Công cụ Quản lý Dự án

Cơ hội đầu tiên của tôi để sử dụng kỹ thuật quản lý dự án là Biểu đồ Gantt trong Dự án Tốt nghiệp Kỹ thuật khi tôi còn ở trường đại học. Lúc bấy giờ, mọi thứ đều phải làm thủ công. Ngày nay, nhiều gói phần mềm cung cấp nó cùng với các kỹ thuật hiển thị dự án khác (Hình 1):

• Biểu đồ Gantt
• Biểu đồ Pert
• Phân tích Đường dẫn Quan trọng
• Sơ đồ Tương quan
• Phân tích Khoảng cách
• Dòng Thời gian

Hình 1. Một số công cụ trực quan được sử dụng cho quản lý dự án [1].

Dù bạn làm công việc gì, có thể bạn sẽ phải quản lý, hoặc đóng vai trò tích cực trong, một dự án vào một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của mình. Thời gian bạn dành để học kỹ năng quản lý dự án sẽ mang lại cho bạn lợi ích lớn.

Hoàn thành dự án đúng hạn và đúng ngân sách sẽ là một trong những lời khẳng định tốt nhất của bạn. Và khi bạn biết cách tổ chức, lên lịch và phân công nhiệm vụ, bạn làm cho bản thân mình trở nên nổi bật hơn cho các cơ hội thăng tiến.

Biểu đồ Gantt

Một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất là biểu đồ Gantt và bạn cần thu thập tất cả các hoạt động liên quan đến dự án của mình. Là một phần của quá trình này, bạn sẽ xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, và nhóm của bạn có thể gặp phải những vấn đề gì. Sự suy nghĩ chi tiết này giúp bạn đảm bảo rằng lịch trình là khả thi, những người phù hợp được giao cho từng nhiệm vụ, và bạn có các phương án thay thế cho những vấn đề tiềm ẩn trước khi bạn bắt đầu. Các hoạt động được liệt kê trong BLOG ‘Giải Quyết Vấn Đề’ của tôi sẽ giúp bạn thu thập tất cả các khía cạnh của dự án và ước lượng thời gian tối thiểu và những hoạt động nào cần được hoàn thành trước khi các hoạt động khác có thể bắt đầu.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng chúng (biểu đồ Gantt) để giữ cho nhóm của bạn và sếp bạn được thông báo về tiến độ. Tất cả những gì cần là một bản cập nhật đơn giản để hiển thị các thay đổi và cách thức đó có thể thay đổi hoặc ảnh hưởng đến các nhiệm vụ chính hoặc con đường quan trọng. Quy trình tạo một biểu đồ Gantt bao gồm:

Bước 1: Xác định Các Nhiệm Vụ và Hoạt Động Cần Thiết

Biểu đồ Gantt không cung cấp thông tin hữu ích trừ khi chúng bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để hoàn thành một dự án hoặc các giai đoạn của dự án. Vì vậy, để bắt đầu, liệt kê tất cả các hoạt động này. Đối với mỗi nhiệm vụ, xác định ngày bắt đầu sớm nhất và thời gian kéo dài của nó.

Bước 2: Xác định Mối Quan Hệ Giữa Các Hoạt Động

Biểu đồ Gantt được sử dụng để hiển thị mối quan hệ giữa các hoạt động/nhiệm vụ trong một dự án. Một số hoạt động cần được hoàn thành trước khi bạn có thể bắt đầu một hoạt động khác. Các nhiệm vụ khác không thể kết thúc cho đến khi các nhiệm vụ trước đó đã kết thúc. Ví dụ, nếu bạn đang tạo một bảng mạch in, bạn cần hoàn thành thiết kế trước khi gửi nó đi làm mẫu.

Có một số hoạt động phụ thuộc:

• hoạt động/nhiệm vụ “tuần tự” hoặc "tuyến tính"
• “song song” (hoạt động có thể được thực hiện cùng một lúc với các hoạt động khác).

Nhiều lần, không cần thiết phải tuân theo ‘trình tự’, nhưng đôi khi bạn cần các hoạt động khác hoàn thành trước. Vì vậy, chẳng hạn, thiết kế của bảng mạch in của bạn có thể bắt đầu trước khi nhà sản xuất mẫu được chọn.

Khi các hoạt động phụ thuộc vào các hoạt động khác, ghi chú mối quan hệ giữa chúng. Nhưng biết đâu là các hoạt động song song và đâu là tuần tự. Tổ chức biểu đồ Gantt sẽ phụ thuộc vào những mối quan hệ này.

Lưu ý rằng trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

• Kết thúc để Bắt đầu (FS)—Các hoạt động Kết thúc-để-Bắt đầu không thể bắt đầu trước khi một hoạt động trước đó kết thúc. Tuy nhiên, chúng có thể bắt đầu muộn hơn.
• Bắt đầu đến Bắt đầu (SS)—Các hoạt động Bắt đầu đến Bắt đầu không thể bắt đầu cho đến khi một hoạt động trước đó bắt đầu. Tuy nhiên, chúng có thể bắt đầu muộn hơn.
• Kết thúc đến Kết thúc (FF)—Các hoạt động Kết thúc đến Kết thúc không thể kết thúc trước khi một hoạt động trước đó kết thúc. Tuy nhiên, chúng có thể kết thúc muộn hơn.
• Bắt đầu đến Kết thúc (SF), một loại thứ tư, rất hiếm khi được sử dụng.

Bước 3: Nhập CÔNG VIỆC/Hoạt động vào Phần mềm

Nếu bạn không muốn vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, có rất nhiều phần mềm miễn phí có sẵn trên Internet. Một số trong số này, như Microsoft Project, là dựa trên đám mây. Điều này có thể cho phép nhiều người cùng làm việc trên tài liệu cùng một lúc. Một số thậm chí còn có sẵn dưới dạng mẫu cho Excel.

Khung Thời gian

Khung thời gian sử dụng cùng một đầu vào như một Biểu đồ Gantt nhưng hiển thị thông tin trên một hoặc một loạt các khung thời gian, vẽ theo tỷ lệ của trục thời gian.

Biểu đồ PERT

Một biểu đồ PERT trình bày một minh họa đồ họa của một dự án dưới dạng một sơ đồ mạng bao gồm các nút được đánh số (hoặc là hình tròn hoặc hình chữ nhật) đại diện cho các sự kiện, hoặc các hoạt động của dự án được kết nối bởi các mũi tên (các đường chỉ hướng) đại diện cho các hoạt động trong dự án. Trình tự của các công việc/hoạt động được chỉ định bởi các mũi tên.

Như trong Biểu đồ Gantt, có một số hoạt động phụ thuộc:

• Phụ thuộc Sự kiện - các hoạt động phải được hoàn thành nhưng không yêu cầu nguồn lực hoặc thời gian
• Hoạt động Giả - được biểu diễn bằng các mũi tên có đường nét đứt
• Phân bổ Thời gian - các con số ở phía đối diện của các vectơ

Nếu bạn muốn minh họa rõ ràng các phụ thuộc nhiệm vụ, thì Biểu đồ PERT có thể làm điều này, nhưng đôi khi nó khó hiểu hơn nhiều. Nhiều lần, các kỹ sư sẽ sử dụng cả hai kỹ thuật.

Có hai hoạt động để tạo một Biểu đồ PERT:

Bước 1: Xác định Các Hoạt động/Nhiệm vụ Cần thiết:

Biểu đồ PERT không cung cấp thông tin hữu ích trừ khi chúng bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để một dự án hoặc các giai đoạn dự án được hoàn thành. Tất cả các hoạt động này cần được xem xét. Sau đó, cho mỗi nhiệm vụ, ghi chú ngày bắt đầu sớm nhất, ước lượng thời gian ngắn nhất mỗi hoạt động sẽ mất, thời gian có khả năng nhất, và thời gian dài nhất. Công thức hữu ích để ước lượng thời gian cho mỗi giai đoạn dự án là:

• (thời gian dài nhất + thời gian ngắn nhất + 4 x thời gian có khả năng) / 6

Thời gian ngắn không thực tế thường làm hỏng một biểu đồ PERT tốt. Nhiều lần, không cần thiết phải tuân theo 'trình tự', nhưng đôi khi bạn cần các hoạt động khác hoàn thành trước. Khi các hoạt động phụ thuộc vào các hoạt động khác, hãy ghi chú mối quan hệ giữa chúng. Nhưng biết đâu là các hoạt động song song và đâu là tuần tự.

Bước 2: Nhập Hoạt động/Nhiệm vụ vào Phần mềm:

Nếu bạn không muốn vẽ biểu đồ PERT bằng tay, có nhiều phần mềm miễn phí có sẵn trên Internet. Một số trong số này, như Microsoft Project, là dựa trên đám mây. Điều này có thể cho phép nhiều người cùng làm việc trên tài liệu cùng một lúc. Một số thậm chí có sẵn dưới dạng mẫu cho Excel.

Tôi sẽ nói về Sơ đồ Tương quan trong một BLOG khác khi tôi giới thiệu bạn với quy trình "Figure of Merit".

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách Altium có thể giúp bạn với thiết kế PCB tiếp theo của mình không? Hãy nói chuyện với một chuyên gia tại Altium. Để thiết kế các bảng mạch in tốt nhất, bạn cần chương trình PCB tốt nhất, bạn cần Altium Designer^® để nâng cao quản lý dự án thiết kế của bạn.