Tương Lai Không Quá Xa Của Việc Mua Sắm

Thu mua đang nhanh chóng trở thành một chức năng quan trọng và ngày càng chuyên nghiệp. Dựa trên những thách thức trong vài năm qua, thu mua được dự đoán sẽ đóng một vai trò còn quan trọng hơn trong việc giải quyết và xử lý các vấn đề kinh doanh quan trọng thay vì chỉ quản lý và tối ưu hóa các quy trình. Điều đó có nghĩa gì đối với tổ chức của bạn? Bạn sẽ cần một đội ngũ có kỹ năng cao, có khả năng đưa bạn đến đó.

Xây dựng Đội ngũ Thu mua Kỹ thuật/Chiến lược

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, tỷ lệ việc làm của những người làm công tác hậu cần (những người quản lý cách một sản phẩm được mua, phân bổ và giao hàng) dự kiến sẽ tăng 30 phần trăm từ năm 2020 đến 2030. Tuy nhiên, việc tổ chức một đội ngũ trong bối cảnh hiện tại không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Trong khi tìm cách phản ứng với đại dịch và hỗn loạn chuỗi cung ứng, việc thực hiện các cách làm tốt hơn và hiểu biết dữ liệu theo thời gian thực trở nên quan trọng. Nhiều đội ngũ thu mua hiện tại chỉ đơn giản không đáp ứng được nhiệm vụ. Sức mạnh của công nghệ sẽ thúc đẩy kỹ năng quan trọng trên mọi phân khúc của hệ sinh thái thu mua.

Vì vậy, các đội ngũ thu mua của tương lai sẽ cần:

• Kinh nghiệm thu mua dựa trên công nghệ
• Khả năng nắm bắt và hiểu rủi ro cũng như giảm thiểu rủi ro
• Phân tích dự đoán, dựa trên việc sử dụng dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo
• Khả năng giao tiếp và hợp tác

Các đội ngũ thu mua sẽ tận dụng tự động hóa, giám sát nhà cung cấp để phát hiện sớm các dấu hiệu của mối đe dọa trước khi chúng trở nên thảm khốc. Họ cũng cần xây dựng và duy trì mối quan hệ mua bán. Điều này diễn ra như thế nào? Nó bắt đầu với việc mua sắm chiến lược, thiết lập và nuôi dưỡng mối quan hệ, và kết nối mọi thứ thông qua phần mềm thông minh.

Mua sắm Chiến lược—Thông minh và Nhanh chóng

Mua sắm chiến lược đang biến đổi cách doanh nghiệp nhìn nhận mối quan hệ giữa người mua và người bán. Nó bao gồm phân tích chi tiêu, lựa chọn nhà cung cấp dựa trên dữ liệu, tương tác liên tục với đối tác nhà cung cấp, và đánh giá giá trị mang lại thông qua mối quan hệ với nhà cung cấp, không chỉ là chi phí. Xây dựng mối quan hệ đối tác giữa người mua và người bán dựa trên sự hợp tác, trách nhiệm và đổi mới giúp giảm chi phí và cải thiện hiệu quả và độ tin cậy của chuỗi cung ứng.

Nó bao gồm:

• Nhận biết quyết định dựa trên tổng chi phí, bao gồm phí và logistics
• Tập trung vào mối quan hệ đối tác so với giao dịch
• Xác định năng lực của nhà cung cấp

Thông qua mua sắm chiến lược, tất cả các bên cùng nhau xây dựng một mối quan hệ lâu dài, liên tục và hợp tác, cuối cùng dẫn đến tiết kiệm chi phí. Nó cho phép phản hồi liên tục và một nền tảng để chia sẻ dữ liệu và hợp tác về đổi mới. Mua sắm chiến lược xem xét lợi nhuận đầu tư (ROI) ở mỗi bước để hiểu lợi ích tiềm năng khi tham gia với một nhà cung cấp mới.

Tiền tệ Quan hệ

Một khi các nhà cung cấp đã được thiết lập, việc duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp có thể là một thách thức trong những thời điểm tốt nhất, nhưng sự thiếu vắng của nó lại càng rõ ràng trong những thời điểm tồi tệ nhất. Quan trọng là phải bước lùi lại và đánh giá một cách thực tế mỗi nhà cung cấp. Họ cung cấp những gì? Họ đóng vai trò gì trong doanh nghiệp của bạn? Ví dụ, họ có phải là nhà cung cấp duy nhất không? Họ tuân thủ các điều khoản đã thiết lập như thế nào trong quá khứ? Điểm linh hoạt của họ ở đâu? Kỳ vọng và mục tiêu của cả hai bên là gì? Cả hai bên có thể cải thiện ở đâu?

Không có sự hiểu biết ở mức độ này, giao tiếp hiệu quả không tồn tại—mở ra mối quan hệ cho những hiểu lầm. Chính giao tiếp liên tục và cách tiếp cận chủ động giúp bạn giải quyết vấn đề và cung cấp phản hồi dẫn đến cải tiến liên tục. Nếu nhà cung cấp tương tác với nhiều bộ phận và người dùng, hãy theo dõi trải nghiệm của họ. Và, nếu họ không tương tác với các bộ phận khác nhau, bạn có đang sử dụng đúng chuyên môn của họ không?

Lý tưởng nhất, các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng của bạn nên là một phần đáng tin cậy của tổ chức bạn. Ngày càng có nhiều sự tập trung vào quan hệ đối tác với các nhà phân phối hỗ trợ nỗ lực bán hàng. Sử dụng các nhà phân phối cung cấp giải pháp tốt nhất cho mỗi vấn đề đối mặt là cách tiếp cận tốt nhất. Trong mọi trường hợp, đừng bỏ qua đô la để tiết kiệm xu. Giá cả luôn luôn quan trọng, nhưng tương lai ngày càng dựa trên việc hiểu tổng chi phí sở hữu.

Sẽ luôn có những thời kỳ khó khăn và hoàn cảnh toàn cầu. Việc có những mối quan hệ này trong những thời điểm tốt và thách thức có thể là điều giúp bạn không chỉ sống sót mà còn phát triển, bất kể điều kiện như thế nào. Khi khó khăn, việc nhấc điện thoại để thảo luận về yêu cầu, sự chậm trễ, hoặc bất kỳ thách thức nào là bắt buộc.

Nhân viên chuyên nghiệp của bạn nên có kỹ năng dẫn dắt bằng cà rốt thay vì dùng gậy. Rút kinh doanh là quá lỗi thời. Thay vào đó, hãy đàm phán tốt với cơ hội tương lai là "cà rốt" để thực hiện, thưởng cho những nhà cung cấp hoạt động tốt! Những ai có tiền tệ quan hệ có cơ hội tốt nhất để hoàn thành công việc.

Phần Mềm Thông Minh—Kết Nối Tất Cả Lại Với Nhau

Những ngày viết tay trên giấy đã qua lâu rồi. Nếu bạn không dựa vào phần mềm thông minh để giúp xác định các lựa chọn nguồn cung tốt nhất, quản lý hàng tồn kho, lập lịch, tìm kiếm các lựa chọn thay thế và tạo tự phục vụ trên các đơn hàng mở, bạn không được coi là cạnh tranh. Tất cả các bên trong chuỗi cung ứng nên hoạt động theo thời gian thực để xác định vấn đề và phản ứng với các thay đổi nhanh chóng.

Phần mềm thông minh bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Phân tích dự đoán dựa trên AI/ML
• RFP số và đánh giá
• Theo dõi tiết kiệm trong mua sắm
• Truy cập thị trường nhà phân phối
• Giám sát hiệu suất nhà cung cấp
• Quản lý Rủi ro
• Đàm phán với nhà cung cấp
• Cập nhật trạng thái thời gian thực
• Dấu vết kiểm toán theo yêu cầu
• Giá và khả dụng thời gian thực
• Giám sát mức độ hàng tồn kho

Xây dựng một đội ngũ của tương lai gần như là không thể nếu không trang bị cho họ phần mềm thông minh. Các thành viên trong đội phải hiểu và chấp nhận công nghệ thay vì từ chối nó. Mọi thứ mà một "Chuyên Gia Tương Lai" làm đều liên quan đến "làm thế nào tôi có thể thực hiện điều này?"

Có một mối quan hệ khác cần quản lý, tuy nhiên.

Cầu Nối Giữa Kỹ Thuật và Mua Sắm—Khoảng Cách Hợp Tác

Một khoảng cách đã tồn tại từ lâu giữa các bộ phận kỹ thuật và mua sắm—mỗi bên có những mục tiêu khác nhau. Nhóm mua sắm tập trung vào giá cả và khả năng cung cấp, trong khi đó nhóm kỹ thuật tập trung vào công nghệ. Giải pháp nằm ở việc hiểu biết, hợp tác và cộng tác.

Sự cộng tác thực sự bao gồm việc tạo ra một dòng chảy thông tin dễ dàng giữa các nhóm này. Nhóm kỹ thuật phải có khả năng trình bày quan điểm của mình cho bộ phận mua sắm để hiểu được lý do đằng sau các lựa chọn về thiết kế và vật liệu. Điều này cuối cùng quy về việc lập BOM để đặt hàng linh kiện và vật tư.

Sự tiến bộ trong công nghệ phần mềm qua điện toán đám mây, phân tích và kiến trúc nền tảng đã làm lộ ra những khả năng sai sót. Sự cộng tác thực sự đến từ phần mềm dựa trên đám mây có khả năng quản lý BOM một cách hiệu quả sao cho khoảng cách giữa nhóm mua sắm và kỹ thuật có thể bắt đầu tan biến. Phần mềm này có thể phản ánh những thay đổi mới nhất từ nhóm và thay đổi trên thị trường. Phân tích phức tạp và giá cả/thời gian cung cấp thực tế trao quyền cho các nhóm của bạn để đưa ra quyết định hợp lý và thông tin, mang lại lợi ích cho cả chi phí và chất lượng.

Mua sắm đang nhanh chóng chuyển mình thành một vai trò chuyên nghiệp quan trọng hơn. Tầm quan trọng của nhóm mua sắm đối với toàn bộ doanh nghiệp và các nhà cung cấp đang ngày càng tăng. Đã đến lúc để đào tạo, tuyển dụng, tự động hóa và trang bị cho họ khả năng bảo vệ công sức của bạn trước tương lai.

Được viết bởi:

Carolyn Mathas là một nhà văn/tổng biên tập tự do cho United Business Media’s EDN và EE Times, IHS 360, và AspenCore, cũng như các công ty cá nhân. Mathas từng là Giám đốc Marketing cho Securealink và Micrium, Inc., và cung cấp dịch vụ quan hệ công chúng, marketing và viết lách cho Philips, Altera, Boulder Creek Engineering và Lucent Technologies. Bà sở hữu bằng MBA từ New York Institute of Technology và BS về Marketing từ University of Phoenix.