Vượt qua đợt kiểm toán: Vì sao bạn cần nhật ký kiểm tra tự động cho thiết kế điện tử

Việc đánh giá tuân thủ không nên giống như một nhiệm vụ giải cứu. Thế nhưng, nhiều nhóm điện tử vẫn chuẩn bị cho các cuộc audit bằng cách lục tìm email cũ, mở các thư mục lưu trữ, kiểm tra các bản sao tệp cục bộ, và hỏi kỹ sư nhớ lại vì sao một thay đổi đã được thực hiện từ nhiều tháng trước.

Cách làm đó tạo áp lực cho tất cả mọi người. Đội ngũ kỹ thuật mất thời gian. Đội ngũ chất lượng gặp khó khăn khi xây dựng một chuỗi bằng chứng rõ ràng. Đội ngũ tuân thủ bị đặt vào tình thế phải kết nối các quyết định, phê duyệt, hồ sơ phát hành và dữ liệu sản phẩm sau khi mọi việc đã xảy ra.

Các dấu vết kiểm toán thiết kế điện tử tự động giải quyết vấn đề này bằng cách ghi nhận bằng chứng ngay trong lúc công việc diễn ra. Hồ sơ audit trở thành một phần của quy trình thiết kế. Các nhóm không cần dừng công việc kỹ thuật để dựng lại câu chuyện sau này. Thay vào đó, câu chuyện được tạo ra khi thiết kế đi qua các bước rà soát, commit, phê duyệt, phát hành và thay đổi vòng đời.

Những điểm chính cần nhớ

• Khả năng sẵn sàng cho audit cần được xây dựng vào công việc kỹ thuật hằng ngày, không phải vội vàng xử lý trong tuần cuối trước cuộc audit.
• Dấu vết kiểm toán tự động ghi nhận nhật ký sự kiện, lịch sử phiên bản, hồ sơ rà soát, hoạt động phát hành và thay đổi quyền truy cập với ít công sức thủ công hơn.
• Khả năng truy xuất nguồn gốc giúp giảm áp lực cho các nhóm kỹ thuật, chất lượng và tuân thủ vì bằng chứng dễ tìm hơn và đáng tin cậy hơn.
• Altium Agile Teams hỗ trợ khả năng sẵn sàng cho audit thông qua lịch sử dự án, quy trình làm việc có cấu trúc, quyền truy cập theo vai trò, đăng nhập một lần, nhật ký sự kiện và các quy trình phát hành được kết nối.
• Dấu vết kiểm toán tốt nhất không phải là một hoạt động riêng biệt. Nó là sản phẩm phụ tự nhiên của công việc thiết kế có kỷ luật.

Vì sao khả năng sẵn sàng cho audit phải là một năng lực liên tục

Khả năng sẵn sàng cho audit hoạt động hiệu quả nhất khi bằng chứng được tạo ra trong công việc hằng ngày. Việc cuống cuồng chuẩn bị vào phút chót cho một cuộc audit tiềm ẩn nhiều rủi ro vì ký ức sẽ phai mờ và bối cảnh dự án đã thay đổi. Kỹ sư đã phê duyệt thay đổi footprint có thể hiện đang ở một chương trình khác. Vấn đề nhà cung cấp dẫn đến thay đổi linh kiện có thể đã bị chôn vùi trong một chuỗi chat. Gói phát hành có thể vẫn còn, nhưng lý do của lần phát hành đó có thể khó chứng minh hơn.

Đây là lúc nhiều nhóm nhận ra khoảng cách giữa việc có tệp và việc có bằng chứng. Một tệp cho thấy điều gì đã được phát hành. Một dấu vết kiểm toán mạnh giúp giải thích thiết kế đã đi đến trạng thái đó như thế nào, ai đã rà soát, điều gì đã thay đổi và vì sao có thể tin cậy trạng thái đã được phê duyệt.

Các nhóm vận hành theo định hướng chất lượng hiểu rất rõ mô hình này. Thông tin được lập tài liệu, kiểm soát thay đổi thiết kế, bằng chứng rà soát và hồ sơ phê duyệt đều quan trọng trong một quy trình sản phẩm được kiểm soát. Hướng dẫn bên ngoài về các thay đổi trong thiết kế và phát triển theo ISO 9001 cũng chỉ ra nhu cầu phải có hồ sơ về thay đổi thiết kế, rà soát và phê duyệt. 

Bài học rất đơn giản. Khả năng sẵn sàng cho audit không phải là một sự kiện. Đó là một năng lực. Nó phải được thiết kế ngay trong cách các nhóm làm việc mỗi ngày.

Dấu vết kiểm toán thiết kế điện tử cần ghi nhận những gì

Một dấu vết kiểm toán hữu ích cho thấy ai đã làm gì, khi nào việc đó xảy ra, điều gì đã thay đổi và dữ liệu sản phẩm nào bị ảnh hưởng. 

Hồ sơ nên đầy đủ, nhưng không nên gây khó khăn khi tạo ra. Nếu kỹ sư phải điền thêm nhật ký thủ công, dấu vết kiểm toán sẽ bị trễ, sơ sài hoặc thiếu nhất quán. Việc thu thập bằng chứng thủ công cũng tạo ra khác biệt giữa các nhóm. Một kỹ sư có thể ghi nhận thay đổi rất tốt. Một người khác có thể dựa vào trí nhớ, email hoặc ghi chú không chính thức.

Một cách tiếp cận tốt hơn là để nền tảng ghi nhận hồ sơ như một phần của hoạt động kỹ thuật thông thường. Hệ thống trở thành nơi công việc diễn ra và cũng là nơi bằng chứng được tạo ra.

Nhật ký sự kiện tự động giúp giảm áp lực tuân thủ như thế nào

Nhật ký sự kiện tự động giúp giảm áp lực vì các nhóm không cần dựng lại bằng chứng sau khi sự việc đã xảy ra. Ví dụ, các nền tảng hiện đại như Altium Agile Teams hỗ trợ giám sát sự kiện theo cách sau: nhật ký sự kiện ghi nhận hành động của người dùng và bao gồm các chi tiết như sự kiện xảy ra khi nào, ai đã kích hoạt và đối tượng hoặc người dùng nào bị ảnh hưởng. Các nhật ký này có thể hỗ trợ tuân thủ quy định bằng cách giúp dấu vết kiểm toán dễ xuất ra và dễ rà soát hơn. 

Đây là mô hình phù hợp cho công việc điện tử hiện đại. Kỹ sư không nên phải lựa chọn giữa việc tạo tiến độ và việc lưu giữ hồ sơ. Nền tảng nên ghi nhận hồ sơ ở chế độ nền trong khi mọi người làm việc.

Điều đó quan trọng vì áp lực audit thường xuất hiện khi bằng chứng bị phân mảnh. Một phần của câu chuyện có thể nằm trong tệp thiết kế. Phần khác có thể nằm trong email. Phần khác nữa có thể nằm trong biên bản họp, chuỗi phê duyệt hoặc thư mục phát hành. Bằng chứng nằm ở càng nhiều nơi thì càng tốn công để chứng minh sự kiểm soát.

Nhật ký sự kiện tự động giúp giảm công sức đó. Chúng cung cấp cho các nhóm một hồ sơ hoạt động có cấu trúc, có thể được rà soát, lấy mẫu, xuất ra và dùng để hỗ trợ phản hồi audit.

Vì sao lịch sử phiên bản không chỉ là sao lưu

Lịch sử phiên bản không chỉ là cách khôi phục các tệp cũ. Nó còn là cách giải thích sự tiến hóa của thiết kế. Trong Altium Agile Teams, lịch sử dự án có thể hiển thị các sự kiện chính cho một dự án PCB, multi-board hoặc harness, bao gồm tạo mới, commit, phát hành, sao chép và trao đổi MCAD. Loại lịch sử này giúp các nhóm kết nối các sự kiện thay đổi với bối cảnh dự án.

Đối với kiểm toán viên, điều này rất quan trọng. Câu hỏi hiếm khi chỉ là: “Bạn có tệp mới nhất không?” Câu hỏi tốt hơn là: “Bạn có thể cho thấy thiết kế đã đi đến trạng thái này như thế nào và ai đã kiểm soát hành trình đó không?”

Lịch sử phiên bản giúp trả lời câu hỏi đó. Nó cung cấp cho các nhóm một dòng thời gian của hoạt động kỹ thuật. Nó giúp cho thấy công việc thiết kế đã tiến triển như thế nào, khi nào các thay đổi lớn được thực hiện và các mốc phát hành đã được tạo ra ra sao. Nó cũng giúp các nhóm so sánh các trạng thái thiết kế trước đây và hiện tại khi điều tra sự cố hoặc giải thích quyết định.

Điều này đặc biệt có giá trị khi các thay đổi gắn với cập nhật từ nhà cung cấp, khả năng sẵn có của linh kiện, phản hồi về khả năng sản xuất hoặc các phát hiện về chất lượng. Trong những trường hợp đó, chỉ riêng tệp thiết kế là chưa đủ. Các nhóm cần một hồ sơ được kết nối để giải thích lộ trình từ vấn đề đến quyết định đến bản phát hành đã được phê duyệt.

Khả năng truy xuất nguồn gốc giúp các nhóm kỹ thuật và tuân thủ làm việc cùng nhau

Khả năng truy xuất nguồn gốc biến công việc audit từ một cuộc săn tìm thành một lộ trình có định hướng. Chương trình NIST digital thread program nhấn mạnh nhu cầu cải thiện giao tiếp về thiết kế sản phẩm cho sản xuất và chất lượng, cũng như phản hồi từ các nhóm đó cần quay trở lại với kỹ sư thiết kế. Trong lĩnh vực điện tử, cùng một luồng đó hỗ trợ khả năng sẵn sàng cho audit. Hồ sơ thiết kế, hồ sơ rà soát, hồ sơ phát hành và hồ sơ vòng đời cần được kết nối.

Khi khả năng truy xuất yếu, các nhóm tuân thủ phải nhờ kỹ thuật hỗ trợ. Kỹ thuật phải dừng lại để tìm kiếm. Chất lượng phải chờ. Đồng hồ audit vẫn tiếp tục chạy. Công việc trở nên bị động, và nhóm dành nhiều thời gian để tìm bằng chứng hơn là giải thích quy trình.

Khi khả năng truy xuất mạnh, nhóm có thể đi từ một linh kiện, bản sửa đổi bo mạch, bản phát hành, lần rà soát hoặc hành động của người dùng đến lịch sử liên quan với ít trở ngại hơn nhiều. Bằng chứng dễ tìm hơn vì nó được gắn với chính công việc.

Điều này cũng cải thiện cộng tác. Kỹ thuật có thể tiếp tục tập trung vào công việc chuyên môn. Chất lượng có thể rà soát bằng chứng mà không làm chậm mọi quyết định thiết kế. Các nhóm tuân thủ có thể nhìn thấy mối liên hệ rõ ràng hơn giữa yêu cầu, hành động, phê duyệt và các đầu ra đã phát hành. Lãnh đạo có thể tin tưởng hơn rằng quy trình đang được kiểm soát và có thể lặp lại.

Dấu vết kiểm toán nên gần như vô hình đối với công việc hằng ngày

Dấu vết kiểm toán tốt nhất gần như vô hình với những người đang thực hiện công việc. Điều này không có nghĩa là quy trình diễn ra một cách tùy tiện. Nó có nghĩa là hồ sơ được hệ thống ghi nhận, không phải bằng các tác vụ hành chính bổ sung. Kỹ sư vẫn tuân theo các quy trình rà soát, phê duyệt và phát hành. Điểm khác biệt là bằng chứng được tạo ra như một phần của quy trình làm việc

Đây là một thay đổi quan trọng về tư duy. Khả năng sẵn sàng cho audit không cần làm chậm các nhóm. Nếu được thực hiện tốt, nó sẽ giảm ma sát vì mọi người biết bằng chứng nằm ở đâu, các lần rà soát được ghi nhận như thế nào và các bản phát hành được kiểm soát ra sao.

Nó cũng giảm gánh nặng cá nhân cho kỹ sư. Thay vì dựa vào trí nhớ, các nhóm có thể dựa vào hồ sơ. Điều đó tốt hơn cho kỹ sư, tốt hơn cho hệ thống chất lượng và tốt hơn cho tổ chức.

Altium Agile Teams hỗ trợ thiết kế điện tử sẵn sàng cho audit như thế nào

Altium Agile Teams hỗ trợ khả năng sẵn sàng cho audit bằng cách bổ sung cấu trúc xoay quanh con người, quy trình và dữ liệu.

• Quyền truy cập theo vai trò giúp kiểm soát ai có thể truy cập và thay đổi dữ liệu dự án.
• Đăng nhập một lần giúp quản lý danh tính thông qua hệ thống nhận dạng hiện có của tổ chức.
• Nhật ký sự kiện ghi nhận hành động của người dùng và hỗ trợ tạo bằng chứng audit có thể xuất ra.
• Các đợt rà soát thiết kế có cấu trúc tạo ra hồ sơ phê duyệt và đóng việc rõ ràng hơn.
• Lịch sử dự án giúp các nhóm theo dõi các commit, bản phát hành và những sự kiện thiết kế quan trọng khác.
• Các đầu nối PLM liên kết dữ liệu kỹ thuật đã phát hành với cơ chế quản trị vòng đời. 
• Không gian làm việc được quản lý giúp giảm sự phụ thuộc vào các tệp cục bộ không được kiểm soát và các thư mục rời rạc, không liên kết. 
• Quy trình phát hành được kết nối giúp các nhóm hiểu dữ liệu sản phẩm nào đã được phê duyệt để sử dụng ở các công đoạn tiếp theo.

Kết quả là bớt căng thẳng hơn trong quá trình đánh giá. Các nhóm kỹ thuật có thể tiếp tục làm việc. Các nhóm tuân thủ có thể tìm bằng chứng nhanh hơn. Các nhóm chất lượng có thể xem xét các quyết định với sự tự tin cao hơn. Lãnh đạo có được khả năng hiển thị tốt hơn về việc liệu quy trình thiết kế có đang được kiểm soát hay không mà không khiến mọi tác vụ trở nên nặng nề.

Đó là giá trị thực sự của dấu vết kiểm toán tự động. Chúng không chỉ hữu ích trong lúc đánh giá. Chúng cải thiện nhịp vận hành của hoạt động thiết kế điện tử bằng cách giúp bằng chứng dễ được ghi nhận hơn, dễ tìm hơn và dễ giải thích hơn.

Danh sách kiểm tra đơn giản để sẵn sàng cho đánh giá

Hãy dùng danh sách này trước đợt phát hành thiết kế tiếp theo, không phải vào tuần trước kỳ đánh giá tiếp theo của bạn.

1. Xác nhận rằng mỗi dự án được quản lý trong một không gian làm việc dùng chung với quyền sở hữu rõ ràng.
2. Sử dụng kiểm soát truy cập theo vai trò và đăng nhập một lần để quản lý người dùng.
3. Thực hiện các buổi xem xét thiết kế thông qua một quy trình làm việc có cấu trúc với các hạng mục trong danh sách kiểm tra.
4. Liên kết các nhận xét trong quá trình xem xét với hành động và bằng chứng hoàn tất.
5. Phát hành thông qua một quy trình xác định rõ và xuất bản dữ liệu cần thiết sang PLM khi cần.
6. Xem lại lịch sử dự án sau các cột mốc quan trọng để xác nhận hồ sơ đã đầy đủ.
7. Xuất và lấy mẫu nhật ký sự kiện theo lịch định kỳ để việc truy cập phục vụ đánh giá trở nên quen thuộc.
8. Kiểm tra để bảo đảm các tệp đã phát hành, dữ liệu BOM và các hồ sơ hỗ trợ được đồng bộ với nhau.
9. Xác nhận rằng quyền truy cập vẫn phù hợp với trách nhiệm hiện tại của dự án.
10. Ghi lại bối cảnh thay đổi khi quyết định còn mới, không phải sau khi yêu cầu đánh giá được gửi đến.

Danh sách kiểm tra này nên đủ đơn giản để có thể sử dụng thường xuyên. Mục tiêu không phải là tạo thêm công việc hành chính. Mục tiêu là bảo đảm bằng chứng đã sẵn có khi có người yêu cầu.

Tìm hiểu thêm về Altium Agile Teams để giúp tổ chức của bạn xây dựng quy trình thiết kế điện tử sẵn sàng cho đánh giá →

Câu hỏi thường gặp về dấu vết kiểm toán trong thiết kế điện tử

Dấu vết kiểm toán trong thiết kế điện tử là gì?

Dấu vết kiểm toán trong thiết kế điện tử là hồ sơ ghi lại các hành động trong dự án, các thay đổi, hoạt động xem xét, phê duyệt, phát hành và các sự kiện truy cập. Nó giúp các nhóm chứng minh thiết kế đã thay đổi như thế nào theo thời gian và trạng thái thiết kế được phê duyệt đã đạt được ra sao.

Vì sao dấu vết kiểm toán nên được tự động hóa?

Dấu vết kiểm toán tự động giúp giảm việc ghi chép thủ công và tình trạng thiếu bằng chứng. Chúng ghi lại hồ sơ ngay trong lúc kỹ sư làm việc, nhờ đó hồ sơ đầy đủ hơn, nhất quán hơn và đáng tin cậy hơn.

Dấu vết kiểm toán chỉ quan trọng với các ngành được quản lý chặt chẽ thôi sao?

Không. Các nhóm trong ngành có quy định nghiêm ngặt cần dấu vết kiểm toán để đáp ứng tuân thủ, nhưng bất kỳ nhóm nào cũng có thể dùng chúng để cải thiện kiểm soát thay đổi, phân tích nguyên nhân gốc, phản hồi sự cố với nhà cung cấp, độ tin cậy khi phát hành sản phẩm và quản trị kỹ thuật.

Bước đầu tiên để cải thiện mức độ sẵn sàng cho đánh giá là gì?

Hãy bắt đầu bằng cách chuyển công việc dự án vào một không gian làm việc được quản lý, nơi các hoạt động xem xét, phát hành, lịch sử phiên bản và hành động của người dùng có thể được ghi lại trong một hồ sơ kết nối thống nhất.

Làm thế nào để các nhóm tránh cảnh cuống cuồng vào phút chót trước kỳ đánh giá?

Các nhóm có thể tránh tình trạng đó bằng cách coi bằng chứng đánh giá là một phần của công việc thiết kế hằng ngày. Hãy sử dụng các quy trình xem xét có cấu trúc, phát hành được kiểm soát, truy cập được quản lý và nhật ký sự kiện tự động để bằng chứng được tạo ra song song với tiến độ công việc.