Ética em um Ambiente de Aquisição Descentralizado

Tanto compradores quanto vendedores são responsáveis por comportamento ético.

Como um profissional de aquisições experiente e certificado, eu sigo os Princípios e Padrões de Conduta em Gestão de Suprimentos do Instituto de Gestão de Suprimentos.

Mas isso não significa que todos façam o mesmo.

Eu trabalhei com compradores, planejadores e até gerentes de aquisições que desrespeitavam as regras de ética da empresa e aceitavam viagens, presentes e dinheiro de fornecedores buscando ganhar favor. Um comprador até deixava o porta-malas do carro destrancado durante as duas semanas antes do Natal para poupar o fornecedor do incômodo de entrar no escritório com seus presentes. E sim, alguns de ambos os lados perderam seus empregos quando foram pegos.

Esses casos me levam a me preocupar com o que acontece com a ética, tanto do lado da compra quanto da venda, na descentralização em evolução das aquisições para a engenharia, P&D e até áreas como marketing e recursos humanos. Eu trabalhei com alguns com a percepção ultrapassada de que qualquer pessoa que atue como comprador ‘merece’ algum tipo de presente, ou pior, ao fazer um pedido com um fornecedor novo ou existente.

Esse quid pro quo não tem lugar nos negócios hoje.

Quando pessoal não ligado às aquisições está envolvido em atividades de aquisição, podem surgir desafios éticos devido à falta de compreensão, conhecimento ou experiência em práticas de aquisição. Com o aumento dos processos de aquisição descentralizados, onde a autoridade de decisão é dispersa por vários departamentos e indivíduos, garantir a ética relacionada ao fornecedor torna-se ainda mais crítico.

A conduta ética garante um tratamento justo dos fornecedores, fomentando parcerias de longo prazo baseadas na confiança e no respeito mútuo. Reduz o risco de práticas antiéticas do lado da compra, como suborno, corrupção ou conluio, que podem manchar a reputação de uma organização e resultar em consequências legais. E, práticas de aquisição éticas geralmente se alinham com os objetivos de responsabilidade social corporativa, permitindo que as organizações promovam sustentabilidade e impacto social por meio de suas relações com fornecedores.

Aqui estão algumas questões para estar ciente em um modelo de aquisição descentralizado.

Responsabilidade. Cada indivíduo envolvido no processo de aquisição deve entender suas responsabilidades e ser responsabilizado por suas ações. Isso pode ser alcançado por meio de programas regulares de treinamento, políticas e procedimentos claros, e a formação de diretrizes éticas que identificam e reforçam os comportamentos esperados. Os fornecedores também devem ser responsabilizados.

Monitoramento e Auditoria. Monitoramento e auditoria regulares são essenciais para avaliar a eficácia das práticas éticas. As organizações devem avaliar a conformidade dos fornecedores com os padrões éticos, conduzir auditorias financeiras periódicas e implementar ações corretivas. O monitoramento contínuo não apenas garante responsabilidade, mas também oferece oportunidades para fortalecer o compromisso da organização com relações éticas com fornecedores.

Descumprimento das Políticas de Aquisição. Se o pessoal não especializado em aquisições não estiver bem informado sobre as políticas e diretrizes de aquisição e gestão de fornecimento, eles podem inadvertidamente violar as regras e regulamentos de aquisição da empresa. Isso pode incluir favorecer certos fornecedores sem justificativa ou realizar compras não autorizadas de fornecedores não aprovados ou não qualificados, levando a violações éticas e implicações legais.

Avaliação Inadequada de Fornecedores. O pessoal não especializado em aquisições pode não ter a expertise e os recursos para avaliar e selecionar fornecedores de forma eficaz. Isso pode resultar em escolhas pobres de fornecedores baseadas em diligência inadequada, levando a produtos ou serviços de qualidade inferior, potenciais questões éticas ou aumento dos riscos na cadeia de suprimentos.

Uso Inadequado de Autoridade. O pessoal não especializado em aquisições pode fazer mau uso de sua autoridade ou envolver-se em práticas antiéticas, como aceitar presentes ou gratificações de fornecedores, exercer influência indevida ou engajar-se em favoritismo. Essas ações podem comprometer a integridade do processo de aquisição, minar a concorrência justa e erodir a confiança.

Existem várias maneiras das empresas abordarem as questões pertinentes à descentralização.

• Oferecer treinamento e educação abrangentes sobre políticas de aquisição, ética e melhores práticas ao pessoal não especializado em aquisições. Esse treinamento contínuo deve ser realizado pela liderança da organização de aquisições.
• Estabelecer diretrizes e processos claros para atividades de aquisição e garantir que sejam bem comunicados e compreendidos por todo o pessoal envolvido. Esses princípios devem fazer parte do código de ética da empresa.
• Implementar mecanismos adequados de supervisão e monitoramento para detectar e abordar quaisquer questões éticas potenciais. A lei da agência estabelece que a responsabilidade final pelo gasto do dinheiro da empresa recai sobre a aquisição.
• Encorajar uma cultura de transparência, responsabilidade e adesão aos padrões éticos em toda a organização.
• Fomentar a colaboração e comunicação entre o pessoal de aquisição e não aquisição para garantir um entendimento compartilhado das práticas éticas e promover a adesão às diretrizes estabelecidas.
• Comprar de fontes de fornecimento aprovadas, autorizadas e competentes. Evitar corretores, representantes de fabricantes e distribuidores não autorizados. O departamento de aquisições tem controle da lista de fornecedores aprovados (AVL).
• Certificar-se de que os fornecedores entendam os padrões éticos da empresa e que a violação pode resultar em desqualificação.