Cómo Lograr la Eficiencia en la Adquisición

Tres maneras de lograr una mayor eficiencia

Hay niveles de eficiencia, pero lograr una mayor eficiencia requiere identificar cualquier ineficiencia, con el entendimiento de que las cosas no se arreglarán de la noche a la mañana. La eficiencia requiere la racionalización de procesos, documentación, optimización y, naturalmente, automatización. Sin embargo, el primer paso para ser eficiente es simplemente tener una comprensión completa de tu estado actual.

El viaje hacia la eficiencia comienza con la identificación de lugares para mejorar, entender lo que todas tus unidades de negocio requieren, tener formas de identificar proveedores que puedan cumplir con tus principales requisitos, una mirada a cómo negocias contratos para obtener el máximo valor, y una manera de evaluar lo que estás haciendo de manera continua.

1. Súmate a la ola de la digitalización

La pandemia ha acelerado la digitalización para muchas empresas. Digitalizar procesos permite obtener insights más rápidamente – brindando la oportunidad de aumentar la producción o eliminar un proceso rápidamente cuando no está funcionando.

En el mundo de hoy, no hay excusa para no pasar a lo digital. Hacerlo significa eliminar procesos transaccionales manuales, proporcionando un acceso más fácil a los servicios de adquisición. Por ejemplo, habilitar capacidades de autoservicio para proveedores para la entrada de facturas y proporcionar compras guiadas, PunchOut, requisiciones móviles, aprobaciones reduce el costo de las órdenes de compra. Además, los procesos de transacción digital te permiten monitorear fácilmente las órdenes abiertas. El uso de software de e-procurement puede reducir los tiempos de ciclo hasta en dos tercios.

2. Aprovecha la nube

Las herramientas de gestión de proveedores y abastecimiento basadas en la nube pueden mejorar la colaboración, racionalizar procesos y proporcionar accesibilidad en cualquier momento; agregando información rápidamente y aumentando la eficiencia. Un gasto más ágil y la gestión de proveedores pueden mejorar el flujo de caja de tu organización, minimizar riesgos y asegurar la continuidad del negocio, todas capacidades críticas, particularmente en una recesión.

Usando una plataforma basada en la nube, tu práctica de adquisiciones puede proporcionar a los interesados internos y socios un análisis oportuno y prospectivo que los empodera para tomar mejores decisiones, explorar más escenarios y apoyar un modelo de planificación ágil y continuo.

3. Reduce tu presupuesto o reduce tu desperdicio

Reducir gastos es parte de un negocio inteligente. Pero, realísticamente, recortar no es suficiente y puede incluso convertirse en un ejercicio contraproducente. Gestionar adecuadamente los gastos implica cosas como:

• Monitorear suficientemente a los proveedores: una necesidad para aumentar la eficiencia y las ganancias mientras se reducen los costos de inventario.
• Realizar compras rutinarias con proveedores con los que existen acuerdos de precios, lo que generalmente se traduce en precios más bajos y menos errores.
• Descentralizar el proceso de solicitud
• Empoderar al departamento de adquisiciones
• Identificar dónde el gasto está mal gestionado o gestionado de manera inapropiada en su organización.

A veces lo que se necesita es un cambio de mentalidad. En momentos como estos, los líderes deberían evitar ser reactivos a favor de un enfoque más proactivo. Por ejemplo, si estuvieras organizando tu organización hoy, ¿cómo sería eso? ¿Qué simplificarías? ¿Qué enfatizarías? ¿Dónde automatizarías primero? ¿Cómo puedes aprovechar la nube? Incluso el paso más pequeño sigue siendo un paso adelante hacia un negocio más eficiente.

Mueve datos de manera continua y lógica entre tus departamentos, incluyendo finanzas y planificación. Colabora donde puedas, empodera a las personas a tu alrededor e implementa pasos para aumentar la precisión y flexibilidad—todos estos son aspectos de la eficiencia.

Por último, recuerda que lograr una mayor eficiencia no es un proceso único. Siempre mantente en posición de ser ágil, para poder hacer cambios rápidamente, así puedes mantener esa mayor eficiencia una vez que la hayas aprovechado.

El artículo original proporcionado por Mouser se puede encontrar aquí.

Por: Carolyn Mathas