Mua Sắm Dưới Áp Lực: Thách Thức Mục Tiêu Giảm Chi Phí của CFO

Bạn biết mình đang làm trong lĩnh vực mua sắm khi bạn nghe "giảm chi phí" nhiều hơn là "chào buổi sáng." Mỗi quý, bạn đối mặt với một bộ mục tiêu cắt giảm chi phí mới từ CFO, thường không liên quan đến thực tế của việc tìm nguồn cung và phức tạp của chuỗi cung ứng. Cảm giác như đang ở trong một tập không bao giờ kết thúc của "The Price Is Right," ngoại trừ việc không ai thắng cả.

Hãy nói về cách thay đổi kịch bản.

Hiểu Quan Điểm của CFO (Vâng, Họ Cũng Có Thách Thức)

Được rồi, hãy bắt đầu bằng việc miễn cưỡng thừa nhận điều này: CFO không chỉ đưa ra mục tiêu cắt giảm chi phí cho vui. Họ cũng có một bộ thách thức riêng để xoay sở:

1. Quản Lý Toàn Diện: CFO phải tổng hợp các chiến lược tài chính cho nhiều sản phẩm, bộ phận, và đôi khi là cả công ty. Tạo ra một kế hoạch tài chính đồng nhất làm hài lòng mọi người? Không hề dễ dàng như trông có vẻ.
2. Dự Báo Lợi Nhuận và Dòng Tiền: Họ cũng phụ trách dự đoán số tiền sẽ vào và ra. Điều này không chỉ là đoán mò - nó về việc giữ cho công ty nổi và có lợi nhuận, có nghĩa là tìm cách cắt giảm chi phí mọi nơi có thể.
3. Nói chuyện với Các Nhà Phân Tích và Nhà Đầu Tư: Đối với các công ty niêm yết, CFO cần phải đối mặt với các nhà phân tích và nhà đầu tư, những người mong đợi hướng dẫn tài chính rõ ràng, tích cực. Tiết kiệm chi phí thường tạo nên một câu chuyện đẹp, gọn gàng có thể thúc đẩy giá cổ phiếu và giữ cho nhà đầu tư hài lòng.
4. Xử lý Những Bất Ngờ Kinh Tế: Lạm phát, vấn đề chuỗi cung ứng, thay đổi thị trường—bạn tên nó, CFO đang đối mặt với nó. Cắt giảm chi phí là một cách họ cố gắng quản lý những lực lượng không thể dự đoán này và giữ cho công ty trên nền tảng vững chắc.

Vì vậy, có thể, trong khi CFO có vẻ ám ảnh với việc cắt giảm chi phí, họ cũng đang phải quản lý áp lực của riêng mình. Nhưng đừng quên, chỉ tập trung vào việc tiết kiệm ngay lập tức có thể dẫn đến những vấn đề lớn hơn về lâu dài—điều mà bạn biết quá rõ.

Tại Sao Bạn Phản Đối

Mỗi quý đều mang lại một mục tiêu cắt giảm chi phí mới, và việc của bạn là đạt được nó. Nhưng bạn cũng biết rằng mù quáng theo đuổi việc tiết kiệm không phải là câu trả lời cho mọi vấn đề. Đây là lý do tại sao bạn phản đối những chỉ thị giảm chi phí do CFO đưa ra:

1. Mục Tiêu Ngụ Ý Bạn Đang Thất Bại: Các mục tiêu cắt giảm chi phí ngẫu nhiên gợi ý rằng bạn không đang đảm bảo chi phí tốt nhất và không quan tâm đến sự phức tạp của việc mua sắm và các quyết định chiến lược bạn đưa ra hàng ngày.
2. Họ Bỏ Qua Vai Trò Của Bạn: Mục tiêu bỏ qua thực tế rằng công việc của bạn không chỉ là tìm giá thấp nhất; bạn đang cân nhắc giữa chi phí và chất lượng, thời gian giao hàng, và độ tin cậy của nhà cung cấp. Bạn đang lựa chọn nguồn cung một cách chiến lược, không chỉ là săn lùng mặc cả.
3. Đó Không Phải Là Trò Chơi: Nhưng mục tiêu giảm chi phí tùy ý liên kết với tiền thưởng biến nó thành một trò chơi, và bạn biết cách thắng trong trò chơi. Ví dụ, nếu bạn đàm phán giảm giá 10%, bạn có nên nhận toàn bộ một lần hay là 2% cho năm quý tiếp theo? Tùy thuộc vào quy tắc của trò chơi.
4. Họ Khuyến Khích Cắt Giảm Góc Cạnh: Khi tất cả những gì quan trọng là đạt được mục tiêu tiết kiệm, nó có thể dẫn đến những chiến thuật đáng ngờ. Có thể bạn sẽ bị cám dỗ chuyển sang nhà cung cấp rẻ hơn, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải hy sinh chất lượng hoặc thời gian giao hàng. Nhưng bạn biết rằng những chiến thắng ngắn hạn có thể dẫn đến những rắc rối lâu dài—như tăng số lỗi hoặc sự chậm trễ gây ra chi phí cao hơn.
5. Họ Bỏ Qua Bức Tranh Lớn: Chỉ tập trung vào chi phí ban đầu là một sai lầm. Bạn biết rằng chi phí thực sự của một việc mua hàng bao gồm mọi thứ từ việc mua đến việc loại bỏ—Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO). Một nhà cung cấp với giá cao hơn một chút nhưng chất lượng và dịch vụ tốt hơn có thể tiết kiệm nhiều tiền hơn về lâu dài bằng cách tránh các chi phí ẩn.

Bằng cách phản đối, bạn không chỉ đang chống lại mục tiêu của CFO—bạn đang ủng hộ một cách tiếp cận mua sắm thông minh hơn, chiến lược hơn, xem xét tất cả các yếu tố góp phần vào thành công của công ty bạn.

Part Insights Experience

Access critical supply chain intelligence as you design.

Learn More

Tầm Quan Trọng của Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO)

Để vượt qua việc cắt giảm chi phí ngắn hạn, hãy xem xét việc ủng hộ một cách tiếp cận Tổng Chi Phí Sở Hữu:

• Quan Điểm Toàn Diện: TCO xem xét tất cả chi phí liên quan đến một việc mua, không chỉ giá ban đầu. Điều này bao gồm bảo trì, thời gian ngừng hoạt động, và việc loại bỏ.
• Tiết Kiệm Lâu Dài: Lựa chọn một nhà cung cấp với chi phí ban đầu cao hơn nhưng độ tin cậy và chất lượng tốt hơn có thể giảm chi phí theo thời gian, tránh các vấn đề như lỗi sản phẩm và sự chậm trễ.
• Quyết định Chiến lược: Bằng cách tập trung vào TCO, bạn có thể điều chỉnh các quyết định mua sắm phù hợp với mục tiêu dài hạn của công ty, đảm bảo giá trị bền vững thay vì chỉ tiết kiệm ngắn hạn.

Đo lường Tổng Chi phí Sở hữu (TCO) cho các OEM Điện tử

1. Chi phí Mua ban đầu

• Chi phí Tiêu chuẩn: Chi phí dự toán hoặc mong đợi của các thành phần hoặc PCBA được sử dụng để thiết lập các tiêu chuẩn về giá cả và ngân sách. Đây là chi phí cơ bản được sử dụng để đo lường việc giảm chi phí.
• Biến động Giá Mua (PPV): Sự chênh lệch giữa chi phí tiêu chuẩn và giá mua thực tế đã trả. Chỉ số này ghi nhận tiết kiệm (PPV có lợi) hoặc chi phí cao hơn (PPV không có lợi) do thay đổi thị trường hoặc đàm phán với nhà cung cấp. PPV được thực hiện khi hàng hóa được nhận, không phải khi đặt mua hàng (PO).
• Vận chuyển và Xử lý: Chi phí liên quan đến việc vận chuyển các thành phần hoặc PCBA, bao gồm phí vận chuyển, thuế hải quan và bất kỳ phí xử lý đặc biệt nào.

2. Chi phí Mua sắm

• Kiểm tra và Kiểm định: Chi phí liên quan đến việc kiểm tra và kiểm định các thành phần hoặc PCBA khi nhận hàng để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng và thông số kỹ thuật.
• Thiết lập và Tích hợp: Chi phí liên quan đến việc thiết lập và tích hợp các thành phần hoặc PCBA vào sản phẩm cuối cùng, bao gồm chi phí lao động và bất kỳ thiết bị hoặc công cụ đặc biệt nào cần thiết.

3. Chi phí Vận hành

• Tiêu thụ Năng lượng: Chi phí năng lượng cần thiết để vận hành thiết bị được sử dụng cho việc lắp ráp hoặc kiểm tra các thành phần và PCBA.
• Bảo dưỡng và Sửa chữa: Chi phí liên quan đến việc bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị lắp ráp hoặc làm lại các thành phần hoặc PCBA bị lỗi.
• Vật tư và Nguyên liệu tiêu hao: Chi phí liên tục cho vật tư tiêu hao được sử dụng trong quá trình lắp ráp, như hàn, chất chảy, hoặc các vật liệu khác.

4. Chi phí Downtime

Make cents of your BOM

Free supply chain insights delivered to your inbox

Learn More

• Trì hoãn Sản xuất: Chi phí liên quan đến bất kỳ trì hoãn trong sản xuất do thiếu hụt linh kiện, vấn đề chất lượng, hoặc downtime của thiết bị.

5. Chi phí Chất lượng

• Làm lại và Phế liệu: Chi phí phát sinh khi các thành phần hoặc PCBA không đạt tiêu chuẩn chất lượng và phải được làm lại hoặc loại bỏ, bao gồm chi phí lao động và vật liệu liên quan đến các hoạt động này.
• Rủi ro Chất lượng: Chi phí tiềm ẩn do vấn đề chất lượng, bao gồm trả hàng, yêu cầu bảo hành, hoặc sự không hài lòng của khách hàng. Những vấn đề này có thể liên quan đến sự cố của linh kiện, PCBA không đáp ứng thông số kỹ thuật, hoặc vấn đề độ tin cậy được phát hiện trong suốt vòng đời của sản phẩm.

6. Chi Phí Độ Bền

• Rủi Ro Chuỗi Cung Ứng: Chi phí liên quan đến các sự cố tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng, như sự chậm trễ trong việc giao hàng linh kiện hoặc các vấn đề chính trị ảnh hưởng đến nhà cung cấp.
• Kế Hoạch Dự Phòng và Ứng Phó: Chi phí liên quan đến việc phát triển và duy trì nhà cung cấp dự phòng, đệm hàng tồn kho, hoặc kế hoạch ứng phó để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động liên tục.

Quan Sát: Chi phí mua hàng ban đầu là chi phí trực tiếp, thường là một phần của chi phí hàng bán (COGS), và tương đối dễ đo lường. Ngược lại, các yếu tố khác—chi phí mua sắm, chi phí vận hành, chi phí downtime, chi phí chất lượng, và chi phí độ bền—là gián tiếp. Chúng thường không được trực tiếp gán cho COGS và có thể khó đo lường, nhưng lại ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí sở hữu.

Cách Tiếp Cận Tốt Hơn: Sự Đồng Nhất Chiến Lược trong Mua Sắm

Để thực sự tận dụng giá trị bạn mang lại, các công ty phải chuyển từ tập trung hẹp hòi vào giảm chi phí sang một cách tiếp cận chiến lược hơn. Điều này có nghĩa là sử dụng các mô hình và phương pháp hay nhất đã được thiết lập để đo lường và tăng cường hiệu quả của hoạt động mua sắm và chuỗi cung ứng của bạn.

• Sử dụng Mô hình TCO: Kết hợp các mô hình Tổng Chi Phí Sở Hữu như Mô hình TCO của Gartner hay Mô hình TCO của CIPS để nắm bắt tất cả các chi phí liên quan đến quyết định mua sắm. Cách tiếp cận này đảm bảo bạn không chỉ xem xét giá mua mà còn cả chi phí vận hành, bảo trì, chất lượng và rủi ro, đồng thời phù hợp với các chiến lược mua sắm với mục tiêu tổ chức rộng lớn hơn.
• Triển khai Mô hình SCOR: Sử dụng Mô hình Tham Chiếu Hoạt Động Chuỗi Cung Ứng để đánh giá và cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng qua các lĩnh vực chính như lập kế hoạch, nguồn cung, và giao hàng. Bằng cách đánh giá các hoạt động của mình so với các tiêu chuẩn ngành, bạn có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đảm bảo chuỗi cung ứng của mình hoạt động với hiệu suất cao nhất.
• Áp dụng Bảng Điểm Cân Bằng: Định hình các chiến lược mua sắm của bạn với tầm nhìn và mục tiêu của công ty bằng cách sử dụng Bảng Điểm Cân Bằng. Công cụ này giúp bạn đo lường hiệu suất qua nhiều khía cạnh, đảm bảo rằng mua sắm không chỉ là một trung tâm chi phí mà còn là một động lực quan trọng của thành công tổ chức.
• Tận dụng Ma trận Kraljic: Sử dụng Ma trận Kraljic để ưu tiên các hoạt động mua sắm dựa trên rủi ro và lợi nhuận. Mô hình này giúp bạn quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp một cách chiến lược, tập trung nguồn lực vào các thành phần và PCBA quan trọng, thiết yếu cho hoạt động của bạn.
• Áp dụng Lean Six Sigma: Tối ưu hóa các quy trình chuỗi cung ứng của bạn bằng cách áp dụng các phương pháp Lean Six Sigma. Bằng cách giảm lãng phí và cải thiện hiệu quả quy trình, bạn có thể đảm bảo rằng việc mua hàng góp phần vào sự xuất sắc hoạt động tổng thể, nâng cao cả chất lượng và hiệu quả chi phí.

Bằng cách tích hợp các mô hình và công cụ này vào chiến lược mua hàng của bạn, bạn có thể vượt qua việc cắt giảm chi phí đơn giản và phát triển một cách tiếp cận chiến lược, hướng giá trị mạnh mẽ hơn phù hợp với mục tiêu dài hạn của công ty. Cách tiếp cận này không chỉ nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng mà còn thúc đẩy tăng trưởng bền vững và khả năng cạnh tranh trong ngành điện tử.

Các Bước Thách Thức Quan Điểm Hiện Tại

Để tạo ra sự thay đổi có ý nghĩa trong các thực hành mua hàng, điều cần thiết là phải thách thức các mục tiêu giảm chi phí không thực tế và ủng hộ một cách tiếp cận cân bằng hơn. Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu:

1. Nhận Diện Sự Không Phù Hợp của Động Cơ: Làm nổi bật cách các động cơ cắt giảm chi phí hiện tại có thể khuyến khích lợi ích ngắn hạn ở chi phí của giá trị lâu dài. Nhấn mạnh rằng khi các đội ngũ mua hàng chỉ được thưởng dựa trên việc tiết kiệm chi phí ngay lập tức, điều đó có thể dẫn đến các hành vi như cắt giảm góc cạnh, thỏa hiệp về chất lượng, hoặc bỏ qua mối quan hệ nhà cung cấp chiến lược. Chỉ ra rằng việc định hướng động cơ với các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty—như chất lượng, đổi mới, và bền vững—có thể nuôi dưỡng một chức năng mua hàng chiến lược và hiệu quả hơn.
2. Giáo dục các Bên liên quan: Nhấn mạnh tầm quan trọng của TCO và rủi ro khi chỉ tập trung vào việc cắt giảm chi phí. Sử dụng dữ liệu và nghiên cứu tình huống để thể hiện lợi ích của một cách tiếp cận toàn diện, xem xét tất cả các chi phí liên quan đến quyết định mua sắm, bao gồm giá trị lâu dài và giảm thiểu rủi ro.
3. Thúc đẩy Giá trị Chiến lược: Nhấn mạnh vai trò của bạn trong việc tạo ra giá trị lâu dài thông qua chất lượng, đổi mới và quản lý rủi ro. Trình bày cách các quyết định mua sắm chiến lược góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp, không chỉ là các chỉ số tài chính ngắn hạn.
4. Đề xuất Các Tiêu chí Đánh giá Tốt hơn: Làm việc với ban lãnh đạo để phát triển các tiêu chí hiệu suất phản ánh đầy đủ phạm vi đóng góp của bạn, không chỉ là tiết kiệm chi phí tức thì. Ủng hộ các tiêu chí xem xét các yếu tố như độ tin cậy của nhà cung cấp, cải thiện chất lượng và tổng chi phí sở hữu. Để hỗ trợ điều này, tận dụng các giải pháp Procure Tech phù hợp cho tổ chức của bạn:
   • Đối với các Tổ chức Sử dụng SAP hoặc Oracle: Sử dụng SAP Ariba hoặc Oracle Procurement Cloud. Các nền tảng này tích hợp một cách liền mạch trong hệ sinh thái tương ứng của chúng, cung cấp các công cụ mua sắm toàn diện phù hợp với cơ sở hạ tầng hiện có.
   • Đối với các Công ty có Hệ thống ERP Đa dạng: Xem xét các giải pháp như Coupa, Jaggaer, GEP SMART, Ivalua, hoặc Zycus, những nền tảng này cung cấp khả năng tích hợp mạnh mẽ và linh hoạt. Các nền tảng này giúp triển khai các chiến lược mua sắm tiên tiến và đảm bảo tính nhất quán dữ liệu qua các môi trường ERP khác nhau.
   • Dành cho các Tổ chức Nhỏ hoặc Những Người Sử dụng Excel: Áp dụng các nền tảng thân thiện với người dùng như Procurify, được tối ưu hóa cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Những giải pháp này hỗ trợ quá trình chuyển đổi mượt mà từ quy trình thủ công sang quản lý mua sắm số hóa mà không yêu cầu tích hợp ERP mở rộng.

Xử lý Các Cuộc Trò Chuyện Khó Khăn một cách Không Chính thức: Một Cách Tiếp Cận Từng Bước

Việc điều hướng các cuộc trò chuyện khó khăn với cấp trên không nhất thiết phải luôn luôn chính thức hoặc đối đầu. Đôi khi, một cách tiếp cận không chính thức, dưới dạng cuộc trò chuyện có thể hiệu quả hơn. Dưới đây là một chiến lược bốn bước, thoải mái hơn để tiếp cận những cuộc thảo luận này:

1. Nêu Bật Vấn Đề một cách Tự nhiên
   • Bắt đầu với Một Quan Sát Đơn Giản: Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nhắc nhở một cách tự nhiên về một quan sát hoặc hiểu biết. Ví dụ, bạn có thể nói, "Này, bạn có biết rằng việc tập trung cắt giảm chi phí đang gây ra một số vấn đề về chất lượng với các nhà cung cấp của chúng ta không? Đó là điều tôi đã chú ý gần đây."
   • Đánh giá Phản ứng của Họ: Chú ý đến cách phản ứng của cấp trên bạn. Nếu họ có vẻ quan tâm hoặc yêu cầu thêm chi tiết, đó là dấu hiệu tốt cho thấy họ đang lắng nghe những gì bạn nói. Nếu họ phớt lờ, bạn nên cân nhắc giữ lại và chờ đợi một thời điểm tốt hơn để đề cập lại vấn đề.
2. Thể hiện Sự Đồng Cảm với Ưu Tiên của Họ
   • Thừa nhận Sự Tập trung của Họ: Chứng minh rằng bạn hiểu những ưu tiên hiện tại và áp lực mà họ đang đối mặt. Ví dụ, bạn có thể nói, "Tôi biết việc cắt giảm chi phí thực sự quan trọng, nhất là khi chúng ta đang gặp hạn chế về ngân sách. Tôi hoàn toàn hiểu tại sao đó lại là ưu tiên hàng đầu lúc này."
   • Đồng bộ Ý kiến của Bạn với Mục tiêu của Họ: Khi bạn đưa ra ý kiến của mình, hãy cố gắng liên kết chúng với các ưu tiên của họ. Ví dụ, "Tôi đã suy nghĩ về cách chúng ta có thể giữ được việc tiết kiệm chi phí mà bạn đang nhắm tới nhưng có thể cũng tránh được một số vấn đề về chất lượng mà chúng ta đã thấy. Như vậy, chúng ta đang đạt được mục tiêu ngân sách mà không gặp bất kỳ trở ngại nào."
3. Đề nghị Cung cấp Thêm Thông tin
   • Sẵn sàng với Dữ liệu: Nếu người quản lý của bạn thể hiện sự quan tâm, hãy đề nghị chia sẻ thông tin chi tiết hơn. Bạn có thể nói, "Tôi sẽ rất vui lòng cung cấp một số dữ liệu và ví dụ để cho thấy vấn đề này ảnh hưởng đến chúng ta như thế nào. Nó rộng lớn hơn nhiều so với vẻ bề ngoài." Bước này là về việc mở cửa cho một cuộc trò chuyện sâu hơn mà không làm cho họ cảm thấy quá tải ngay từ đầu.
   • Giữ nó Nhẹ Nhàng: Trình bày lời đề nghị một cách thoải mái, làm cho rõ ràng rằng bạn không cố gắng thúc đẩy một chương trình nghị sự nào, mà thực sự quan tâm đến việc giúp đỡ. Ví dụ, "Tôi có một số con số có thể hữu ích; không áp lực nếu bạn không quan tâm ngay lúc này."
4. Đề Xuất Giải Pháp Một Cách Vui Vẻ
   • Biểu Hiện Sẵn Lòng Giúp Đỡ: Nếu cuộc trò chuyện tiếp tục tích cực và cấp trên của bạn yêu cầu ý kiến của bạn, hãy đưa ra gợi ý như thể bạn cảm thấy vinh dự khi được đóng góp. "Bạn muốn nghe ý kiến của tôi về giải pháp? Tôi thấy vinh dự lắm! Đây là những gì tôi nghĩ chúng ta có thể làm để giải quyết vấn đề này..." Cách tiếp cận này làm rõ rằng bạn mong muốn giúp đỡ và trân trọng ý kiến của họ, đồng thời vẫn thể hiện sự khiêm tốn.
   • Đưa Ra Ý Tưởng Thiết Thực: Khi bạn trình bày gợi ý của mình, hãy giữ chúng thiết thực và có thể thực hiện được. Ví dụ, "Có lẽ chúng ta có thể xem xét lại một số hợp đồng với nhà cung cấp hoặc có thể nghĩ về một cách tiếp cận cân bằng hơn về tiết kiệm chi phí. Chỉ là một ý tưởng, nhưng tôi nghĩ nó thực sự có thể giúp!"

Bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận không chính thức, mang tính đối thoại và thể hiện sự đồng cảm với các ưu tiên của cấp trên, bạn có thể đề cập đến những chủ đề khó khăn một cách tự nhiên và ít đối đầu hơn. Chiến lược này giúp xây dựng mối quan hệ, đồng điệu ý kiến của bạn với mục tiêu của họ, và đưa ra gợi ý một cách tích cực, lôi cuốn. Nó cho phép một sự leo thang từ từ từ việc quan sát đơn giản đến việc đề xuất giải pháp, tất cả trong khi giữ cho cuộc trò chuyện nhẹ nhàng và dễ tiếp cận.

Giờ thì Thay Đổi Kịch Bản

Áp lực của việc mua sắm có thể cảm thấy như đang ở trong một chương trình truyền hình thực tế, liên tục thử thách khả năng cắt giảm chi phí của bạn. Nhưng bạn biết giải thưởng thực sự là tạo ra một chuỗi cung ứng linh hoạt, hiệu quả. Vì vậy, lần sau khi CFO yêu cầu một vòng cắt giảm chi phí nữa, chỉ cần mỉm cười và nói, "Không, tôi đang tập trung vào những việc khác." 

Đùa thôi. Mỉm cười và nói, "Vâng thưa sếp", luôn tôn trọng vị trí và trách nhiệm nặng nề của CFO, nhưng sự tôn trọng đó bao gồm việc cho họ biết thực tế bạn thực sự quan sát được.