Progettazione Collaborativa in Cloud: Come Cambia la Collaborazione con il Cloud

In questa serie di post, daremo un'occhiata approfondita a come le soluzioni Cloud si inseriscono nella progettazione e nello sviluppo dei sistemi di schede. Ciò include dettagliare casi d'uso per l'approvvigionamento, la produzione, la qualità, il servizio e molti altri. Tuttavia, prima di intraprendere questo percorso, dobbiamo coprire alcune basi. Vedete, ci sono alcuni generalismi che si applicano in ciascuno di questi casi d'uso. Li dettaglieremo qui e li faremo riferimento lì.

Quindi, qual è il nostro generalismo per oggi? Prima, diamo un'occhiata a come cambia la collaborazione quando le tecnologie Cloud sono l'abilitatore. Successivamente, lo contrasteremo con una varietà di altri abilitatori tecnologici. Da dove iniziamo? L'email.

Email come Abilitatore della Collaborazione

Email. Tutti ce l'hanno.

Agisce come il minimo comune denominatore. Puoi facilmente allegare un file e inviarlo. Puoi sentirti sicuro che la persona che riceve l'email otterrà quell'allegato. C'è conforto in quella realtà.

Tuttavia, ci sono problemi seri nell'usare l'email come strumento di collaborazione. Ad esempio:

• Le email possono essere cancellate, sepolte o perse. Se ciò accade, non c'è nessun promemoria per il destinatario che qualcosa è andato storto. Serve una sorta di project manager affinché i collaboratori si rendano conto che qualcosa non ha funzionato.
• Gli allegati email possono anche diventare rapidamente obsoleti. Qualcuno potrebbe inviare un'email con un file allegato e poi modificare il file sul proprio computer. Ora i destinatari stanno lavorando con informazioni non aggiornate.
• Unire più modifiche simultanee richiede tempo. Una persona potrebbe inviare un'email con un allegato a cinque persone, chiedendo un feedback. Ogni destinatario di quel file apporta quindi delle modifiche e lo rimanda indietro. Il mittente originale deve ora incorporare manualmente cinque diversi set di modifiche.
• L'email non è sicura per la proprietà intellettuale. Le email, specialmente quelle come email interattive e email esterne, passano attraverso server intermedi. Tali email possono essere intercettate o hackerate, mettendo a rischio la tua proprietà intellettuale.

Ovviamente, questi problemi vanno dall'essere inconvenienti a minacciosi. Tuttavia, la conclusione è abbastanza semplice: l'email non è uno strumento ottimale per la collaborazione nonostante la sua ubiquità.

Servizi di Condivisione File come Abilitatori di Collaborazione

Non c'è dubbio: questo tipo di soluzione ha avuto un'impennata da quando è stata introdotta circa dieci anni fa. L'idea è incredibilmente attraente. Carichi un file sul servizio basato su Cloud. Lo condividi con qualcun altro tramite email. Loro vi accedono direttamente usando il proprio login.

Questo approccio ha vantaggi distinti rispetto all'email. Non c'è alcun allegato nel messaggio di posta elettronica. Ciò significa che è abbastanza sicuro. Il file è conservato in una posizione centralmente accessibile nel Cloud. Ciò significa che tutti, dentro e fuori l'azienda, possono accedervi facilmente.

Tuttavia, sorgono altri problemi quando si utilizza un servizio di condivisione file basato su Cloud per abilitare la collaborazione, inclusi i seguenti:

• L'approccio basato su file richiede ancora l'unione di molteplici modifiche simultanee. Scarichi il file invece di salvarlo dall'email. Eppure, si ha ancora lo stesso problema. Chiedere a cinque persone di esaminare porterà comunque a cinque file diversi in cui è necessario unire le modifiche.
• Non c'è un compito persistente per le persone. L'email è ancora il metodo per chiedere a qualcuno di fare qualcosa con il file. Quell'email di richiesta può comunque perdersi, essere cancellata o sepolta.
• Un file scaricato può diventare rapidamente obsoleto. La persona che ha originariamente caricato il file può caricarne un altro aggiornato. Tuttavia, se qualcuno ha scaricato l'originale, non saprà che è obsoleto senza un avviso, e molti servizi non inviano una tale email di notifica. Come con gli allegati di posta elettronica, c'è il pericolo che le persone possano lavorare con informazioni errate.

Come puoi vedere, i servizi di condivisione file basati su Cloud affrontano uno o due dei problemi legati all'uso della posta elettronica per la collaborazione, ma ci sono molti punti critici.

Soluzioni Enterprise On-Premise come Abilitatore di Collaborazione

Ora, eccoci qui. Le soluzioni enterprise di grandi dimensioni risolveranno sicuramente questo problema. Giusto?

L'idea qui è che software server come la Gestione del Ciclo di Vita del Prodotto (PLM) o la Pianificazione delle Risorse d'Impresa (ERP) vengano installati all'interno di un'azienda. Queste piattaforme software possono contenere file e più informazioni sui sistemi di schede.

Questi sistemi affrontano un certo numero di carenze della posta elettronica e dei servizi di condivisione file. Tuttavia, persistono numerosi problemi. Ad esempio:

• L'accesso dall'esterno dell'azienda è difficile. Tali sistemi si trovano dietro il firewall di un'azienda. Per fornire accesso a fornitori e clienti, spesso è necessario impostare una sorta di server intermediario nella DMZ (le terre selvagge di Internet). Poi è necessario sincronizzare solo alcuni pezzi di informazioni avanti e indietro. Richiede sforzo e IT aziendale.
• I progetti sono ancora basati su file. Questi sistemi possono agire come un'unica fonte di verità, offrendo l'ultima versione di un file a chiunque vi acceda. Tuttavia, il punto di fallimento è che i file vengono ancora passati. È ancora necessario unire più modifiche simultanee da molte persone.

Questi sistemi offrono una vera promessa. Ma è importante riconoscere i loro difetti e pianificare di conseguenza.

Soluzioni basate su Cloud come abilitatore di collaborazione

Aspetta. Hai ragione. Questo suona familiare. I servizi di condivisione di file basati su cloud e le soluzioni basate su cloud sono entrambi nel Cloud. Tuttavia, c'è una differenza significativa e fondamentale: le soluzioni basate su cloud non hanno file. Questa differenza potrebbe sembrare semplice e insignificante. Ma è una grossa questione. Lascia che ti spieghi.

Nelle soluzioni basate su Cloud, le persone invitano altre persone alla progettazione, al documento o ad altro. Per accedere a quella cosa, queste altre persone la aprono nel loro browser invece di scaricarla e aprirla in un'applicazione software. Nelle vere soluzioni basate su Cloud, più persone possono aprire quella stessa cosa simultaneamente. Questo significa che possono vedersi a vicenda nel contesto di quella cosa.

Ora, il modo in cui queste soluzioni Cloud funzionano ha alcune implicazioni interessanti.

• Le modifiche da parte di più persone avvengono su una cosa simultaneamente. Poiché tutti accedono alla stessa cosa, che esiste nel Cloud, le loro modifiche e suggerimenti avvengono simultaneamente all'interno di quella stessa cosa.
• Le persone vedono le modifiche degli altri istantaneamente. Poiché tutti accedono alla stessa cosa simultaneamente e ricevono aggiornamenti istantaneamente, tutti possono vedere le modifiche degli altri in tempo reale.

Conclusioni

Nei futuri post, torneremo su questo argomento più volte. È centrale per il valore che molte organizzazioni possono trarre da una soluzione che supporta lo sviluppo di sistemi di schede nel Cloud. La collaborazione è stata a lungo estremamente dolorosa. E anche se molti potrebbero non saperlo ancora, la collaborazione nel Cloud offre molti vantaggi.