Herramientas de Gestión de Proyectos

Mi primera oportunidad de utilizar una técnica de gestión de proyectos fue el Diagrama de Gantt como parte de mi Proyecto Final de Ingeniería en la universidad. En ese momento, todo era manual. Hoy en día, numerosos paquetes de software lo ofrecen junto con otras técnicas de visibilidad de proyectos (Figura 1):

• Diagrama de Gantt
• Diagrama de Pert
• Análisis de Ruta Crítica
• Diagramas de Afinidad
• Análisis de Brechas
• Línea de Tiempo

Figura 1. Algunas de las herramientas de visualización utilizadas para la gestión de proyectos [1].

No importa cuál sea tu trabajo, es posible que tengas que gestionar, o jugar un papel activo en, un proyecto en algún punto de tu carrera. El tiempo que inviertas aprendiendo habilidades de gestión de proyectos te recompensará generosamente.

Completar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto será uno de tus mejores avales. Y cuando sabes cómo organizar, programar y delegar tareas, te haces más visible para promociones.

Diagrama de Gantt

Una de las herramientas más utilizadas es el diagrama de Gantt y necesitas recopilar todas las actividades involucradas en tu proyecto. Como parte de este proceso, determinarás quién será responsable de cada tarea, cuánto tiempo llevará cada una y qué problemas puede encontrar tu equipo. Este pensamiento detallado te ayuda a asegurar que el cronograma sea viable, que las personas adecuadas estén asignadas a cada tarea y que tengas soluciones alternativas para problemas potenciales antes de comenzar. Las actividades listadas en mi BLOG de ‘Resolución de Problemas’ te ayudarán a recopilar todos los aspectos del proyecto y estimar los tiempos mínimos y qué actividades necesitan completarse antes de que otras puedan comenzar.

Finalmente, puedes usarlos (diagramas de Gantt) para mantener a tu equipo y a tu jefe informados del progreso. Todo lo que se requiere es una actualización simple para mostrar cambios y cómo eso puede cambiar o afectar tareas clave o la ruta crítica. El proceso para crear un diagrama de Gantt incluye:

Paso 1: Identificar Tareas y Actividades Esenciales

Los diagramas de Gantt no proporcionan información útil a menos que incluyan todas las actividades necesarias para que un proyecto o fases del proyecto se completen. Por lo tanto, para comenzar, lista todas estas actividades. Para cada tarea, determina su fecha de inicio más temprana y su duración.

Paso 2: Determinar las Relaciones entre Actividades

Un diagrama de Gantt se utiliza para mostrar la relación entre actividades/tareas en un proyecto. Algunas actividades necesitan completarse antes de que puedas comenzar otra. Otras tareas no pueden terminar hasta que las tareas precedentes hayan terminado. Como ejemplo, si estás creando una placa de circuito impreso, necesitas terminar el diseño antes de enviarlo a fabricación de prototipos.

Hay varias actividades dependientes:

• actividades/tareas “secuenciales” o "lineales"
• “paralelas” (la actividad se puede realizar al mismo tiempo que otras actividades).

Muchas veces, no es necesario seguir la ‘secuencia’, pero a veces necesitas que otras actividades se terminen primero. Así que, por ejemplo, el diseño de tu circuito impreso podría comenzar antes de que se seleccione el fabricante del prototipo.

Cuando las actividades dependen de otras actividades, nota la relación entre ellas. Pero conoce cuáles actividades son paralelas y cuáles son secuenciales. Organizar el diagrama de Gantt dependerá de estas relaciones.

Nota que en los diagramas de Gantt, hay tres relaciones principales entre tareas secuenciales:

• Finalizar para Comenzar (FS)—Las actividades de Finalizar para Comenzar no pueden comenzar antes de que una actividad previa haya terminado. Sin embargo, pueden comenzar más tarde.
• Inicio a Inicio (SS)—Las actividades de Inicio a Inicio no pueden comenzar hasta que una actividad precedente comience. Sin embargo, pueden comenzar más tarde.
• Final a Final (FF)—Las actividades de Final a Final no pueden terminar antes de que una actividad precedente termine. Sin embargo, pueden terminar más tarde.
• Inicio a Fin (SF), un cuarto tipo, es muy raramente utilizado.

Paso 3: Ingresar TAREAS/Actividades en el Software

Si no desea dibujar su diagrama de Gantt a mano, hay numerosos software gratuitos disponibles en Internet. Algunos de estos, como Microsoft Project, están basados en la nube. Esto puede permitir que muchos trabajen en el documento simultáneamente. Algunos incluso están disponibles como plantillas para Excel.

Línea de Tiempo

La línea de tiempo utiliza las mismas entradas que un diagrama de Gantt pero muestra la información en una o una serie de líneas de tiempo, dibujadas a la escala del eje de tiempo.

Diagrama PERT

Un diagrama PERT presenta una ilustración gráfica de un proyecto como un diagrama de red consistente en nodos numerados (ya sean círculos o rectángulos) que representan eventos, o actividades del proyecto conectados por flechas (líneas direccionales) que representan actividades en el proyecto. La secuencia de tareas/actividades está indicada por las flechas.

Como en el Diagrama de Gantt, hay varias actividades dependientes:

• Dependencia de Eventos-actividades que deben completarse pero no requieren recursos ni tiempos
• Actividades Ficticias-estas se representan con flechas de líneas punteadas
• Asignación de Tiempo-números en los lados opuestos de los vectores

Si prefieres ilustrar claramente las dependencias de las tareas, entonces el Diagrama PERT puede hacerlo, pero a veces es mucho más difícil de interpretar. Muchas veces, los ingenieros utilizarán ambas técnicas.

Hay dos actividades para crear un Diagrama PERT:

Paso 1: Identificar Actividades/Tareas Esenciales:

Los diagramas PERT no proporcionan información útil a menos que incluyan todas las actividades necesarias para que un proyecto o fases del proyecto se completen. Todas estas actividades necesitan ser consideradas. Luego, para cada tarea, anota su fecha de inicio más temprana, estima el tiempo más corto posible que cada actividad tomará, la duración más probable, y el tiempo más largo. Una fórmula útil para estimar el tiempo para cada etapa del proyecto es:

• (tiempo más largo + tiempo más corto + 4 x tiempo probable) / 6

Los plazos irrealmente cortos suelen ser un problema en un buen gráfico PERT. Muchas veces, no es necesario seguir la 'secuencia', pero a veces puede ser necesario que otras actividades se terminen primero. Cuando las actividades dependen de otras actividades, anota la relación entre ellas. Pero es importante saber qué actividades son paralelas y cuáles son secuenciales.

Paso 2: Ingresar Actividades/Tareas en el Software:

Si no quieres dibujar tu gráfico PERT a mano, hay numerosos software gratuitos disponibles en Internet. Algunos de estos, como Microsoft Project, están basados en la nube. Esto puede permitir que muchos trabajen en el documento simultáneamente. Algunos incluso están disponibles como plantillas para Excel.

Cubriré los Diagramas de Afinidad en otro BLOG cuando te introduzca al proceso de "Figura de Mérito".

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