Etica in un ambiente di approvvigionamento decentralizzato

Sia gli acquirenti che i venditori sono responsabili del comportamento etico.

Come professionista dell'acquisto esperto e certificato, aderisco ai Principi e agli Standard di Condotta della Gestione dell'Approvvigionamento dell' Institute for Supply Management.

Ma questo non significa che tutti gli altri lo facciano.

Ho lavorato con acquirenti, pianificatori e persino manager degli acquisti che hanno ignorato le regole etiche aziendali e accettato viaggi, regali e denaro da fornitori che cercavano di ingraziarsi. Un acquirente addirittura lasciava il bagagliaio dell'auto sbloccato durante le due settimane prima di Natale per risparmiare al fornitore il disturbo di entrare in ufficio con i suoi regali. E sì, alcuni da entrambe le parti hanno perso il lavoro quando sono stati scoperti.

Questi casi mi portano a preoccuparmi di cosa succeda all'etica, sia dal lato dell'acquisto che della vendita, nell'evoluzione della decentralizzazione degli acquisti in ingegneria, R&D e persino aree come il marketing e le risorse umane. Ho lavorato con alcuni che avevano la percezione superata che chiunque agisca come acquirente sia ‘dovuto’ a qualche tipo di regalo, o peggio, quando si effettua un ordine con un fornitore nuovo o esistente.

Questo quid pro quo non ha posto negli affari di oggi.

Quando il personale non addetto agli acquisti è coinvolto nelle attività di acquisto, possono sorgere sfide etiche a causa della mancanza di comprensione, conoscenza o esperienza nelle pratiche di acquisto. Con l'ascesa dei processi di acquisto decentralizzati, dove l'autorità decisionale è dispersa tra vari dipartimenti e individui, garantire l'etica relativa ai fornitori diventa ancora più critico.

La condotta etica garantisce un trattamento equo dei fornitori, favorendo partnership a lungo termine basate sulla fiducia e sul rispetto reciproco. Riduce il rischio di pratiche non etiche sul lato dell'acquisto, come la corruzione, la collusione o la corruzione, che possono macchiare la reputazione di un'organizzazione e risultare in conseguenze legali. E, le pratiche di acquisto etico di solito si allineano con gli obiettivi di responsabilità sociale d'impresa, consentendo alle organizzazioni di promuovere la sostenibilità e l'impatto sociale attraverso le loro relazioni con i fornitori.

Ecco alcune questioni da tenere in considerazione in un modello di acquisto decentralizzato.

Responsabilità. Ogni individuo coinvolto nel processo di acquisto deve comprendere le proprie responsabilità ed essere ritenuto responsabile delle proprie azioni. Questo può essere ottenuto attraverso programmi di formazione regolari, politiche e procedure chiare, e la formazione di linee guida etiche che identificano e rafforzano i comportamenti attesi. Anche i fornitori devono essere ritenuti responsabili.

Monitoraggio e Audit. Il monitoraggio e l'audit regolari sono essenziali per valutare l'efficacia delle pratiche etiche. Le organizzazioni dovrebbero valutare la conformità dei fornitori con gli standard etici, condurre audit finanziari periodici e implementare azioni correttive. Il monitoraggio continuo non solo garantisce la responsabilità ma offre anche opportunità per rafforzare l'impegno dell'organizzazione verso relazioni etiche con i fornitori.

Non conformità alle politiche di approvvigionamento. Se il personale non addetto agli acquisti non è ben informato sulle politiche e le linee guida di approvvigionamento e gestione della fornitura, può involontariamente violare le regole e i regolamenti aziendali in materia di approvvigionamento. Questo può includere la preferenza per certi fornitori senza giustificazione o l'effettuazione di acquisti non autorizzati da fornitori non approvati o non qualificati, portando a violazioni etiche e implicazioni legali.

Valutazione inadeguata dei fornitori. Il personale non addetto agli acquisti può non avere l'esperienza e le risorse per valutare e selezionare efficacemente i fornitori. Ciò può risultare in scelte di fornitori scadenti basate su una due diligence inadeguata, portando a prodotti o servizi sottostandard, potenziali questioni etiche o aumentati rischi nella catena di approvvigionamento.

Uso improprio dell'autorità. Il personale non addetto agli acquisti può abusare della propria autorità o impegnarsi in pratiche non etiche, come accettare regali o gratificazioni dai fornitori, esercitare un'influenza indebita o impegnarsi in favoritismi. Queste azioni possono compromettere l'integrità del processo di approvvigionamento, minare la concorrenza leale e erodere la fiducia.

Ci sono diversi modi in cui le aziende possono affrontare le questioni pertinenti alla decentralizzazione.

• Fornire una formazione e un'educazione complete sulle politiche di approvvigionamento, l'etica e le migliori pratiche al personale non addetto agli acquisti. Questa formazione continua dovrebbe essere effettuata dalla leadership dell'organizzazione di approvvigionamento.
• Stabilire linee guida e processi chiari per le attività di approvvigionamento e assicurarsi che siano ben comunicati e compresi da tutto il personale coinvolto. Questi principi dovrebbero far parte del codice etico dell'azienda.
• Implementare meccanismi adeguati di supervisione e monitoraggio per rilevare e affrontare eventuali questioni etiche potenziali. La legge dell'agenzia stabilisce che la responsabilità finale della spesa dei soldi dell'azienda spetta all'approvvigionamento.
• Incoraggiare una cultura di trasparenza, responsabilità e adesione agli standard etici in tutta l'organizzazione.
• Promuovere la collaborazione e la comunicazione tra il personale di approvvigionamento e non, per garantire una comprensione condivisa delle pratiche etiche e promuovere l'adesione alle linee guida stabilite.
• Acquistare da fonti di approvvigionamento approvate, autorizzate e competenti. Evitare broker, rappresentanti dei produttori e distributori non autorizzati. Il dipartimento di approvvigionamento ha il controllo della lista dei fornitori approvati (AVL).
• Assicurarsi che i fornitori comprendano gli standard etici dell'azienda e che la violazione possa comportare la squalifica.