Come le aziende costruiscono le loro relazioni preferenziali con i fornitori

Nell'arena commerciale globale, i pilastri che sostengono l'edificio del successo di un'azienda sono le sue relazioni con i fornitori. Paragonabili alle pietre fondamentali di un edificio, queste partnership, che sono profondamente radicate nella fiducia, nel rispetto reciproco e nella comprensione, forniscono stabilità e consentono alla struttura di adattarsi e superare le avversità. Nel nostro mondo sempre più interconnesso, i team di approvvigionamento di tutte le industrie devono comprendere le sfumature e le strategie coinvolte nella costruzione di queste relazioni preferenziali con i fornitori; infatti, è indispensabile per le imprese che mirano alla crescita, alla resilienza e all'adattabilità.

Scegliere i fornitori giusti è un compito che va oltre la semplice convenienza economica. Si tratta di valutare e verificare i potenziali fornitori per la loro affidabilità, capacità di innovazione e allineamento con i valori aziendali. Quest'ultimo aspetto è particolarmente cruciale per le nazioni occidentali, che sono tenute a standard sempre più robusti da parte degli stakeholder interni ed esterni alla luce della crescente consapevolezza ambientale, sociale e di governance (ESG) e di un generale cambiamento nella coscienza pubblica che spinge le aziende, grandi e piccole, verso pratiche di approvvigionamento e di acquisto più etiche.

Ma spesso sorge una domanda: come fanno le aziende a costruire relazioni preferenziali con i fornitori che assicurano qualità costante, fornitura e crescita reciproca?

Fornitori Approvati o Preferiti?

Prima di procedere, dovremmo chiarire la differenza tra fornitori ‘approvati’ e ‘preferiti’:

• Un fornitore preferito è scelto in modo particolare sulla base della qualità, del costo e del supporto al cliente. Questo fornitore offre tipicamente condizioni più favorevoli, spingendo l'azienda a dargli la priorità durante le trattative contrattuali.
• Un fornitore approvato, d'altra parte, soddisfa i criteri dell'azienda ed è considerato adatto per affari. Potrebbero non avere i vantaggi di un fornitore preferito, ma possono fornire prodotti o servizi soddisfacenti.

Le aziende tendono a mantenere un elenco selezionato di fornitori adatti, scegliendo quello che si allinea alle specifiche esigenze. Se mai decidessi di consolidare tutti i tuoi fornitori in un unico elenco, assicurati che ci sia un meccanismo preciso per i tuoi team di approvvigionamento e sourcing per differenziare tra fornitori preferiti e approvati.

In molti casi, le aziende si affidano a piattaforme innovative come Octopart, il motore di ricerca di componenti elettronici leader del settore, che, come puoi vedere nello screenshot qui sotto, categorizza i fornitori di componenti come ‘autorizzati’—significa che Octopart ha verificato e approvato che sono partner commerciali affidabili, poiché si approvvigionano di componenti direttamente dal produttore.

Fonte: Octopart

I passi che le aziende compiono per stabilire una relazione preferenziale con un fornitore

Molte aziende scelgono di stabilire un programma di fornitori preferenziali (noto anche come 'programma/iniziativa di fornitore preferenziale'), che consente loro di semplificare il processo di approvvigionamento, ridurre i costi e, in generale, avere un'esperienza migliore. Lo fanno attraverso cinque fasi essenziali di una progressione strategica:

1. Identificazione dei Requisiti: Come accade in qualsiasi attività di approvvigionamento, è assolutamente essenziale iniziare questo processo con una chiara comprensione delle esigenze intrinseche della tua azienda. Esplora specifiche come i tipi di prodotti o servizi integrali alle tue operazioni, determina la loro frequenza di necessità e assicurati di avere un budget chiaro in mente e di essere a conoscenza degli standard normativi per evitare di spendere troppo o di non rimanere conforme quando valuti i fornitori. Queste intuizioni fondamentali semplificano il processo, consentendoti di individuare con relativa facilità i potenziali fornitori preferenziali.
2. Esplorare i Potenziali Fornitori: Con una chiara comprensione dei tuoi prerequisiti, dovresti essere pronto a identificare i fornitori giusti. Utilizza risorse come piattaforme online per avviare la tua ricerca - i soliti sospetti, ovviamente. Complementa questa ricerca con informazioni provenienti da riviste di settore specializzate e raccomandazioni affidabili da figure note o colleghi nel tuo settore. E non dimenticare che devi valutare i fornitori in modo olistico, tenendo conto delle loro offerte di servizio, dei prezzi competitivi e dei feedback dei clienti precedenti; una scansione approfondita di eventuali reclami precedenti contro di loro può ulteriormente affinare le tue scelte, aiutandoti a evitare di collaborare con un fornitore di livello inferiore.
3. Impegnarsi in Discussioni: Armato di una lista meticolosamente curata di fornitori, il passo logico successivo è prendere contatto. Queste discussioni dovrebbero essere costanti, e potrebbe valere la pena coinvolgere rappresentanti di più dipartimenti per promuovere un ethos decisionale olistico. Cerca di dipingere un quadro della longevità del fornitore, del suo track record, dei modelli di prezzo comprensivi e degli orari di consegna rispettati - questi elementi possono rivelare informazioni preziose. Esplorare il loro ethos di sostenibilità e come la tua azienda si inserisce in quella narrativa può ulteriormente affinare la tua prospettiva. Queste conversazioni multifaccettate creano un'immagine vivida, rivelando le sfumature del modus operandi di ciascun fornitore.
4. Scegliere i Tuoi Fornitori Preferenziali: Ora dovresti essere in grado di finalizzare i tuoi fornitori preferenziali. Questa decisione critica dovrebbe essere una combinazione equilibrata di più fattori: la competitività dei costi dei fornitori, l'impegno costante per la qualità del prodotto, gli orari di consegna puntuali, le relazioni esemplari con i clienti e la loro reputazione nel settore.
5. Redigere un Accordo con il Fornitore Preferenziale: Una volta scelti i tuoi fornitori preferenziali, è necessario mettere in atto un contratto formale. L'accordo con il fornitore preferenziale stabilisce i termini della partnership, dettagliando i ruoli reciproci, gli standard dei prodotti, le aspettative di consegna e gli accordi sui prezzi. Solitamente sono associati a grandi corporazioni, ma anche le entità più piccole possono trarne vantaggio. Prima di finalizzare l'accordo, è fondamentale esaminare attentamente i suoi termini; le aziende più grandi tendono a cercare consulenza legale per esaminare i documenti prima della firma.

Inclusioni Chiave negli Accordi con Fornitori Preferenziali

Gli accordi con fornitori preferenziali, come qualsiasi accordo contrattuale, possono essere incredibilmente complessi, con una miriade di clausole e molto ‘piccolo stampato’. Le aziende devono comprendere gli elementi fondamentali; come per ogni contratto, ogni segmento è distinto nell'assicurare chiarezza e comprensione reciproca tra le parti. Ecco un breve riassunto delle sezioni chiave comunemente presenti in tali accordi:

• Scopo Generale e Ambito: Definisce l'intento primario e l'estensione dell'accordo.
• Obblighi della Società A: Specifica le responsabilità dell'acquirente, inclusi azioni come l'invio elettronico di tutti gli ordini di acquisto o la fornitura di un ordine di acquisto globale.
• Obblighi della Società B: Dettaglia le aspettative poste sul fornitore e sui suoi affiliati, comprendendo la fornitura di prodotti e servizi, eventuali diritti esclusivi e altro ancora.
• Prezzi: Evidenzia i costi esatti associati ai prodotti e servizi da acquistare, per esempio, telefoni cellulari, fotocopiatrici e così via.
• Durata e Risoluzione Anticipata: Descrive la durata del contratto e fornisce linee guida per la terminazione prematura, inclusi eventuali costi applicabili.
• Riservatezza: Sottolinea i confini della condivisione delle informazioni, stabilendo cosa può essere condiviso con parti esterne e cosa deve rimanere confidenziale.
• Indennizzo: Affronta i protocolli di compensazione in caso di danni o perdite.
• Arbitrato delle Controversie: Specifica il dominio legale responsabile della risoluzione di eventuali disaccordi contrattuali e il processo da seguire se tali problemi emergono.
• Notifiche: Stabilisce che tutte le notifiche e corrispondenze devono essere documentate, e le conferme di ricezione elettronica sono obbligatorie quando inviate tramite fax o email.
• Assegnazione: Chiarisce che l'accordo non può essere trasferito a un'altra entità senza il consenso scritto esplicito dell'altra parte.
• Forza Maggiore: Riconosce eventi imprevedibili che potrebbero impedire a una delle parti di adempiere ai propri obblighi contrattuali.
• Disposizioni Generali: Incorpora disposizioni di routine come termini di pagamento, condizioni di consegna e azioni preventive contro le violazioni del contratto.

Cosa Accade Dopo l'istituzione di un Accordo con Fornitore Preferenziale?

Oltre questi passaggi fondamentali, le aziende devono costantemente affinare e rafforzare le loro relazioni con i fornitori. Dopo tutto, le collaborazioni diventano più significative quando sono in gioco valori più ampi condivisi; una comprensione reciproca tra due parti può migliorare significativamente la comunicazione e approfondire l'impegno. Attraverso questo, le aziende possono lavorare insieme per anticipare e mitigare potenziali rischi o contrattempi, come le interruzioni della catena di approvvigionamento, per aumentare la resilienza di entrambe le parti, pianificare prodotti e servizi futuri e sviluppare sistemi operativi più efficienti.

Ricorda: I fornitori vanno da grandi corporazioni internazionali a fornitori locali, e mantenere relazioni equilibrate adattate alle specifiche esigenze è cruciale. Mentre sia le aziende che i fornitori navigano nei cambiamenti tecnologici inevitabili e nelle dinamiche di mercato in evoluzione, le partnership ancorate a innovazione e visione condivise sono meglio posizionate per prosperare.

Le relazioni con i tuoi fornitori sono fondamentali per il tuo successo. Riconoscerne l'importanza e coltivarle attivamente è più che una buona pratica commerciale: è necessario per una crescita sostenuta e per l'adattabilità.