Etica in un ambiente di approvvigionamento decentralizzato

Sia gli acquirenti che i venditori sono responsabili del comportamento etico.

Come professionista dell'approvvigionamento esperto e certificato, aderisco ai Principi e agli Standard di Condotta della Gestione dell'Approvvigionamento dell'Istituto per il Supply Management.

Ma questo non significa che tutti gli altri lo facciano.

Ho lavorato con acquirenti, pianificatori e persino manager dell'approvvigionamento che hanno sfidato le regole etiche aziendali e accettato viaggi, regali e denaro da fornitori che cercavano di ottenere favori. Un acquirente addirittura lasciava il bagagliaio dell'auto sbloccato durante le due settimane prima di Natale per risparmiare al fornitore il disturbo di entrare in ufficio con i suoi regali. E sì, alcuni da entrambe le parti hanno perso il lavoro quando sono stati scoperti.

Questi casi mi portano a preoccuparmi di cosa accada all'etica, sia dal lato dell'acquisto che della vendita, nell'evoluzione della decentralizzazione dell'approvvigionamento verso l'ingegneria, la R&D e persino aree come il marketing e le risorse umane. Ho lavorato con alcuni che avevano la percezione superata che chiunque agisca come acquirente sia "dovuto" a qualche tipo di regalo, o peggio, quando si effettua un ordine con un fornitore nuovo o esistente.

Questo quid pro quo non ha posto negli affari di oggi.

Quando il personale non addetto agli approvvigionamenti è coinvolto nelle attività di approvvigionamento, possono sorgere sfide etiche a causa della mancanza di comprensione, conoscenza o esperienza nelle pratiche di approvvigionamento. Con l'ascesa dei processi di approvvigionamento decentralizzati, dove l'autorità decisionale è dispersa tra vari dipartimenti e individui, garantire l'etica relativa ai fornitori diventa ancora più critico.

La condotta etica garantisce un trattamento equo dei fornitori, promuovendo partnership a lungo termine basate sulla fiducia e sul rispetto reciproco. Riduce il rischio di pratiche non etiche sul lato dell'acquisto, come la corruzione, la collusione o la corruzione, che possono macchiare la reputazione di un'organizzazione e comportare conseguenze legali. E, di solito, le pratiche di approvvigionamento etico si allineano con gli obiettivi di responsabilità sociale d'impresa, consentendo alle organizzazioni di promuovere la sostenibilità e l'impatto sociale attraverso le loro relazioni con i fornitori.

Ecco alcune questioni da tenere in considerazione in un modello di approvvigionamento decentralizzato.

Responsabilità. Ogni individuo coinvolto nel processo di approvvigionamento deve comprendere le proprie responsabilità ed essere ritenuto responsabile delle proprie azioni. Ciò può essere ottenuto attraverso programmi di formazione regolari, politiche e procedure chiare e la formazione di linee guida etiche che identificano e rafforzano i comportamenti attesi. Anche i fornitori devono essere ritenuti responsabili.

Monitoraggio e Audit. Il monitoraggio e l'audit regolari sono essenziali per valutare l'efficacia delle pratiche etiche. Le organizzazioni dovrebbero valutare la conformità dei fornitori con gli standard etici, condurre audit finanziari periodici e implementare azioni correttive. Il monitoraggio continuo non solo garantisce la responsabilità ma offre anche opportunità per rafforzare l'impegno dell'organizzazione verso relazioni etiche con i fornitori.

Non conformità alle Politiche di Acquisto. Se il personale non addetto agli acquisti non è ben informato sulle politiche e le linee guida di approvvigionamento e gestione degli acquisti, può involontariamente violare le regole e i regolamenti aziendali relativi agli acquisti. Questo può includere la preferenza verso certi fornitori senza giustificazione o l'effettuazione di acquisti non autorizzati da fornitori non approvati o non qualificati, portando a violazioni etiche e implicazioni legali.

Valutazione Inadeguata dei Fornitori. Il personale non addetto agli acquisti può non avere l'esperienza e le risorse per valutare e selezionare efficacemente i fornitori. Ciò può risultare in scelte di fornitori scadenti basate su una dovuta diligenza inadeguata, portando a prodotti o servizi di qualità inferiore, potenziali questioni etiche o aumentati rischi nella catena di approvvigionamento.

Uso Improprio dell'Autorità. Il personale non addetto agli acquisti può abusare della propria autorità o impegnarsi in pratiche non etiche, come accettare regali o gratificazioni da parte dei fornitori, esercitare un'influenza indebita o impegnarsi in favoritismi. Queste azioni possono compromettere l'integrità del processo di approvvigionamento, minare la concorrenza leale e erodere la fiducia.

Ci sono diversi modi in cui le aziende possono affrontare le questioni pertinenti alla decentralizzazione.

• Fornire una formazione completa ed educazione sulle politiche di acquisto, l'etica e le migliori pratiche al personale non addetto agli acquisti. Questa formazione continua dovrebbe essere effettuata dalla leadership dell'organizzazione degli acquisti.
• Stabilire linee guida chiare e processi per le attività di acquisto e assicurarsi che siano ben comunicati e compresi da tutto il personale coinvolto. Questi principi dovrebbero far parte del codice etico dell'azienda.
• Implementare meccanismi adeguati di supervisione e monitoraggio per rilevare e affrontare eventuali questioni etiche potenziali. La legge dell'agenzia stabilisce che la responsabilità finale della spesa dei soldi dell'azienda spetta agli acquisti.
• Incoraggiare una cultura di trasparenza, responsabilità e adesione agli standard etici in tutta l'organizzazione.
• Favorire la collaborazione e la comunicazione tra il personale degli acquisti e quello non addetto agli acquisti per garantire una comprensione condivisa delle pratiche etiche e promuovere l'adesione alle linee guida stabilite.
• Acquistare da fonti di approvvigionamento approvate, autorizzate e competenti. Evitare broker, rappresentanti dei produttori e distributori non autorizzati. Il dipartimento degli acquisti ha il controllo della lista dei fornitori approvati (AVL).
• Assicurarsi che i fornitori comprendano gli standard etici dell'azienda e che la violazione possa comportare la squalifica.