Diseño Colaborativo en la Nube: Cómo Cambia la Colaboración con la Nube

En esta serie de publicaciones, echaremos un buen y detallado vistazo a cómo las soluciones en la nube se integran en el diseño y desarrollo de sistemas de placas. Esto incluye detallar casos de uso para la adquisición, fabricación, calidad, servicio y muchos más. Sin embargo, antes de adentrarnos en ese camino, necesitamos cubrir algunos conceptos básicos. Verás, hay algunos generalismos que aplican en cada uno de estos casos de uso. Los detallaremos aquí y los referenciaremos allá.

Entonces, ¿cuál es nuestro generalismo para hoy? Primero, veamos cómo cambia la colaboración cuando las tecnologías en la nube son el habilitador. Luego, lo contrastaremos con una variedad de otros habilitadores tecnológicos. ¿Por dónde empezamos? El correo electrónico.

El correo electrónico como habilitador de colaboración

El correo electrónico. Todos lo tienen.

Actúa como el denominador común más bajo. Puedes adjuntar fácilmente un archivo y enviarlo. Puedes sentirte confiado de que la persona que recibe el correo obtendrá ese adjunto. Hay comodidad en esa realidad.

Hay, sin embargo, problemas serios con el uso del correo electrónico como herramienta de colaboración. Por ejemplo:

• Los correos electrónicos pueden ser eliminados, enterrados o perdidos. Si eso sucede, no hay recordatorio para el destinatario de que algo malo ha ocurrido. Se necesita algún tipo de gestor de proyectos para que los colaboradores se den cuenta de que algo salió mal.
• Los archivos adjuntos en los correos también pueden quedar rápidamente desactualizados. Alguien podría enviar un correo con un archivo adjunto y luego cambiar el archivo en su computadora. Ahora, los destinatarios están trabajando con información desfasada.
• La fusión de múltiples cambios simultáneos consume mucho tiempo. Una persona podría enviar un correo con un archivo adjunto a cinco personas, pidiendo retroalimentación. Cada destinatario de ese archivo luego hace cambios y lo devuelve. El remitente original ahora debe incorporar manualmente cinco diferentes conjuntos de cambios.
• El correo electrónico no es seguro para la propiedad intelectual. Los correos electrónicos, especialmente los como correos electrónicos interactivos y correos externos, viajan a través de servidores intermediarios. Tales correos pueden ser interceptados o hackeados, poniendo en riesgo tu propiedad intelectual.

Obviamente, estos problemas varían desde inconvenientes hasta amenazas. Sin embargo, la conclusión es bastante clara: el correo electrónico no es una gran herramienta para la colaboración a pesar de su ubicuidad.

Servicios de Compartición de Archivos como Facilitadores de Colaboración

No cabe duda de que este tipo de solución ha tenido un auge desde su introducción hace aproximadamente diez años. La idea es increíblemente atractiva. Subes un archivo al servicio basado en la Nube. Lo compartes con alguien más por correo electrónico. Ellos acceden directamente usando su propio inicio de sesión.

Este enfoque tiene ventajas distintas sobre el correo electrónico. No hay un archivo adjunto en un correo electrónico. Eso significa que es bastante seguro. El archivo se mantiene en una ubicación centralmente accesible en la Nube. Eso significa que todos, dentro y fuera de la empresa, pueden acceder fácilmente.

Sin embargo, surgen otros problemas al usar un servicio de compartición de archivos basado en la Nube para habilitar la colaboración, incluyendo lo siguiente:

• El enfoque basado en archivos todavía requiere fusionar múltiples cambios simultáneos. Descargas el archivo en lugar de guardarlo desde el correo electrónico. Sin embargo, todavía tienes el mismo problema. Pedirle a cinco personas que revisen todavía resultará en cinco archivos diferentes donde tienes que fusionar los cambios.
• No hay una tarea persistente para las personas. El correo electrónico sigue siendo el método para pedirle a alguien que haga algo con el archivo. Ese correo de solicitud todavía puede perderse, eliminarse o enterrarse.
• Un archivo descargado puede quedar obsoleto rápidamente. La persona que originalmente subió el archivo puede cargar otro actualizado. Sin embargo, si alguien descargó el original, no sabrá que está desactualizado sin un aviso, y muchos servicios no envían tal correo electrónico de notificación. Al igual que con los archivos adjuntos de correo electrónico, existe el peligro de que las personas puedan estar trabajando con información incorrecta.

Como puede ver, los servicios de compartición de archivos basados en la nube abordan uno o dos de los problemas al usar el correo electrónico para la colaboración, pero hay muchos puntos negativos.

Soluciones Empresariales Locales como un Habilitador de Colaboración

Ahora, aquí vamos. Las soluciones empresariales de gran envergadura seguramente resolverán este problema. ¿Verdad?

La idea aquí es que el software de servidor como la Gestión del Ciclo de Vida del Producto (PLM) o la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) se instala dentro de una empresa. Estas plataformas de software pueden contener archivos y más información sobre los sistemas de placas.

Estos sistemas abordan una serie de las deficiencias con el correo electrónico y los servicios de compartición de archivos. Sin embargo, persisten numerosos problemas. Por ejemplo:

• El acceso desde fuera de la empresa es difícil. Tales sistemas se encuentran detrás del cortafuegos de una empresa. Para proporcionar acceso a proveedores y clientes, a menudo tienes que configurar algún tipo de servidor intermediario en la DMZ (las tierras salvajes de Internet). Luego, tienes que sincronizar solo ciertas piezas de información de ida y vuelta. Requiere esfuerzo y TI corporativa.
• Los diseños siguen siendo basados en archivos. Estos sistemas pueden actuar como una única fuente de verdad, ofreciendo la última versión de un archivo a quienquiera que lo acceda. Sin embargo, el punto de fallo es que los archivos todavía se están pasando. Todavía tienes que fusionar múltiples cambios simultáneos de muchas personas.

Estos sistemas ofrecen una promesa real. Pero es importante reconocer sus fallos y planificar en consecuencia.

Soluciones Basadas en la Nube como un Habilitador de Colaboración

Espera. Tienes razón. Esto suena familiar. Los servicios de compartición de archivos basados en la nube y las soluciones basadas en la nube están ambos en la Nube. Sin embargo, hay una diferencia significativa y fundamental: las soluciones basadas en la nube no tienen archivos. Esa diferencia puede sonar simple e insignificante. Pero es enorme. Déjame explicarte.

En las soluciones basadas en la nube, las personas invitan a otras al diseño, documento o algo más. Para acceder a ese elemento, esas otras personas lo abren en su navegador en lugar de descargarlo y abrirlo en una aplicación de software. En las verdaderas soluciones basadas en la nube, múltiples personas pueden abrir ese mismo elemento simultáneamente. Esto significa que pueden verse entre sí en el contexto de ese elemento.

Ahora, la forma en que estas soluciones en la nube funcionan tiene algunas implicaciones interesantes.

• Los cambios de varias personas ocurren en una cosa simultáneamente. Dado que todos acceden al mismo elemento, que existe en la nube, sus cambios y sugerencias ocurren simultáneamente dentro de ese único elemento.
• Las personas ven los cambios de los demás instantáneamente. Como todos acceden al mismo elemento simultáneamente y reciben actualizaciones instantáneamente, todos pueden ver los cambios de los demás en tiempo real.

Conclusiones

En futuras publicaciones, volveremos a citar este tema una y otra vez. Es central para el valor que muchas organizaciones pueden obtener de una solución que apoya el desarrollo de sistemas de placas en la nube. La colaboración ha sido durante mucho tiempo extremadamente dolorosa. Y aunque muchos aún no lo sepan, la colaboración en la nube ofrece muchos beneficios.