Этика в децентрализованной среде закупок

И покупатели, и продавцы несут ответственность за этичное поведение.

Как опытный и сертифицированный специалист по закупкам, я придерживаюсь принципов и стандартов поведения в области управления закупками Института Supply Management.

Но это не значит, что все остальные делают то же самое.

Я работал с покупателями, планировщиками и даже менеджерами по закупкам, которые нарушали корпоративные этические правила и принимали поездки, подарки и деньги от поставщиков, стремящихся заручиться их благосклонностью. Один из покупателей даже оставлял свой багажник открытым в течение двух недель перед Рождеством, чтобы поставщику было не нужно заходить в офис с подарками. И да, некоторые с обеих сторон потеряли работу, когда их поймали.

Эти случаи заставляют меня беспокоиться о том, что происходит с этикой, как на стороне покупки, так и на стороне продажи, в условиях развивающейся децентрализации закупок в инженерию, НИОКР и даже такие области, как маркетинг и управление персоналом. Я работал с некоторыми, у кого было устаревшее представление о том, что любой, кто выступает в роли покупателя, «заслуживает» какого-то подарка, или хуже того, при размещении заказа у нового или существующего поставщика.

Такой подход к деловым отношениям сегодня не имеет места быть.

Когда в закупочную деятельность вовлечены неспециалисты в области закупок, могут возникать этические проблемы из-за недостатка понимания, знаний или опыта в практике закупок. С ростом децентрализации процессов закупок, когда полномочия по принятию решений распределяются между различными отделами и лицами, обеспечение этики в отношениях с поставщиками становится еще более критичным.

Этичное поведение обеспечивает справедливое отношение к поставщикам, способствуя долгосрочным партнерским отношениям на основе доверия и взаимного уважения. Это снижает риск неэтичных практик со стороны покупателя, таких как взяточничество, коррупция или сговор, которые могут подорвать репутацию организации и привести к юридическим последствиям. Кроме того, этические практики закупок обычно соответствуют целям корпоративной социальной ответственности, позволяя организациям способствовать устойчивому развитию и социальному воздействию через свои отношения с поставщиками.

Вот некоторые вопросы, на которые стоит обратить внимание в децентрализованной модели закупок.

Ответственность. Каждый участник процесса закупок должен понимать свои обязанности и нести ответственность за свои действия. Это можно достичь с помощью регулярных программ обучения, четких политик и процедур, а также формирования этических руководств, которые определяют и укрепляют ожидаемое поведение. Поставщики также должны нести ответственность.

Мониторинг и аудит. Регулярный мониторинг и аудит являются существенными для оценки эффективности этических практик. Организации должны оценивать соответствие поставщиков этическим стандартам, проводить периодические финансовые аудиты и внедрять корректирующие действия. Постоянный мониторинг не только обеспечивает ответственность, но и предоставляет возможности для укрепления приверженности организации этическим отношениям с поставщиками.

Несоблюдение политик закупок. Если персонал, не занимающийся закупками, недостаточно хорошо разбирается в политиках и руководствах по закупкам и управлению поставками, он может непреднамеренно нарушить правила и регламенты закупок компании. Это может включать в себя необоснованное предпочтение определенных поставщиков или совершение несанкционированных покупок у неодобренных или неквалифицированных поставщиков, что приводит к этическим нарушениям и правовым последствиям.

Недостаточная оценка поставщиков. Персонал, не занимающийся закупками, может не иметь необходимого опыта и ресурсов для эффективной оценки и выбора поставщиков. Это может привести к плохому выбору поставщиков на основе недостаточной добросовестности, что ведет к поставке товаров или услуг низкого качества, потенциальным этическим проблемам или увеличению рисков в цепочке поставок.

Неправильное использование полномочий. Персонал, не занимающийся закупками, может неправильно использовать свои полномочия или заниматься неэтичными практиками, такими как принятие подарков или благодарностей от поставщиков, оказание недолжного влияния или проявление фаворитизма. Эти действия могут подорвать целостность процесса закупок, подорвать честную конкуренцию и разрушить доверие.

Существует несколько способов, которыми компании могут решить проблемы, связанные с децентрализацией.

• Предоставить всестороннее обучение и образование по политикам закупок, этике и лучшим практикам для персонала, не занимающегося закупками. Это постоянное обучение должно проводиться руководством организации закупок.
• Установить четкие руководства и процессы для деятельности по закупкам и обеспечить их хорошее понимание и осведомленность всеми задействованными сотрудниками. Эти принципы должны быть частью кодекса этики компании.
• Внедрить надлежащие механизмы надзора и мониторинга для выявления и решения любых потенциальных этических проблем. Закон о представительстве предусматривает, что окончательная ответственность за расходование денег компании лежит на закупках.
• Способствовать культуре прозрачности, ответственности и соблюдения этических стандартов во всей организации.
• Содействовать сотрудничеству и коммуникации между персоналом, занимающимся и не занимающимся закупками, для обеспечения общего понимания этических практик и соблюдения установленных руководств.
• Покупать товары у одобренных, уполномоченных и компетентных источников поставок. Избегать брокеров, представителей производителей и неавторизованных дистрибьюторов. Отдел закупок контролирует список одобренных поставщиков (AVL).
• Убедиться, что поставщики понимают этические стандарты компании и что нарушение может привести к дисквалификации.