Thiết kế Hợp tác Đám mây: Sự Thay đổi trong Hợp tác với Đám mây

Trong loạt bài này, chúng ta sẽ xem xét kỹ lưỡng cách các giải pháp đám mây đóng vai trò trong thiết kế và phát triển các hệ thống bảng mạch. Điều đó bao gồm việc chi tiết các trường hợp sử dụng trong mua sắm, sản xuất, chất lượng, dịch vụ và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, trước khi đi theo con đường đó, chúng ta cần đề cập đến một số kiến thức cơ bản. Bạn thấy đấy, có một số quy tắc chung áp dụng cho từng trường hợp sử dụng này. Chúng tôi sẽ chi tiết chúng ở đây và tham khảo chúng ở đó.

Vậy, quy tắc chung của chúng ta cho hôm nay là gì? Trước hết, hãy xem sự hợp tác thay đổi như thế nào khi các công nghệ đám mây là công cụ hỗ trợ. Tiếp theo, chúng ta sẽ so sánh nó với một loạt các công cụ công nghệ khác. Bắt đầu từ đâu? Email.

Email như một công cụ hỗ trợ hợp tác

Email. Ai cũng có nó.

Nó hoạt động như một mẫu số chung thấp nhất. Bạn có thể dễ dàng đính kèm tệp và gửi đi. Bạn có thể cảm thấy tự tin rằng người nhận email sẽ nhận được tệp đính kèm đó. Đó là sự an ủi từ thực tế đó.

Tuy nhiên, có những vấn đề nghiêm trọng khi sử dụng email như một công cụ hợp tác. Ví dụ:

• Email có thể bị xóa, bị chôn vùi hoặc bị mất. Nếu điều đó xảy ra, sẽ không có lời nhắc cho người nhận rằng có điều gì đó không ổn đã xảy ra. Cần một loại người quản lý dự án nào đó để những người hợp tác nhận ra rằng đã có sự cố xảy ra.
• Các tệp đính kèm email cũng có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Ai đó có thể gửi một email kèm theo tệp và sau đó thay đổi tệp trên máy tính của họ. Bây giờ những người nhận đang làm việc với thông tin lỗi thời.
• Việc hợp nhất nhiều thay đổi đồng thời rất tốn thời gian. Một người có thể gửi một email kèm theo tệp cho năm người, yêu cầu phản hồi. Mỗi người nhận tệp đó sau đó thực hiện các thay đổi và gửi lại. Người gửi ban đầu giờ phải thủ công kết hợp năm bộ thay đổi khác nhau.
• Email không an toàn cho tài sản trí tuệ. Các email, đặc biệt là những email tương tác email tương tác và email bên ngoài, truyền qua các máy chủ trung gian. Những email như vậy có thể bị chặn hoặc bị hack, đặt tài sản trí tuệ của bạn vào nguy cơ.

Rõ ràng, những vấn đề này dao động từ bất tiện đến đe dọa. Tuy nhiên, điều cần rút ra rất đơn giản: email không phải là công cụ tuyệt vời cho sự hợp tác mặc dù nó rất phổ biến.

Dịch vụ Chia sẻ Tệp như một Công cụ Hỗ trợ Hợp tác

Không còn nghi ngờ gì nữa: loại giải pháp này đã bùng nổ kể từ khi được giới thiệu khoảng mười năm trước. Ý tưởng này vô cùng hấp dẫn. Bạn tải tệp lên dịch vụ dựa trên đám mây. Bạn chia sẻ nó với người khác qua email. Họ truy cập trực tiếp bằng tài khoản của riêng họ.

Cách tiếp cận này có những lợi thế rõ rệt so với email. Không có tệp đính kèm trong email. Điều đó có nghĩa là nó khá an toàn. Tệp được lưu trữ ở một vị trí trung tâm có thể truy cập trên đám mây. Điều đó có nghĩa là mọi người trong và ngoài công ty đều có thể dễ dàng truy cập nó.

Tuy nhiên, các vấn đề khác phát sinh khi sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp dựa trên đám mây để hỗ trợ hợp tác, bao gồm những vấn đề sau:

• Cách tiếp cận dựa trên tệp vẫn yêu cầu hợp nhất nhiều thay đổi đồng thời. Bạn tải tệp xuống thay vì lưu nó từ email. Tuy nhiên, bạn vẫn gặp vấn đề tương tự. Yêu cầu năm người xem xét vẫn sẽ dẫn đến năm tệp khác nhau và bạn phải hợp nhất các thay đổi.
• Không có tác vụ liên tục cho mọi người. Email vẫn là phương pháp yêu cầu ai đó làm gì đó với tệp. Email yêu cầu đó vẫn có thể bị mất, xóa hoặc bị chôn vùi.
• Một tệp đã tải xuống có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Người ban đầu đã tải tệp lên có thể tải lên một tệp cập nhật khác. Tuy nhiên, nếu ai đó đã tải xuống tệp gốc, họ sẽ không biết nó đã lỗi thời nếu không được thông báo, và nhiều dịch vụ không gửi email thông báo như vậy. Cũng như tệp đính kèm email, có nguy cơ mọi người có thể làm việc với thông tin sai lệch.

Như bạn có thể thấy, dịch vụ chia sẻ tệp dựa trên đám mây giải quyết một hoặc hai vấn đề khi sử dụng email để hợp tác, nhưng vẫn còn nhiều điểm bất cập.

Giải pháp Doanh nghiệp Tại Chỗ như một Công cụ Hỗ trợ Hợp tác

Vậy là chúng ta bắt đầu. Các giải pháp doanh nghiệp lớn chắc chắn sẽ giải quyết vấn đề này. Đúng không?

Ý tưởng ở đây là các phần mềm máy chủ như Quản lý Vòng đời Sản phẩm (PLM) hoặc Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP) được cài đặt trong công ty. Các nền tảng phần mềm này có thể lưu trữ tệp và nhiều thông tin hơn về hệ thống bảng mạch.

Những hệ thống này giải quyết một số hạn chế của email và dịch vụ chia sẻ tệp. Tuy nhiên, nhiều vấn đề vẫn tồn tại. Ví dụ:

• Việc truy cập từ bên ngoài công ty là khó khăn. Các hệ thống này nằm sau tường lửa của công ty. Để cung cấp quyền truy cập cho nhà cung cấp và khách hàng, bạn thường phải thiết lập một loại máy chủ trung gian nào đó trong DMZ (vùng không gian mạng). Sau đó, bạn phải đồng bộ chỉ một số phần thông tin nhất định qua lại. Điều này đòi hỏi nỗ lực và sự hỗ trợ từ bộ phận IT của công ty.
• Các thiết kế vẫn dựa trên tệp tin. Những hệ thống này có thể hoạt động như một nguồn sự thật duy nhất, cung cấp phiên bản mới nhất của tệp cho bất kỳ ai truy cập. Tuy nhiên, điểm thất bại là các tệp vẫn được truyền qua lại. Bạn vẫn phải hợp nhất nhiều thay đổi đồng thời từ nhiều người.

Những hệ thống này mang lại tiềm năng thực sự. Nhưng điều quan trọng là nhận ra các lỗi của chúng và lập kế hoạch phù hợp.

Giải pháp dựa trên Đám mây như một Công cụ Hỗ trợ Hợp tác

Đợi đã. Bạn đúng. Điều này nghe có vẻ quen thuộc. Các dịch vụ chia sẻ tệp trên đám mây và các giải pháp dựa trên đám mây đều trên Đám mây. Tuy nhiên, có một sự khác biệt đáng kể và cơ bản: các giải pháp dựa trên Đám mây không có tệp. Sự khác biệt đó nghe có vẻ đơn giản và không quan trọng. Nhưng đó là một sự thay đổi lớn. Để tôi giải thích.

Trong các giải pháp dựa trên đám mây, mọi người mời người khác tham gia vào thiết kế hoặc tài liệu hoặc một cái gì đó khác. Để truy cập thứ đó, những người khác mở nó lên trong trình duyệt của họ thay vì tải xuống và mở trong một ứng dụng phần mềm. Trong các giải pháp đám mây thực sự, nhiều người có thể mở cùng một thứ đồng thời. Điều này có nghĩa là họ có thể thấy nhau trong bối cảnh của thứ đó.

Bây giờ, cách các giải pháp Đám mây hoạt động mang lại một số ý nghĩa thú vị.

• Các thay đổi từ nhiều người xảy ra trên một thứ đồng thời. Vì mọi người đều truy cập cùng một thứ, tồn tại trên Đám mây, nên các thay đổi và đề xuất của họ xảy ra đồng thời trong một thứ đó.
• Mọi người thấy thay đổi của nhau ngay lập tức. Vì mọi người đều truy cập cùng một thứ đồng thời và nhận được các cập nhật tức thì, nên mọi người đều có thể thấy những thay đổi của nhau trong thời gian thực.

Điểm rút ra

Trong các bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ liên tục đề cập đến chủ đề này. Đây là cốt lõi của giá trị mà nhiều tổ chức có thể đạt được từ một giải pháp hỗ trợ phát triển hệ thống bảng mạch trên Đám mây. Sự hợp tác từ lâu đã vô cùng khó khăn. Và mặc dù nhiều người có thể chưa nhận ra, nhưng hợp tác trên Đám mây mang lại rất nhiều lợi ích.