Cách Các Công Ty Xây Dựng Mối Quan Hệ Với Nhà Cung Cấp Ưu Tiên

Trong khu vực kinh doanh toàn cầu, những trụ cột hỗ trợ cho thành công của một công ty chính là mối quan hệ với các nhà cung cấp. Tương tự như những viên đá nền của một tòa nhà, những mối quan hệ đối tác này, được gốc rễ từ sự tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau và sự hiểu biết, cung cấp sự ổn định và cho phép cấu trúc thích nghi và vượt qua những khó khăn. Trong thế giới ngày càng kết nối của chúng ta, các đội ngũ mua hàng trong mọi ngành nghề phải hiểu rõ những sắc thái và chiến lược liên quan đến việc xây dựng những mối quan hệ với nhà cung cấp ưu tiên; thực tế, đây là điều không thể thiếu đối với các doanh nghiệp đang nỗ lực phát triển, khả năng phục hồi và thích nghi. Chọn lựa nhà cung cấp phù hợp là một nhiệm vụ vượt ra ngoài việc chỉ xem xét về hiệu quả chi phí. Đó là việc đánh giá và kiểm tra các nhà cung cấp tiềm năng về độ tin cậy, khả năng đổi mới, và sự phù hợp với giá trị công ty. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các quốc gia phương Tây, những nơi đang phải tuân thủ các tiêu chuẩn ngày càng nghiêm ngặt bởi các bên liên quan nội bộ và bên ngoài trong bối cảnh nhận thức về môi trường, xã hội và quản trị (ESG) ngày càng tăng và sự chuyển dịch trong ý thức công chúng khuyến khích các công ty, từ lớn đến nhỏ, hướng tới các thực hành mua sắm và cung ứng đạo đức hơn. Nhưng một câu hỏi thường xuất hiện: làm thế nào các công ty xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp ưu tiên đảm bảo chất lượng nhất quán, nguồn cung và sự phát triển chung?

Nhà cung cấp được chấp thuận hay ưu tiên?

Trước khi chúng ta đi sâu hơn, chúng ta nên làm rõ sự khác biệt giữa ‘nhà cung cấp được chấp thuận’ và ‘nhà cung cấp ưu tiên’:

• Một nhà cung cấp ưu tiên được chọn lựa đặc biệt dựa trên chất lượng, chi phí, và hỗ trợ khách hàng. Nhà cung cấp này thường cung cấp các điều khoản thuận lợi hơn, thúc đẩy công ty ưu tiên họ trong quá trình đàm phán hợp đồng.
• Một nhà cung cấp được chấp thuận, ngược lại, đáp ứng các tiêu chí của công ty và được coi là phù hợp cho kinh doanh. Họ có thể không có những lợi thế của một nhà cung cấp ưu tiên, nhưng có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thỏa đáng.

Các công ty thường giữ một danh sách nhỏ các nhà cung cấp phù hợp, chọn lựa người phù hợp với nhu cầu cụ thể. Nếu bạn quyết định tổng hợp tất cả các nhà cung cấp của mình vào một danh sách duy nhất, hãy đảm bảo rằng có một cơ chế chính xác cho đội ngũ mua hàng và nguồn cung của bạn để phân biệt giữa nhà cung cấp ưu tiên và được chấp thuận. Trong nhiều trường hợp, các công ty dựa vào các nền tảng đổi mới như Octopart, công cụ tìm kiếm linh kiện điện tử hàng đầu trong ngành, mà, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình dưới đây, phân loại các nhà cung cấp linh kiện là ‘được ủy quyền’—nghĩa là Octopart đã kiểm tra và chấp thuận rằng họ là đối tác thương mại đáng tin cậy, vì họ chỉ nguồn cung cấp linh kiện trực tiếp từ nhà sản xuất.

Nguồn: Octopart

Các Bước Công Ty Thực Hiện Để Thiết Lập Mối Quan Hệ Với Nhà Cung Cấp Ưu Tiên

Nhiều công ty lựa chọn thiết lập chương trình nhà cung cấp ưu tiên (còn được biết đến là ‘chương trình/nhóm cung cấp ưu tiên’), giúp họ tối ưu hóa quy trình mua sắm, giảm chi phí và nói chung là có trải nghiệm tốt hơn. Họ thực hiện điều này qua năm giai đoạn cơ bản của một tiến trình chiến lược:

1. Xác định Yêu cầu: Như trong bất kỳ hoạt động mua sắm nào, việc bắt đầu quá trình này với sự hiểu biết rõ ràng về nhu cầu nội tại của công ty bạn là hoàn toàn thiết yếu. Khám phá cụ thể như các loại sản phẩm hoặc dịch vụ thiết yếu cho hoạt động của bạn, xác định tần suất nhu cầu của chúng, và đảm bảo rằng bạn có một ngân sách rõ ràng trong tâm trí và nhận thức về các tiêu chuẩn quy định để tránh chi tiêu quá mức hoặc không tuân thủ khi đánh giá nhà cung cấp. Những hiểu biết cơ bản này làm cho quá trình trở nên mạch lạc, giúp bạn dễ dàng xác định các nhà cung cấp ưu tiên tiềm năng.
2. Khám phá Nhà Cung Cấp Tiềm Năng: Với sự hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu của bạn, bạn nên sẵn sàng để xác định những nhà cung cấp phù hợp. Sử dụng các nguồn lực như nền tảng trực tuyến để bắt đầu tìm kiếm của bạn - những nguồn thông thường, dĩ nhiên. Bổ sung nghiên cứu này với những hiểu biết từ các tạp chí thương mại chuyên ngành và những khuyến nghị đáng tin cậy từ những người quen biết hoặc đồng nghiệp trong ngành của bạn. Và đừng quên rằng bạn cần đánh giá nhà cung cấp một cách toàn diện, xem xét đến các dịch vụ họ cung cấp, giá cả cạnh tranh, và phản hồi của khách hàng trước đây; việc quét lướt qua bất kỳ khiếu nại trước đó nào chống lại họ có thể làm tinh gọn lựa chọn của bạn, giúp bạn tránh hợp tác với một nhà cung cấp kém chất lượng.
3. Tham gia vào Thảo Luận: Với một danh sách nhà cung cấp được biên soạn kỹ lưỡng, bước tiếp theo hợp lý là tiến hành liên lạc. Những cuộc thảo luận này nên được duy trì một cách nhất quán, và có thể đáng giá khi mời đại diện từ nhiều bộ phận tham gia để thúc đẩy một tinh thần quyết định toàn diện. Hãy cố gắng mô tả về sự bền vững, bản lĩnh, mô hình giá cả toàn diện, và lịch trình giao hàng mà nhà cung cấp tuân thủ - những yếu tố này có thể tiết lộ những hiểu biết quý giá. Khám phá tư duy bền vững của họ và cách công ty bạn hòa nhập vào câu chuyện đó có thể làm sắc nét thêm góc nhìn của bạn. Những cuộc trò chuyện đa chiều này tạo ra một hình ảnh sinh động, tiết lộ những nét đặc trưng trong cách thức hoạt động của từng nhà cung cấp.
4. Chọn Nhà Cung Cấp Ưu Tiên của Bạn: Bạn nay nên ở trong vị trí để hoàn thiện việc chọn lựa nhà cung cấp ưu tiên của mình. Quyết định quan trọng này nên là sự kết hợp cân bằng của nhiều yếu tố: khả năng cạnh tranh về giá của nhà cung cấp, cam kết không dao động về chất lượng sản phẩm, lịch trình giao hàng nhanh chóng, mối quan hệ khách hàng xuất sắc, và uy tín trong ngành.
5. Soạn Thảo Hợp Đồng Nhà Cung Cấp Ưu Tiên: Một khi bạn đã chọn được nhà cung cấp ưu tiên, bạn cần đặt một hợp đồng chính thức vào vị trí. Hợp đồng nhà cung cấp ưu tiên trình bày các điều khoản của mối quan hệ đối tác, chi tiết về vai trò lẫn nhau, tiêu chuẩn sản phẩm, kỳ vọng giao hàng, và thỏa thuận giá cả. Chúng thường gắn liền với các tập đoàn lớn, nhưng các thực thể nhỏ hơn cũng có thể thu được lợi ích từ chúng. Trước khi hoàn thiện hợp đồng, điều quan trọng là phải xem xét kỹ lưỡng các điều khoản của nó; các công ty lớn thường tìm kiếm sự tư vấn pháp lý để xem xét các tài liệu trước khi ký kết.

Các Điểm Chính trong Hợp Đồng Nhà Cung Cấp Ưu Tiên

Các thỏa thuận nhà cung cấp ưu tiên, giống như bất kỳ hợp đồng nào, có thể cực kỳ phức tạp, với vô số điều khoản và rất nhiều ‘chữ nhỏ’. Các công ty phải hiểu các yếu tố then chốt; như với bất kỳ hợp đồng nào, mỗi phần đều riêng biệt trong việc đảm bảo sự rõ ràng và hiểu biết lẫn nhau giữa các bên. Dưới đây là một bản tóm tắt nhanh về các phần chính thường được tìm thấy trong các thỏa thuận như vậy:

• Mục đích và Phạm vi Chung: Xác định ý định chính và phạm vi của thỏa thuận.
• Nghĩa vụ của Công ty A: Chỉ rõ trách nhiệm của người mua, bao gồm các hành động như gửi tất cả các đơn đặt hàng qua điện tử hoặc cung cấp một đơn đặt hàng tổng hợp.
• Nghĩa vụ của Công ty B: Chi tiết các kỳ vọng đặt ra cho nhà cung cấp và các đối tác liên kết, bao gồm việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ, bất kỳ quyền độc quyền nào, và hơn thế nữa.
• Giá cả: Nêu bật chi phí chính xác liên quan đến sản phẩm và dịch vụ được mua, ví dụ, điện thoại di động, máy photocopy, và như thế.
• Thời hạn và Chấm dứt sớm: Mô tả thời hạn của hợp đồng và cung cấp hướng dẫn cho việc chấm dứt sớm, bao gồm bất kỳ khoản phí nào áp dụng.
• Bảo mật: Nhấn mạnh giới hạn chia sẻ thông tin, quy định những gì có thể chia sẻ với bên ngoài và những gì phải giữ bí mật.
• Bồi thường: Đề cập đến các quy trình bồi thường trong trường hợp có thiệt hại hoặc mất mát.
• Tranh chấp: Chỉ định pháp lý chịu trách nhiệm giải quyết bất kỳ bất đồng nào về hợp đồng và quy trình được theo dõi nếu những vấn đề như vậy xuất hiện.
• Thông báo: Quy định tất cả thông báo và thư từ phải được ghi lại, và xác nhận nhận được điện tử là bắt buộc khi gửi qua fax hoặc email.
• Chuyển nhượng: Làm rõ rằng thỏa thuận không thể được chuyển giao cho một thực thể khác mà không có sự đồng ý bằng văn bản rõ ràng của bên kia.
• Lực lượng bất khả kháng: Nhận biết các sự kiện không lường trước được có thể ngăn cản bất kỳ bên nào thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng của mình.
• Quy định Chung: Bao gồm các điều khoản thông thường như điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, và các biện pháp phòng ngừa vi phạm hợp đồng.

Sau khi Thiết lập Thỏa thuận Nhà Cung cấp Ưu tiên thì Sao?

Sau những bước cơ bản này, các công ty phải liên tục tinh chỉnh và củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp. Dù sao, sự hợp tác trở nên có ý nghĩa hơn khi có sự chia sẻ giá trị rộng lớn hơn; sự hiểu biết lẫn nhau giữa hai bên có thể cải thiện đáng kể giao tiếp và tăng cường cam kết. Qua đó, các công ty có thể cùng nhau dự đoán và giảm thiểu các rủi ro hoặc sự cố tiềm ẩn, như gián đoạn chuỗi cung ứng, để tăng cường khả năng phục hồi cho cả hai bên, lên kế hoạch cho sản phẩm và dịch vụ tương lai, và phát triển hệ thống hoạt động hiệu quả hơn.

Nhớ rằng: Nhà cung cấp có thể từ các tập đoàn quốc tế lớn đến các nhà cung cấp địa phương, và việc duy trì mối quan hệ cân bằng phù hợp với nhu cầu cụ thể là rất quan trọng. Khi cả công ty và nhà cung cấp điều hướng qua những thay đổi công nghệ không thể tránh khỏi và động lực thị trường biến đổi, các mối quan hệ đối tác được neo giữ bởi sự đổi mới và tầm nhìn chung sẽ được đặt vào vị trí tốt nhất để phát triển.

Mối quan hệ với các nhà cung cấp của bạn là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bạn. Việc nhận thức được tầm quan trọng của họ và chủ động nuôi dưỡng mối quan hệ này không chỉ là thực hành kinh doanh tốt mà còn là điều cần thiết cho sự phát triển bền vững và khả năng thích ứng.