Achatando Seu Fluxo de Trabalho: Um Guia para o Gerenciamento de Projetos em Estilo "Flat"

À medida que as organizações planas se tornam mais populares, também se tornam os métodos e processos que as acompanham. Este blog discute não a estrutura organizacional plana em si, mas como uma organização plana funciona dentro da arena de gerenciamento de projetos. Os princípios de gerenciamento de projetos aprendidos de uma organização plana podem ser adotados nas empresas mais planas até as organizações mais estruturadas hierarquicamente.

Ser “plano” é moderno, mas por que eu deveria fazer isso?

Você pode estar se perguntando, “por que eu estaria interessado em gerenciamento de projetos plano?” Para o gerente de projetos, a resposta é simples: menos delegação, menos solicitações de status e menos supervisão. Isso se traduz em mais tempo para você se concentrar nas coisas que ama... a menos que você realmente goste de ser um mestre de tarefas (e se for o caso, você deveria parar de ler aqui). Para quem está sendo gerenciado, também é bastante claro: por que você precisaria ter um superior constantemente no seu pé por status e “aconselhando” como fazer seu trabalho corretamente? Novamente, se você realmente gosta disso, então este pode não ser o estilo certo para você. A ideia aqui é que os gerentes precisam de menos gerenciamento e todos os outros têm a autonomia e a liberdade de realizar seu trabalho como querem, sem serem incomodados.

Os Pré-requisitos

Antes de começar com o processo em si, existem três pré-requisitos principais para realmente fazer isso funcionar: Confiança, Transparência e Comunicação.

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Figura 1. Confiança, Transparência, Comunicação

Confiança: Confiar um no outro é chave para uma estrutura de projeto plana bem-sucedida

Transparência: A necessidade de todos serem completamente abertos sobre o que estão fazendo. Isso pode ser feito comunicando seu trabalho por meio de alguns dos seguintes meios:

1. Commits de código
2. Páginas Wiki
3. Sistemas de rastreamento de problemas
4. Máquina de expresso (ou seja, o novo ponto de encontro)

Comunicação: Todos precisam ter a capacidade de se comunicar uns com os outros e devem ser encorajados a fazer isso.

Quando há confiança, há transparência. Quando há transparência, as pessoas começam a se sentir seguras. Quando as pessoas se sentem seguras e são encorajadas a serem abertas sobre seu trabalho, a comunicação simplesmente acontece naturalmente.

Implementação

Agora que cobrimos os pré-requisitos, podemos discutir a implementação da gestão de projetos plana.

O Líder do Projeto: "Mas eu pensei que ninguém é o chefe em uma estrutura plana?" Embora verdadeiramente ninguém seja necessário para engajar em "comando e controle", é importante ter um facilitador. Pense no líder do projeto como um maestro que garante que todos estejam em sintonia e tocando no mesmo ritmo.

Objetivos e Metas Claras: Os objetivos do projeto devem ser claramente comunicados desde o início do projeto. Perguntas como, “Qual é o nosso objetivo? O que estamos tentando alcançar? Quem quer esse widget de qualquer forma?” precisam ser definidas e um espaço Wiki é o lugar perfeito para fazer isso.

Requisitos e responsabilidades: Seja o líder do projeto ou o marketing, os requisitos precisam ser documentados, caso contrário, o caos pode surgir em um estilo de gestão de projeto horizontal. Sem uma direção clara, o "chefe" pode facilmente intervir e recolher os pedaços em um ambiente normal. Em um ambiente horizontal, as pessoas podem facilmente se perder sem requisitos claramente definidos. Em um sistema de rastreamento de problemas, como o Jira, esses requisitos podem ser capturados como Tarefas ou Histórias. A prática padrão seria o líder do projeto atribuir as tarefas aos indivíduos. Em um ambiente de trabalho mais horizontal, uma lista de tarefas não atribuídas seria apresentada à equipe, onde eles poderiam autoatribuir essas tarefas a si mesmos (ou a outros). Esse sistema (ou seja, onde todas as tarefas são apresentadas) pode ser tão simples quanto uma planilha Excel compartilhada ou tão moderno quanto um quadro Kanban. Uma vez configurado, todos podem visualizar e acompanhar o status do projeto inteiro sem ser o chefe.

Repositório centralizado de design: Um repositório centralizado de design é fundamental para criar e manter esse estilo de gerenciamento de projetos. Não há um acúmulo ou status constante do design de cada membro da equipe para um “chefe”. Se as pessoas não conseguem visualizar o trabalho umas das outras, então não há verificações e equilíbrios. Cada membro da equipe é uma verificação para o outro. No mundo do Software, isso é formalmente feito criando uma Solicitação de Pull e tendo seus colegas de trabalho verificando seu trabalho por meio de uma revisão de código (em vez do chefe atuar como o guardião). Na captura esquemática ou layout, isso também pode ser alcançado por um processo semelhante. Este blog discute o comprometimento do seu design em um repositório Git (ou seja, o novo “SVN” ou “CVS”). Neste caso, seguiria-se a mesma prática de Engenharia de Software de se comprometer com uma branch de desenvolvimento e então emitir uma Solicitação de Pull. Para mais informações sobre este tópico, você pode consultar o tutorial do Git da Atlassian sobre como fazer solicitações de pull.

Exemplo: Um Widget de Sistema Embarcado

Neste exemplo, você pode ver que configuramos um pequeno projeto contendo diferentes requisitos que compõem um widget de sistema embutido. O projeto, neste caso, é um Epic contendo requisitos para construir uma placa de "LED Piscante".

Figura 2. Um Epic contendo os requisitos de design para construir uma “PCB de LED Piscante e Sofisticado”

Neste espaço de projeto, temos “componentes” mecânicos, elétricos e de software, nos quais cada um desses componentes é atribuído a um líder de componente.

Figura 3. Uma visão de todos os componentes e líderes de componentes para o projeto

Figura 4. Um exemplo de uma tarefa contendo múltiplos componentes

O responsável pela parte elétrica está usando Altium e enviando seu código para o servidor Git (Bitbucket, neste caso).

Figura 5. Commits do Git do design esquemático

Os engenheiros de software e mecânica fazem o mesmo. Neste projeto específico, existem apenas três membros da equipe, mas poderia conter inúmeros membros da equipe, desde que haja um líder de componente (ou seja, alguém que é responsável por aquela parte do projeto).

Este espaço wiki permite que uma conversa ocorra entre todos os usuários que estão participando das fases de conceito do produto, implementação ou verificação.

Figura 6. Uma página wiki contendo informações sobre o produto (incluindo tarefas)

Seja uma planilha, lista de tarefas, página wiki ou uma sequência de e-mails, é importante para o facilitador do projeto e o restante da equipe ter a capacidade de visualizar tudo o que está acontecendo dentro do projeto. Isso permite que todos sejam responsabilizados uns pelos outros e não por um único gerente. Dentro da nossa empresa, descobrimos que o quadro Kanban é a melhor maneira de visualizar toda a atividade do projeto.

Figura 7. Um quadro Kanban contendo as tarefas do projeto exemplo

Finalmente, se um membro da equipe encontrar uma lacuna, ele deve se sentir empoderado para criar tarefas e atribuí-las a outros colegas de equipe sem qualquer hesitação. Talvez eles tenham encontrado um bug ou apenas precisem de um hardware extra para apoiar a implementação do software - independentemente, eles precisam se sentir confortáveis para tomar a iniciativa e fazer essa solicitação de forma lateral, em vez de top-down.

Conclusão

A micromanagement tornou-se algo ultrapassado. Gerenciar um projeto de maneira horizontal em vez de vertical não só se tornou popular, mas também alivia a pressão sobre todos. O gerente de projeto foca menos em perseguir status e os designers passam menos tempo gerando esses relatórios de status. Este artigo expôs os princípios por trás de uma abordagem de estilo horizontal para a gestão de projetos e como essa implementação se parece. Não é necessário achatar toda a estrutura corporativa para adotar uma abordagem de estilo horizontal à gestão de projetos - basta adotar os princípios mencionados acima e mergulhar de cabeça.

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