Ética en un entorno de adquisiciones descentralizado

Tanto compradores como vendedores son responsables del comportamiento ético.

Como profesional de compras experimentado y certificado, sigo los Principios y Estándares de Conducta en la Gestión de Suministros del Instituto de Gestión de Suministros.

Pero eso no significa que todos los demás lo hagan.

He trabajado con compradores, planificadores e incluso gerentes de adquisiciones que despreciaban las reglas éticas de la empresa y aceptaban viajes, regalos y dinero en efectivo de proveedores que buscaban ganar favor. Un comprador incluso dejaba el maletero de su coche abierto durante las dos semanas antes de Navidad para ahorrarle al proveedor la molestia de entrar a la oficina con sus regalos. Y sí, algunos de ambos lados perdieron sus trabajos al ser descubiertos.

Esos casos me llevan a preocuparme por lo que sucede con la ética, tanto en el lado de la compra como en el de la venta, en la descentralización evolutiva de las adquisiciones hacia la ingeniería, I+D y hasta áreas como marketing y recursos humanos. He trabajado con algunos con la percepción anticuada de que cualquiera que actúe como comprador 'merece' algún tipo de regalo, o peor aún, al realizar un pedido con un proveedor nuevo o existente.

Este quid pro quo no tiene lugar en los negocios hoy en día.

Cuando el personal no relacionado con las adquisiciones participa en actividades de adquisición, pueden surgir desafíos éticos debido a la falta de comprensión, conocimiento o experiencia en prácticas de adquisición. Con el aumento de los procesos de adquisición descentralizados, donde la autoridad de toma de decisiones se dispersa entre varios departamentos e individuos, asegurar la ética relacionada con los proveedores se vuelve aún más crítico.

La conducta ética asegura un trato justo de los proveedores, fomentando asociaciones a largo plazo basadas en la confianza y el respeto mutuo. Reduce el riesgo de prácticas no éticas en el lado de la compra, como el soborno, la corrupción o la colusión, que pueden manchar la reputación de una organización y resultar en consecuencias legales. Y, las prácticas de adquisición éticas generalmente se alinean con los objetivos de responsabilidad social corporativa, permitiendo a las organizaciones promover la sostenibilidad y el impacto social a través de sus relaciones con proveedores.

Aquí hay algunos problemas a tener en cuenta en un modelo de adquisición descentralizado.

Responsabilidad. Cada individuo involucrado en el proceso de adquisición debe entender sus responsabilidades y ser responsable de sus acciones. Esto se puede lograr a través de programas de capacitación regulares, políticas y procedimientos claros, y la formación de directrices éticas que identifiquen y refuercen los comportamientos esperados. Los proveedores también deben ser responsables.

Monitoreo y Auditoría. El monitoreo y la auditoría regulares son esenciales para evaluar la efectividad de las prácticas éticas. Las organizaciones deben evaluar el cumplimiento de los proveedores con los estándares éticos, realizar auditorías financieras periódicas e implementar acciones correctivas. El monitoreo continuo no solo asegura la responsabilidad, sino que también ofrece oportunidades para fortalecer el compromiso de la organización con las relaciones éticas con los proveedores.

Incumplimiento de las Políticas de Adquisición. Si el personal no especializado en adquisiciones no está bien versado en las políticas y directrices de adquisición y gestión de suministros, pueden violar inadvertidamente las reglas y regulaciones de adquisición de la empresa. Esto puede incluir favorecer a ciertos proveedores sin justificación o realizar compras no autorizadas de proveedores no aprobados o no calificados, lo que lleva a violaciones éticas e implicaciones legales.

Evaluación Inadecuada de Proveedores. El personal no especializado en adquisiciones puede carecer de la experiencia y los recursos para evaluar y seleccionar proveedores de manera efectiva. Esto puede resultar en malas elecciones de proveedores basadas en una diligencia debida inadecuada, lo que lleva a productos o servicios subestándares, posibles problemas éticos o un aumento de los riesgos en la cadena de suministro.

Uso Inadecuado de la Autoridad. El personal no especializado en adquisiciones puede hacer un mal uso de su autoridad o participar en prácticas no éticas, como aceptar regalos o gratificaciones de proveedores, ejercer una influencia indebida o participar en favoritismos. Estas acciones pueden comprometer la integridad del proceso de adquisición, socavar la competencia justa y erosionar la confianza.

Existen varias maneras en que las empresas pueden abordar los problemas pertinentes a la descentralización.

• Proporcionar formación y educación integral sobre políticas de adquisición, ética y mejores prácticas al personal no especializado en adquisiciones. Esta formación continua debe ser realizada por el liderazgo de la organización de adquisiciones.
• Establecer directrices y procesos claros para las actividades de adquisición y asegurar que sean bien comunicados y entendidos por todo el personal involucrado. Estos principios deben ser parte del código de ética de la empresa.  
• Implementar mecanismos adecuados de supervisión y monitoreo para detectar y abordar cualquier posible problema ético. La ley de agencia establece que la responsabilidad última de gastar el dinero de la empresa recae en las adquisiciones.
• Fomentar una cultura de transparencia, responsabilidad y adherencia a los estándares éticos en toda la organización.
• Fomentar la colaboración y comunicación entre el personal de adquisiciones y el no especializado en adquisiciones para asegurar un entendimiento compartido de las prácticas éticas y promover la adherencia a las directrices establecidas.
• Comprar de fuentes de suministro aprobadas, autorizadas y competentes. Evitar intermediarios, representantes de fabricantes y distribuidores no autorizados. El departamento de adquisiciones tiene control de la lista de proveedores aprobados (AVL).
• Asegurarse de que los proveedores entiendan los estándares éticos de la empresa y que la violación podría resultar en descalificación.