Strumenti di Gestione Progetti

La mia prima opportunità di utilizzare una tecnica di gestione di progetto è stata il Diagramma di Gantt come parte del mio Progetto di Laurea in Ingegneria durante il college. A quel tempo, era tutto manuale. Oggi, numerosi pacchetti software lo offrono insieme ad altre tecniche di visibilità del progetto (Figura 1):

• Diagramma di Gantt
• Diagramma di Pert
• Analisi del Percorso Critico
• Diagrammi di Affinità
• Analisi delle Lacune
• Linea Temporale

Figura 1. Alcuni degli strumenti di visualizzazione utilizzati per la gestione del progetto [1].

Indipendentemente dal tuo lavoro, potresti dover gestire, o svolgere un ruolo attivo in, un progetto in qualche momento della tua carriera. Il tempo che dedichi all'apprendimento delle competenze di gestione di progetto ti ripagherà generosamente.

Completare i progetti in tempo e nel rispetto del budget sarà una delle tue migliori referenze. E quando sai come organizzare, pianificare e delegare compiti, ti rendi più visibile per le promozioni.

Diagramma di Gantt

Uno degli strumenti più utilizzati è il diagramma di Gantt e devi raccogliere tutte le attività coinvolte nel tuo progetto. Come parte di questo processo, stabilirai chi sarà responsabile di ogni compito, quanto tempo richiederà ogni attività e quali problemi potrebbe incontrare il tuo team. Questo ragionamento dettagliato ti aiuta a garantire che il programma sia fattibile, che le persone giuste siano assegnate a ciascun compito e che tu abbia soluzioni alternative per i potenziali problemi prima di iniziare. Le attività elencate nel mio BLOG "Risoluzione dei Problemi" ti aiuteranno a raccogliere tutti gli aspetti del progetto e a stimare i tempi minimi e quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare.

Infine, puoi usarli (i diagrammi di Gantt) per tenere informati il tuo team e il tuo capo sui progressi. Tutto ciò che è richiesto è un semplice aggiornamento per mostrare i cambiamenti e come questi possono cambiare o influenzare compiti chiave o il percorso critico. Il processo per creare un diagramma di Gantt include:

Passo 1: Identificare Compiti e Attività Essenziali

I diagrammi di Gantt non forniscono informazioni utili a meno che non includano tutte le attività necessarie affinché un progetto o fasi di progetto siano completati. Quindi, per iniziare, elenca tutte queste attività. Per ogni compito, determina la data di inizio più precoce e la sua durata.

Passo 2: Determinare le Relazioni tra le Attività

Un diagramma di Gantt viene utilizzato per mostrare la relazione tra le attività / compiti in un progetto. Alcune attività devono essere completate prima di poter iniziare un'altra. Altri compiti non possono terminare fino a che i compiti precedenti non sono conclusi. Ad esempio, se stai creando un circuito stampato, devi finire il design prima di inviarlo alla fabbricazione del prototipo.

Ci sono diverse attività dipendenti:

• attività/compiti "sequenziali" o "lineari"
• “paralleli” (l'attività può essere svolta contemporaneamente ad altre attività).

Molte volte, non è necessario seguire la ‘sequenza’, ma potrebbe comunque essere necessario che altre attività siano terminate prima. Quindi, ad esempio, il design del tuo circuito stampato potrebbe iniziare prima che il fabbricatore del prototipo sia selezionato.

Quando le attività dipendono da altre attività, nota la relazione tra loro. Ma sappi quali attività sono parallele e quali sono sequenziali. Organizzare il diagramma di Gantt dipenderà da queste relazioni.

Da notare che nei diagrammi di Gantt, ci sono tre principali relazioni tra compiti sequenziali:

• Finish to Start (FS)—Le attività da Finire a Iniziare non possono iniziare prima che un'attività precedente sia terminata. Tuttavia, possono iniziare più tardi.
• Inizio a Inizio (SS)—Le attività Inizio a Inizio non possono iniziare fino a che un'attività precedente non sia iniziata. Tuttavia, possono iniziare più tardi.
• Fine a Fine (FF)—Le attività Fine a Fine non possono terminare prima che un'attività precedente finisca. Tuttavia, possono terminare più tardi.
• Inizio a Fine (SF), un quarto tipo, è molto raramente utilizzato.

Passo 3: Inserire le ATTIVITÀ/Compiti nel Software

Se non si desidera disegnare il proprio diagramma di Gantt a mano, ci sono numerosi software gratuiti disponibili su Internet. Alcuni di questi, come Microsoft Project, sono basati sul cloud. Questo può permettere a molti di lavorare sul documento contemporaneamente. Alcuni sono disponibili anche come modelli per Excel.

Linea Temporale

La linea temporale utilizza gli stessi input di un diagramma di Gantt ma mostra le informazioni su una o una serie di linee temporali, disegnate in scala con l'asse temporale.

Grafico PERT

Un grafico PERT presenta un'illustrazione grafica di un progetto come un diagramma di rete costituito da nodi numerati (cerchi o rettangoli) che rappresentano eventi o attività del progetto collegati da frecce (linee direzionali) che rappresentano le attività nel progetto. La sequenza di compiti/attività è indicata dalle frecce.

Come nel Diagramma di Gantt, ci sono diverse attività dipendenti:

• Dipendenza degli Eventi - attività che devono essere completate ma non richiedono risorse o tempi
• Attività Fittizie - queste sono rappresentate da frecce con linee tratteggiate
• Allocazione del Tempo - numeri sui lati opposti dei vettori

Se preferisci illustrare chiaramente le dipendenze dei compiti, allora il Diagramma PERT può farlo, ma a volte è molto più difficile da interpretare. Molte volte, gli ingegneri utilizzeranno entrambe le tecniche.

Ci sono due attività per creare un Diagramma PERT:

Passo 1: Identificare le Attività/Compiti Essenziali:

I diagrammi PERT non forniscono informazioni utili a meno che non includano tutte le attività necessarie per completare un progetto o le fasi di un progetto. Tutte queste attività devono essere considerate. Quindi, per ogni compito, annota la data di inizio più precoce, stima il tempo più breve possibile che ogni attività richiederà, la durata più probabile e il tempo più lungo. Una formula utile per stimare il tempo per ogni fase del progetto è:

• (tempo più lungo + tempo più breve + 4 x tempo probabile) / 6

Le tempistiche irrealisticamente brevi affliggono normalmente un buon grafico PERT. Molte volte, non è necessario seguire la "sequenza", ma potrebbe essere necessario che altre attività siano completate prima. Quando le attività dipendono da altre attività, annota la relazione tra di loro. Ma sappi quali attività sono parallele e quali sono sequenziali.

Passo 2: Inserire Attività/Compiti nel Software:

Se non vuoi disegnare il tuo grafico PERT a mano, ci sono numerosi software gratuiti disponibili su Internet. Alcuni di questi, come Microsoft Project, sono basati sul cloud. Questo può permettere a molti di lavorare sul documento simultaneamente. Alcuni sono disponibili anche come modelli per Excel.

Parlerò dei Diagrammi di Affinità in un altro BLOG quando ti presenterò il processo "Figure of Merit".

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