Comment réussir l'efficacité des achats

Trois façons d'atteindre une plus grande efficacité

Il existe différents niveaux d'efficacité, mais pour atteindre une plus grande efficacité, il est nécessaire d'identifier les inefficacités, en comprenant que les choses ne seront pas résolues du jour au lendemain. L'efficacité nécessite la rationalisation des processus, la documentation, l'optimisation et, naturellement, l'automatisation. Cependant, la première étape pour devenir efficace est simplement de bien comprendre votre situation actuelle.

Le voyage vers l'efficacité commence par l'identification des points à améliorer, la compréhension des besoins de toutes vos unités d'affaires, la mise en place de moyens pour identifier les fournisseurs qui peuvent répondre à vos principaux besoins, un regard sur la manière dont vous négociez les contrats pour une valeur optimale, et un moyen d'évaluer ce que vous faites de manière continue.

1. Embrasser la numérisation

La pandémie a accéléré la numérisation pour de nombreuses entreprises. Numériser les processus permet une compréhension plus rapide – offrant l'opportunité d'augmenter la production ou d'éliminer rapidement un processus lorsqu'il ne fonctionne pas.

Dans le monde d'aujourd'hui, il n'y a aucune excuse pour ne pas passer au numérique. Le faire signifie éliminer les processus transactionnels manuels, fournir un accès plus facile aux services d'approvisionnement. Par exemple, permettre aux fournisseurs de saisir eux-mêmes les factures et fournir des achats guidés, PunchOut, des demandes mobiles, des approbations réduit le coût des bons de commande. De plus, les processus de transaction numériques vous permettent de surveiller facilement les commandes ouvertes. L'utilisation d'un logiciel d'e-procurement peut réduire les délais de cycle jusqu'à deux tiers.

2. Exploiter le Cloud

Les outils de sourcing et de gestion des fournisseurs basés sur le cloud peuvent améliorer la collaboration, rationaliser les processus et fournir un accès à tout moment ; agrégeant rapidement les informations et augmentant l'efficacité. Une gestion des dépenses et des fournisseurs plus agile peut améliorer la trésorerie de votre organisation, minimiser les risques et assurer la continuité des affaires – toutes des capacités critiques, en particulier en période de récession.

En utilisant une plateforme basée sur le cloud, votre pratique d'approvisionnement peut fournir aux parties prenantes internes et aux partenaires une analyse prospective et opportune qui les habilite à prendre de meilleures décisions, explorer plus de scénarios et soutenir un modèle de planification agile et continu.

3. Réduire votre budget ou réduire vos déchets

Réduire les dépenses fait partie d'une gestion d'entreprise intelligente. Mais en réalité, réduire ne suffit pas et peut même devenir un exercice contre-productif. Gérer correctement les dépenses implique des choses telles que :

• Surveiller suffisamment les fournisseurs--une nécessité pour augmenter l'efficacité et les profits tout en réduisant les coûts d'inventaire.
• Effectuer des achats routiniers avec des fournisseurs où il existe des accords de tarification, ce qui se traduit généralement par des prix plus bas et moins d'erreurs.
• Décentraliser le processus de demande
• Renforcer le département des achats
• Identifier où les dépenses sont sous-gérées ou mal gérées dans votre organisation.

Parfois, ce qui est nécessaire, c'est un changement d'état d'esprit. Dans des moments comme ceux-ci, les leaders devraient éviter d'être réactifs au profit d'une approche plus proactive. Par exemple, si vous constituiez votre organisation aujourd'hui, à quoi cela ressemblerait-il ? Qu'est-ce que vous rationaliseriez ? Qu'est-ce que vous mettriez en avant ? Où automatiseriez-vous en premier ? Comment pouvez-vous tirer parti du cloud ? Même le plus petit pas est encore un pas en avant vers une entreprise plus efficace.

Déplacez les données dans un flux continu et logique entre vos départements, y compris la finance et la planification. Collaborez là où vous le pouvez, donnez du pouvoir aux personnes autour de vous et mettez en œuvre des étapes pour augmenter la précision et la flexibilité—tous ces aspects font partie de l'efficacité.

Enfin, souvenez-vous que l'atteinte d'une plus grande efficacité n'est pas un processus unique. Restez toujours en position d'être agile, afin de pouvoir apporter des changements rapidement, pour que vous puissiez maintenir cette plus grande efficacité une fois que vous l'avez exploitée.

L'article original fourni par Mouser est disponible ici.

Par : Carolyn Mathas