Outils de gestion de projet

Ma première opportunité d'utiliser une technique de gestion de projet a été le diagramme de Gantt dans le cadre de mon projet de fin d'études en ingénierie à l'université. À cette époque, tout était manuel. Aujourd'hui, de nombreux logiciels le proposent ainsi que d'autres techniques de visibilité de projet (Figure 1) :

• Diagramme de Gantt
• Diagramme de Pert
• Analyse du chemin critique
• Diagrammes d'affinité
• Analyse des écarts
• Chronologie

Figure 1. Certains des outils de visualisation utilisés pour la gestion de projet [1].

Peu importe votre poste, vous pourriez avoir à gérer, ou jouer un rôle actif dans, un projet à un moment donné de votre carrière. Le temps que vous consacrez à apprendre les compétences en gestion de projet vous sera largement bénéfique.

Compléter les projets à temps et dans les limites du budget sera l'une de vos meilleures recommandations. Et lorsque vous savez organiser, planifier et déléguer des tâches, vous vous rendez plus visible pour des promotions.

Diagramme de Gantt

L'un des outils les plus utilisés est le diagramme de Gantt et vous devez rassembler toutes les activités impliquées dans votre projet. Dans le cadre de ce processus, vous déterminerez qui sera responsable de chaque tâche, combien de temps chaque tâche prendra et quels problèmes votre équipe pourrait rencontrer. Cette réflexion détaillée vous aide à vous assurer que le calendrier est réalisable, que les bonnes personnes sont affectées à chaque tâche et que vous avez des solutions de rechange pour les problèmes potentiels avant de commencer. Les activités répertoriées dans mon BLOG « Résolution de Problèmes » vous aideront à rassembler tous les aspects du projet et à estimer les temps minimaux et quelles activités doivent être terminées avant que d'autres puissent commencer.

Enfin, vous pouvez les utiliser (les diagrammes de Gantt) pour tenir votre équipe et votre patron informés de l'avancement. Tout ce qui est nécessaire est une simple mise à jour pour montrer les changements et comment cela peut changer ou affecter les tâches clés ou le chemin critique. Le processus de création d'un diagramme de Gantt comprend :

Étape 1 : Identifier les Tâches et Activités Essentielles

Les diagrammes de Gantt ne fournissent pas d'informations utiles à moins qu'ils n'incluent toutes les activités nécessaires pour qu'un projet ou des phases de projet soient complétés. Donc, pour commencer, listez toutes ces activités. Pour chaque tâche, déterminez sa date de début la plus précoce et sa durée.

Étape 2 : Déterminer les Relations entre les Activités

Un diagramme de Gantt est utilisé pour montrer la relation entre les activités / tâches dans un projet. Certaines activités doivent être terminées avant de pouvoir en commencer une autre. D'autres tâches ne peuvent pas se terminer tant que les tâches précédentes ne sont pas achevées. Par exemple, si vous créez un circuit imprimé, vous devez terminer la conception avant de l'envoyer à la fabrication de prototypes.

Il existe plusieurs activités dépendantes :

• les activités/tâches « séquentielles » ou « linéaires »
• les activités « parallèles » (l'activité peut être réalisée en même temps que d'autres activités).

Bien souvent, il n'est pas nécessaire de suivre la « séquence », mais vous pourriez parfois avoir besoin que d'autres activités soient terminées en premier. Ainsi, par exemple, la conception de votre circuit imprimé pourrait commencer avant que le fabricant de prototypes ne soit sélectionné.

Lorsque les activités dépendent d'autres activités, notez la relation entre elles. Mais sachez quelles activités sont parallèles et lesquelles sont séquentielles. L'organisation du diagramme de Gantt dépendra de ces relations.

Notez que dans les diagrammes de Gantt, il existe trois relations principales entre les tâches séquentielles :

• Fin à Début (FS) — Les activités de Fin à Début ne peuvent pas commencer avant qu'une activité précédente soit terminée. Cependant, elles peuvent commencer plus tard.
• Début à Début (SS) - Les activités de Début à Début ne peuvent pas commencer avant qu'une activité précédente ne commence. Cependant, elles peuvent commencer plus tard.
• Fin à Fin (FF) - Les activités de Fin à Fin ne peuvent pas se terminer avant qu'une activité précédente ne se termine. Cependant, elles peuvent se terminer plus tard.
• Début à Fin (SF), un quatrième type, est très rarement utilisé.

Étape 3 : Entrer les TÂCHES/Activités dans le Logiciel

Si vous ne souhaitez pas dessiner votre diagramme de Gantt à la main, de nombreux logiciels gratuits sont disponibles sur Internet. Certains d'entre eux, comme Microsoft Project, sont basés sur le cloud. Cela peut permettre à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le document. Certains sont même disponibles sous forme de modèles pour Excel.

Chronologie

La chronologie utilise les mêmes entrées qu'un diagramme de Gantt mais affiche les informations sur une ou plusieurs chronologies, dessinées à l'échelle de l'axe temporel.

Diagramme PERT

Un diagramme PERT présente une illustration graphique d'un projet sous forme de diagramme réseau composé de nœuds numérotés (soit des cercles, soit des rectangles) représentant les événements ou activités du projet, reliés par des flèches (lignes directionnelles) qui représentent les activités dans le projet. La séquence des tâches/activités est indiquée par les flèches.

Comme dans le diagramme de Gantt, il existe plusieurs activités dépendantes :

• Dépendance des événements - activités qui doivent être achevées mais qui ne nécessitent ni ressources ni temps
• Activités fictives - celles-ci sont représentées par des flèches avec des lignes pointillées
• Affectation du temps - nombres sur les côtés opposés des vecteurs

Si vous préférez illustrer clairement les dépendances des tâches, alors le diagramme PERT peut le faire, mais il est parfois beaucoup plus difficile à interpréter. Souvent, les ingénieurs utiliseront les deux techniques.

Il y a deux activités pour créer un diagramme PERT :

Étape 1 : Identifier les activités/tâches essentielles :

Les diagrammes PERT ne fournissent pas d'informations utiles à moins qu'ils n'incluent toutes les activités nécessaires pour qu'un projet ou des phases de projet soient achevés. Toutes ces activités doivent être prises en compte. Ensuite, pour chaque tâche, notez sa date de début la plus précoce, estimez le temps le plus court que chaque activité prendra, la durée la plus probable et le temps le plus long. Une formule utile pour estimer le temps pour chaque étape du projet est :

• (temps le plus long + temps le plus court + 4 x temps probable) / 6

Des délais irréalistes et trop courts sont souvent le problème d'un bon diagramme PERT. Souvent, il n'est pas nécessaire de suivre la « séquence », mais vous pourriez avoir besoin que d'autres activités soient terminées en premier. Lorsque des activités dépendent d'autres activités, notez la relation entre elles. Mais sachez distinguer les activités parallèles des activités séquentielles.

Étape 2 : Saisir les activités/tâches dans le logiciel :

Si vous ne souhaitez pas dessiner votre diagramme PERT à la main, de nombreux logiciels gratuits sont disponibles sur Internet. Certains d'entre eux, comme Microsoft Project, sont basés sur le cloud. Cela peut permettre à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le document. Certains sont même disponibles sous forme de modèles pour Excel.

Je parlerai des diagrammes d'affinité dans un autre BLOG lorsque je vous présenterai le processus de la « Figure de Mérite ».

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