche la pressione su tutti. Il project manager si concentra meno sul rincorrere gli stati di avanzamento e i progettisti impiegano meno tempo a generare quei rapporti di stato. Questo articolo ha esposto i principi dietro un approccio di gestione del progetto in stile piatto e come si presenta tale implementazione. Non è necessario appiattire l'intera struttura aziendale per adottare un approccio di gestione del progetto in stile piatto - è sufficiente adottare i principi sopra menzionati e tuffarsi a capofitto.

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