Инструменты управления проектами

Моя первая возможность использовать методику управления проектами была связана с диаграммой Ганта в рамках моего выпускного проекта по инженерии в колледже. В то время все делалось вручную. Сегодня множество программных пакетов предлагают ее вместе с другими методиками визуализации проектов (Рисунок 1):

• Диаграмма Ганта
• Диаграмма PERT
• Анализ критического пути
• Диаграммы аффинных связей
• Анализ разрывов
• Временная шкала

Рисунок 1. Некоторые инструменты визуализации, используемые для управления проектами [1].

Независимо от вашей работы, в какой-то момент своей карьеры вам может потребоваться управлять проектом или активно участвовать в нем. Время, потраченное на изучение навыков управления проектами, окупится с лихвой.

Завершение проектов в срок и в рамках бюджета будет одним из ваших лучших достижений. И когда вы знаете, как организовывать, планировать и делегировать задачи, вы делаете себя более заметным для продвижения по службе.

Диаграмма Ганта

Одним из наиболее используемых инструментов является диаграмма Ганта, и вам необходимо собрать все действия, связанные с вашим проектом. В рамках этого процесса вы определите, кто будет ответственным за каждую задачу, сколько времени займет каждая задача и с какими проблемами может столкнуться ваша команда. Это детальное обдумывание помогает вам убедиться, что график выполним, что правильные люди назначены на каждую задачу, и что у вас есть планы на случай возможных проблем до начала работы. Действия, перечисленные в моем блоге «Решение проблем», помогут вам собрать все аспекты проекта и оценить минимальное время и какие действия необходимо выполнить до начала других.

В конечном итоге вы можете использовать их (диаграммы Ганта) для информирования вашей команды и вашего начальника о прогрессе. Все, что требуется, - это простое обновление для отображения изменений и того, как это может изменить или повлиять на ключевые задачи или критический путь. Процесс создания диаграммы Ганта включает:

Шаг 1: Определение основных задач и действий

Диаграммы Ганта не предоставляют полезной информации, если они не включают все действия, необходимые для завершения проекта или этапов проекта. Поэтому, для начала, перечислите все эти действия. Для каждой задачи определите самую раннюю дату начала и ее продолжительность.

Шаг 2: Определение взаимосвязей между действиями

Диаграмма Ганта используется для отображения взаимосвязи между действиями/задачами в проекте. Некоторые действия необходимо завершить, прежде чем вы сможете начать другое. Другие задачи не могут быть завершены, пока не завершены предшествующие задачи. Например, если вы создаете печатную плату, вам нужно завершить дизайн, прежде чем отправлять его на изготовление прототипа.

Существует несколько зависимых действий:

• «последовательные» или «линейные» действия/задачи
• «параллельные» (действие может быть выполнено одновременно с другими действиями).

Зачастую не обязательно следовать «последовательности», но иногда вам может потребоваться, чтобы другие действия были завершены первыми. Так, например, дизайн вашей печатной платы может начаться до выбора изготовителя прототипа.

Когда действия зависят от других действий, отметьте взаимосвязь между ними. Но знайте, какие действия параллельные, а какие последовательные. Организация диаграммы Ганта будет зависеть от этих взаимосвязей.

Обратите внимание, что на диаграммах Ганта существуют три основные взаимосвязи между последовательными задачами:

• Завершение-Начало (FS) — действия Завершение-Начало не могут начаться, пока предыдущее действие не будет завершено. Однако они могут начаться позже.
• Начало-к-Началу (SS) — Действия типа Начало-к-Началу не могут начаться до того, как начнется предшествующее действие. Однако они могут начаться позже.
• Завершение-к-Завершению (FF) — Действия типа Завершение-к-Завершению не могут завершиться до того, как завершится предшествующее действие. Однако они могут завершиться позже.
• Начало-к-Завершению (SF), четвертый тип, используется очень редко.

Шаг 3: Ввод ЗАДАЧ/Действий в Программное Обеспечение

Если вы не хотите рисовать диаграмму Ганта вручную, в Интернете доступно множество бесплатных программ. Некоторые из них, например, Microsoft Project, основаны на облачных технологиях. Это позволяет одновременно работать над документом многим пользователям. Некоторые даже доступны в виде шаблонов для Excel.

Временная Шкала

Временная шкала использует те же входные данные, что и диаграмма Ганта, но отображает информацию на одной или серии временных шкал, нарисованных в масштабе временной оси.

Диаграмма PERT

Диаграмма PERT представляет собой графическое изображение проекта в виде сетевой диаграммы, состоящей из пронумерованных узлов (кругов или прямоугольников), представляющих события или действия проекта, соединенных стрелками (направленными линиями), которые представляют действия в проекте. Последовательность задач/действий указывается стрелками.

Как и в диаграмме Ганта, существует несколько зависимых действий:

• Зависимость событий - действия, которые должны быть выполнены, но не требуют ресурсов или времени
• Фиктивные действия - они представлены стрелками с пунктирными линиями
• Распределение времени - числа на противоположных сторонах векторов

Если вы предпочитаете четко иллюстрировать зависимости задач, то диаграмма PERT может это сделать, но иногда её труднее интерпретировать. Инженеры часто используют обе техники.

Для создания диаграммы PERT необходимо выполнить два действия:

Шаг 1: Определить основные действия/задачи:

Диаграммы PERT не дают полезной информации, если они не включают все действия, необходимые для завершения проекта или его этапов. Все эти действия нужно учитывать. Затем для каждой задачи отметьте самую раннюю дату начала, оцените самое короткое возможное время, которое займет каждое действие, наиболее вероятную продолжительность и самое долгое время. Полезная формула для оценки времени на каждом этапе проекта:

• (самое долгое время + самое короткое время + 4 x наиболее вероятное время) / 6

Нереалистично короткие сроки обычно становятся проблемой для хорошей диаграммы PERT. Часто не обязательно следовать "последовательности", но иногда может потребоваться, чтобы другие действия были завершены первыми. Когда действия зависят от других действий, отметьте взаимосвязь между ними. Но знайте, какие действия параллельны, а какие последовательны.

Шаг 2: Ввод действий/задач в программное обеспечение:

Если вы не хотите рисовать свою диаграмму PERT вручную, в Интернете доступно множество бесплатных программ. Некоторые из них, например, Microsoft Project, основаны на облачных технологиях. Это позволяет многим одновременно работать над документом. Некоторые даже доступны в виде шаблонов для Excel.

Я расскажу о диаграммах аффинити в другом БЛОГЕ, когда представлю вам процесс "Figure of Merit".

Хотите узнать больше о том, как Altium может помочь вам с вашим следующим проектом печатной платы? Обратитесь к эксперту в Altium. Чтобы разработать лучшие печатные платы, вам нужна лучшая программа для ПП, вам нужен Altium Designer^® для улучшения управления вашим проектом.