Làm thế nào để Tối ưu Hiệu quả Mua sắm

Ba Cách Để Đạt Hiệu Quả Cao Hơn

Có nhiều cấp độ của hiệu quả, nhưng để đạt được hiệu quả cao hơn đòi hỏi phải nhận diện mọi sự không hiệu quả, với sự hiểu biết rằng mọi thứ sẽ không được giải quyết qua đêm. Hiệu quả đòi hỏi việc tinh gọn quy trình, tài liệu hóa, tối ưu hóa và, tất nhiên, tự động hóa. Tuy nhiên, bước đầu tiên để trở nên hiệu quả đơn giản là nắm bắt đầy đủ tình trạng hiện tại của bạn.

Hành trình đến với hiệu quả bắt đầu bằng việc nhận diện những nơi cần cải thiện, hiểu rõ những gì tất cả các đơn vị kinh doanh của bạn yêu cầu, có cách để nhận diện nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu hàng đầu của bạn, nhìn vào cách bạn thương lượng hợp đồng để đạt giá trị tối ưu, và có cách để đánh giá những gì bạn đang làm một cách liên tục.

1. Nhảy Lên Xe Điện Tử Hóa

Đại dịch đã thúc đẩy quá trình điện tử hóa cho nhiều công ty. Quá trình điện tử hóa giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc nhanh chóng - tạo cơ hội tăng sản lượng hoặc loại bỏ một quy trình nhanh chóng khi nó không hiệu quả.

Trong thế giới ngày nay, không có lý do gì để không chuyển sang số hóa. Làm như vậy có nghĩa là loại bỏ các quy trình giao dịch thủ công, cung cấp quyền truy cập dễ dàng hơn đến dịch vụ mua sắm. Ví dụ, việc kích hoạt khả năng tự phục vụ của nhà cung cấp cho việc nhập hóa đơn và cung cấp hướng dẫn mua sắm, PunchOut, yêu cầu di động, phê duyệt giảm chi phí đặt hàng. Ngoài ra, quy trình giao dịch số hóa cho phép bạn dễ dàng theo dõi các đơn hàng mở. Việc sử dụng phần mềm mua sắm điện tử có thể cắt giảm thời gian chu kỳ đến hai phần ba.

2. Tận Dụng Đám Mây

Công cụ quản lý nguồn cung và nhà cung cấp dựa trên đám mây có thể tăng cường sự hợp tác, tinh gọn quy trình và cung cấp khả năng truy cập mọi lúc; tổng hợp thông tin nhanh chóng và tăng hiệu quả. Việc quản lý chi tiêu và nhà cung cấp linh hoạt hơn có thể cải thiện dòng tiền của tổ chức bạn, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự liên tục kinh doanh - tất cả đều là khả năng quan trọng, đặc biệt trong một cuộc suy thoái.

Sử dụng một nền tảng dựa trên đám mây, thực hành mua sắm của bạn có thể cung cấp cho các bên liên quan nội bộ và đối tác phân tích nhìn về tương lai kịp thời, trao quyền cho họ để đưa ra quyết định tốt hơn, khám phá nhiều kịch bản hơn và hỗ trợ một mô hình lập kế hoạch linh hoạt, liên tục.

3. Cắt Giảm Ngân Sách Hoặc Cắt Giảm Lãng Phí

Cắt giảm chi phí là một phần của kinh doanh thông minh. Nhưng thực tế, việc cắt giảm không đủ và thậm chí có thể trở thành một bài tập tự phá hoại. Quản lý chi phí một cách đúng đắn đòi hỏi những việc như:

• Giám sát nhà cung cấp một cách đầy đủ--một yêu cầu cần thiết để tăng hiệu quả và lợi nhuận trong khi giảm chi phí tồn kho.
• Thực hiện các giao dịch mua hàng thường xuyên với nhà cung cấp nơi có thỏa thuận về giá, thường dẫn đến giá thấp hơn và ít lỗi hơn.
• Phân quyền quá trình đề xuất mua hàng
• Tăng quyền cho bộ phận mua hàng
• Xác định nơi chi tiêu được quản lý kém hoặc quản lý không đúng cách trong tổ chức của bạn.

Đôi khi, những gì cần thiết là sự thay đổi trong tư duy. Trong những khoảnh khắc như thế này, các nhà lãnh đạo nên tránh phản ứng một cách vội vã thay vào đó nên có một cách tiếp cận chủ động hơn. Ví dụ, nếu bạn đang xây dựng tổ chức của mình từ hôm nay - điều đó sẽ trông như thế nào? Bạn sẽ tinh giản điều gì? Bạn sẽ nhấn mạnh điều gì? Bạn sẽ tự động hóa trước ở đâu? Làm thế nào bạn có thể tận dụng lợi ích của đám mây? Ngay cả bước nhỏ nhất cũng vẫn là bước tiến về phía trước hướng tới một doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Di chuyển dữ liệu một cách liên tục và logic giữa các bộ phận của bạn, bao gồm tài chính và kế hoạch. Hợp tác nơi bạn có thể, trao quyền cho những người xung quanh bạn, và thực hiện các bước để tăng độ chính xác và linh hoạt - tất cả những điều này là các khía cạnh của hiệu quả.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng đạt được hiệu quả cao hơn không phải là một quá trình một lần. Luôn ở trong tư thế sẵn sàng linh hoạt, để có thể thay đổi nhanh chóng, để bạn có thể duy trì hiệu quả cao hơn một khi bạn đã nắm bắt được nó.

Bài viết gốc do Mouser cung cấp có thể tìm thấy tại đây.

Bởi: Carolyn Mathas