Aplanir votre flux de travail : Un guide pour la gestion de projet en style "plat"

À mesure que les organisations plates gagnent en popularité, les méthodes et processus qui les accompagnent le font également. Ce blog ne discute pas de la structure organisationnelle plate en elle-même, mais de la façon dont une organisation plate fonctionne dans le domaine de la gestion de projet. Les principes de gestion de projet appris d'une organisation plate peuvent être adoptés dans les entreprises les plus plates aux organisations les plus hiérarchiquement structurées.

Être « plat » est tendance, mais pourquoi le faire ?

Vous pourriez vous poser la question : « pourquoi serais-je intéressé par la gestion de projet plate ? » Pour le chef de projet, la réponse est simple : moins de délégation, moins de demandes de statut et moins de supervision. Cela se traduit par plus de temps pour vous de vous concentrer sur les choses que vous aimez... à moins que vous n'appréciez vraiment d'être un maître de tâches (et si c'est le cas, vous devriez arrêter de lire ici). Pour celui qui est géré, c'est également assez clair : pourquoi auriez-vous besoin d'avoir un seigneur constamment à vos trousses pour le statut et vous « conseiller » sur la manière de faire correctement votre travail ? Encore une fois, si vous aimez vraiment cela, alors ce style n'est peut-être pas le bon pour vous. L'idée ici est que les gestionnaires nécessitent moins de gestion et que tout le monde a l'autonomie et la liberté de faire son travail comme il le souhaite sans être importuné.

Les Prérequis

Avant de commencer avec le processus lui-même, il y a trois prérequis majeurs pour vraiment faire fonctionner cela : la Confiance, la Transparence et la Communication.

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Figure 1. Confiance, Transparence, Communication

Confiance : Se faire confiance mutuellement est la clé d'une structure de projet plate réussie

Transparence : La nécessité pour chacun d'être complètement ouvert sur ce qu'il fait. Cela peut être réalisé en communiquant leur travail à travers certains des moyens suivants :

1. Engagements de code
2. Pages Wiki
3. Systèmes de suivi des problèmes
4. Machine à espresso (c.-à-d. le nouveau point d'eau)

Communication : Tout le monde doit avoir la capacité de communiquer avec les autres et devrait être encouragé à le faire.

Lorsqu'il y a confiance, il y a transparence. Lorsqu'il y a transparence, les gens commencent à se sentir en sécurité. Lorsque les gens se sentent en sécurité et sont encouragés à être ouverts sur leur travail, la communication se fait tout simplement naturellement.

Mise en œuvre

Maintenant que nous avons couvert les prérequis, nous pouvons discuter de la mise en œuvre de la gestion de projet plate.

Le chef de projet : « Mais je pensais que personne n'était le patron dans une structure plate ? » Bien que personne n'ait réellement besoin de s'engager dans un « commandement et contrôle », il est important d'avoir un facilitateur. Pensez au chef de projet comme à un chef d'orchestre qui s'assure que tout le monde est accordé et joue sur le même rythme.

Objectifs et buts clairs : Les objectifs du projet doivent être clairement communiqués dès le début du projet. Des questions telles que, « Quel est notre objectif ? Que cherchons-nous à atteindre ? Qui veut ce gadget de toute façon ? » doivent être définies et un espace Wiki est l'endroit parfait pour faire cela.

Exigences et responsabilité : Que ce soit le chef de projet ou le marketing, les exigences doivent être documentées, sinon le chaos peut s'ensuivre dans un style de gestion de projet plat. Sans une direction claire, le « patron » peut facilement intervenir et ramasser les morceaux dans un environnement normal. Dans un environnement plat, les gens peuvent facilement se perdre sans exigences clairement définies. Dans un système de suivi des problèmes, tel que Jira, ces exigences peuvent être capturées comme Tâches ou Histoires. La pratique standard serait que le chef de projet attribue les tâches aux individus. Dans un environnement de travail plus plat, une liste de tâches non assignées serait présentée à l'équipe où ils pourraient s'attribuer ces tâches eux-mêmes (ou à d'autres). Ce système (c'est-à-dire où toutes les tâches sont présentées) peut être aussi simple qu'une feuille de calcul Excel partagée ou aussi branché qu'un tableau Kanban. Une fois cela mis en place, tout le monde peut voir et suivre l'état de l'ensemble du projet sans être le patron.

Dépôt de conception centralisé : Un dépôt de conception centralisé est essentiel pour créer et maintenir ce style de gestion de projet. Il n'y a pas de consolidation ou de statut constant de la conception de chaque membre de l'équipe auprès d'un « chef ». Si les personnes ne peuvent pas voir le travail des autres, alors il n'y a pas de contrôles et d'équilibres. Chaque membre de l'équipe est un contrôle pour l'autre. Dans le monde du logiciel, cela est formellement réalisé en créant une Requête de Tirage (Pull Request) et en faisant vérifier votre travail par vos collègues via une revue de code (au lieu que le chef agisse comme un gardien). Dans la capture schématique ou la mise en page, cela peut également être réalisé par un processus similaire. Ce blog discute de l'engagement de votre conception dans un dépôt Git (c'est-à-dire le nouveau « SVN » ou « CVS »). Dans ce cas, on suivrait la même pratique d'ingénierie logicielle consistant à s'engager sur une branche de développement puis à émettre une Requête de Tirage. Pour plus d'informations sur ce sujet, vous pouvez vous référer au tutoriel Git d'Atlassian sur la réalisation de requêtes de tirage.

Exemple : Un Widget de Système Embarqué

Dans cet exemple, vous pouvez voir que nous avons configuré un petit projet contenant différentes exigences qui composent un widget de système embarqué. Le projet, dans ce cas, est un Epic contenant les exigences pour construire une carte "Blinky LED".

Figure 2. Un Epic contenant les exigences de conception pour construire un PCB "Fancy Blinky LED"

Dans cet espace projet, nous avons des "composants" mécaniques, électriques et logiciels dans lesquels chacun de ces composants est attribué à un responsable de composant.

Figure 3. Une vue de tous les composants et responsables de composants pour le projet

Figure 4. Un exemple de tâche contenant plusieurs composants

L'électrique utilise Altium et pousse son code vers le serveur Git (Bitbucket dans ce cas).

Figure 5. Les commits Git de la conception schématique

Les ingénieurs logiciels et mécaniques font de même. Dans ce projet particulier, il n'y a que trois membres de l'équipe mais cela pourrait en contenir d'innombrables, tant qu'il y a un responsable de composant (c'est-à-dire quelqu'un qui est tenu responsable de cette partie du projet).

Cet espace wiki permet une conversation entre tous les utilisateurs qui participent aux phases de concept, d'implémentation ou de vérification du produit.

Figure 6. Une page wiki contenant des informations sur le produit (y compris les tâches)

Que ce soit un tableur, une liste de tâches, une page wiki ou un flux d'emails, il est important pour le facilitateur du projet et le reste de l'équipe d'avoir la capacité de voir tout ce qui se passe au sein du projet. Cela permet à chacun d'être tenu responsable par les autres et non par un seul gestionnaire. Au sein de notre entreprise, nous avons trouvé que le tableau Kanban était le meilleur moyen de visualiser toute l'activité du projet.

Figure 7. Un tableau Kanban contenant les tâches du projet exemple

Enfin, si un membre de l'équipe découvre un problème, il doit se sentir habilité à créer des tâches et à les assigner à d'autres coéquipiers sans hésitation. Peut-être ont-ils trouvé un bug ou avaient-ils simplement besoin d'un matériel supplémentaire pour soutenir leur mise en œuvre logicielle - quel que soit le cas, ils doivent se sentir à l'aise de prendre l'initiative et de faire cette demande de manière latérale plutôt que de haut en bas.

Conclusion

La micromanagement est devenu tellement dépassé. Gérer un projet de manière horizontale plutôt que de haut en bas est non seulement devenu tendance, mais cela soulage également la pression sur tout le monde. Le chef de projet se concentre moins sur le suivi des statuts et les concepteurs passent moins de temps à générer ces rapports de statut. Cet article a exposé les principes derrière une approche de gestion de projet de style plat et à quoi ressemble cette mise en œuvre. Il n'est pas nécessaire d'aplatir toute sa structure d'entreprise pour adopter une approche de gestion de projet de style plat - il suffit d'adopter les principes mentionnés ci-dessus et de se lancer.

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