Cómo las empresas construyen sus relaciones con proveedores preferidos

En el ámbito empresarial global, los pilares que sostienen el edificio del éxito de una compañía son sus relaciones con los proveedores. Comparable a las piedras fundamentales de un edificio, estas asociaciones, que están profundamente arraigadas en la confianza, el respeto mutuo y el entendimiento, proporcionan estabilidad y permiten que la estructura se adapte y soporte adversidades. En nuestro mundo cada vez más interconectado, los equipos de adquisiciones en todas las industrias deben entender los matices y estrategias involucradas en la construcción de estas relaciones preferentes con los proveedores; de hecho, es indispensable para las empresas que buscan crecimiento, resiliencia y adaptabilidad.

Elegir los proveedores adecuados es una tarea que va más allá de la mera rentabilidad. Se trata de evaluar y examinar a los posibles proveedores por su fiabilidad, capacidad de innovación y alineación con los valores de la empresa. Esto último es especialmente crucial para las naciones occidentales, que están sujetas a normas cada vez más robustas por parte de los interesados internos y externos en vista de la creciente conciencia sobre el medio ambiente, lo social y la gobernanza (ESG) y un cambio general en la conciencia pública que empuja a las empresas, tanto grandes como pequeñas, hacia prácticas de abastecimiento y adquisición más éticas.

Pero a menudo surge una pregunta: ¿cómo construyen las empresas relaciones con proveedores preferentes que aseguren calidad consistente, suministro y crecimiento mutuo?

¿Proveedores Aprobados o Preferentes?

Antes de continuar, deberíamos aclarar la diferencia entre proveedores ‘aprobados’ y ‘preferentes’:

• Un proveedor preferente es elegido especialmente basado en la calidad, costo y soporte al cliente. Este proveedor típicamente ofrece términos más favorables, lo que lleva a la empresa a priorizarlos durante las negociaciones contractuales.
• Un proveedor aprobado, por otro lado, cumple con los criterios de la empresa y se considera apto para hacer negocios. Puede que no tenga las ventajas de un proveedor preferente, pero puede entregar productos o servicios satisfactorios.

Las empresas tienden a mantener una lista selecta de proveedores adecuados, eligiendo aquel que se alinea con necesidades específicas. Si alguna vez decides consolidar todos tus proveedores en una sola lista, asegúrate de que haya un mecanismo preciso para que tus equipos de adquisiciones y abastecimiento diferencien entre proveedores preferentes y aprobados.

En muchos casos, las empresas confían en plataformas innovadoras como Octopart, el motor de búsqueda de partes electrónicas líder en la industria, que, como puedes ver en la captura de pantalla a continuación, categoriza a los proveedores de componentes como ‘autorizados’—lo que significa que Octopart ha verificado y aprobado que son socios comerciales confiables, ya que solo obtienen componentes directamente del fabricante.

Fuente: Octopart

Los pasos que las empresas toman para establecer una relación con un proveedor preferente

Muchas empresas optan por establecer un programa de proveedores preferentes (también conocido como 'iniciativa de proveedor preferente'), lo que les permite agilizar el proceso de adquisición, reducir costos y, en general, tener una mejor experiencia. Lo hacen a través de cinco fases esenciales de una progresión estratégica:

1. Identificación de Requisitos: Como ocurre en cualquier actividad de adquisición, es absolutamente esencial comenzar este proceso con una comprensión clara de las demandas intrínsecas de su empresa. Explore detalles como los tipos de productos o servicios integrales para sus operaciones, determine su frecuencia de necesidad y asegúrese de tener un presupuesto claro en mente y estar al tanto de las normas regulatorias para evitar gastar de más o no cumplir con la normativa al evaluar proveedores. Estos conocimientos fundamentales agilizan el proceso, permitiéndole identificar a los posibles proveedores preferentes con relativa facilidad.
2. Explorar Proveedores Potenciales: Con una comprensión clara de sus prerrequisitos, debería estar listo para identificar a los proveedores adecuados. Utilice recursos como plataformas en línea para iniciar su búsqueda—los sospechosos habituales, por supuesto. Complemente esta investigación con información de revistas comerciales especializadas y recomendaciones confiables de figuras conocidas o colegas en su industria. Y no olvide que necesita evaluar a los proveedores de manera holística, teniendo en cuenta sus ofertas de servicio, precios competitivos y comentarios de clientes anteriores; un escaneo exhaustivo de cualquier queja previa contra ellos puede refinar aún más sus opciones, ayudándole a evitar asociarse con un proveedor de menor calidad.
3. Participar en Discusiones: Armado con una lista meticulosamente curada de proveedores, el siguiente paso lógico es hacer contacto. Estas discusiones deben ser consistentes, y podría valer la pena involucrar a representantes de múltiples departamentos para promover un ethos de toma de decisiones holístico. Busque pintar un cuadro de la longevidad del proveedor, historial, modelos de precios integrales y cronogramas de entrega adheridos—estos elementos pueden desenterrar información valiosa. Explorar su ethos de sostenibilidad y cómo su empresa se integra en esa narrativa puede agudizar aún más su perspectiva. Estas conversaciones multifacéticas crean una imagen vívida, revelando las sutilezas del modus operandi de cada proveedor.
4. Elegir a Sus Proveedores Preferentes: Ahora debería estar en posición de finalizar a sus proveedores preferentes. Esta decisión crítica debe ser una combinación equilibrada de múltiples factores: la competitividad en costos de los proveedores, compromiso inquebrantable con la calidad del producto, cronogramas de entrega puntuales, relaciones ejemplares con los clientes y su reputación en la industria.
5. Redactar un Acuerdo de Proveedor Preferente: Una vez que haya elegido a sus proveedores preferentes, necesita establecer un contrato formal. El acuerdo de proveedor preferente establece los términos de la asociación, detallando roles mutuos, estándares de productos, expectativas de entrega y acuerdos de precios. Por lo general, están asociados con grandes corporaciones, pero las entidades más pequeñas también pueden cosechar sus beneficios. Antes de finalizar el acuerdo, es crucial revisar sus términos meticulosamente; las empresas más grandes tienden a buscar asesoramiento legal para revisar los documentos antes de firmar.

Inclusiones Clave en los Acuerdos de Proveedores Preferentes

Los acuerdos con proveedores preferentes, como cualquier acuerdo contractual, pueden ser increíblemente complejos, con una miríada de cláusulas y mucho ‘letra pequeña’. Las empresas deben entender los elementos pivotes; como en cualquier contrato, cada segmento es distinto asegurando claridad y entendimiento mutuo entre las partes. Aquí hay un resumen rápido de las secciones clave comúnmente encontradas en dichos acuerdos:

• Propósito General y Alcance: Define la intención primaria y la extensión del acuerdo.
• Obligaciones de la Empresa A: Especifica las responsabilidades del comprador, incluyendo acciones como enviar electrónicamente todas las órdenes de compra o proporcionar una orden de compra general.
• Obligaciones de la Empresa B: Detalla las expectativas puestas en el proveedor y sus afiliados, abarcando la provisión de productos y servicios, cualquier derecho exclusivo, y más.
• Precios: Destaca los costos exactos asociados con los productos y servicios a ser adquiridos, por ejemplo, teléfonos celulares, copiadoras, y así sucesivamente.
• Duración y Terminación Anticipada: Describe la duración del contrato y proporciona pautas para la terminación prematura, incluyendo cualquier cargo aplicable.
• Confidencialidad: Enfatiza los límites de compartir información, estipulando qué se puede compartir con partes externas y qué debe permanecer confidencial.
• Indemnización: Aborda los protocolos de compensación en caso de daños o pérdidas.
• Arbitraje de Disputas: Especifica el dominio legal responsable de resolver cualquier desacuerdo contractual y el proceso a seguir si tales problemas surgen.
• Notificaciones: Dicta que todas las notificaciones y correspondencias deben ser documentadas, y las confirmaciones de recepción electrónica son obligatorias cuando se envían por fax o correo electrónico.
• Cesión: Aclara que el acuerdo no puede ser transferido a una entidad diferente sin el consentimiento explícito por escrito de la otra parte.
• Fuerza Mayor: Reconoce eventos impredecibles que podrían inhibir a cualquiera de las partes de cumplir con sus obligaciones contractuales.
• Disposiciones Generales: Incorpora estipulaciones rutinarias como términos de pago, condiciones de entrega, y acciones preventivas contra violaciones del contrato.

¿Qué sucede después de establecer un Acuerdo con un Proveedor Preferente?

Más allá de estos pasos fundamentales, las empresas deben refinar y reforzar constantemente sus relaciones con los proveedores. Después de todo, las colaboraciones se vuelven más significativas cuando se juegan valores más amplios compartidos; un entendimiento mutuo entre dos partes puede mejorar significativamente la comunicación y profundizar el compromiso. A través de esto, las empresas pueden trabajar juntas para anticipar y mitigar riesgos potenciales o contratiempos, como interrupciones en la cadena de suministro, para aumentar la resiliencia de ambas partes, planificar futuros productos y servicios, y desarrollar sistemas de operación más eficientes.

Recuerda: Los proveedores varían desde corporaciones internacionales expansivas hasta proveedores locales, y mantener relaciones equilibradas adaptadas a necesidades específicas es crucial. A medida que tanto las empresas como los proveedores navegan por los inevitables cambios tecnológicos y la evolución de las dinámicas del mercado, las asociaciones ancladas en la innovación compartida y la visión están mejor posicionadas para prosperar.

Sus relaciones con los proveedores son fundamentales para su éxito. Reconocer su importancia y fomentarlas activamente es más que una buena práctica comercial, es necesario para un crecimiento sostenido y adaptabilidad.