구매 효율성을 극대화하는 방법

더 큰 효율성을 달성하는 세 가지 방법

효율성에는 여러 단계가 있지만, 더 큰 효율성을 달성하기 위해서는 비효율성을 식별하고, 문제가 하룻밤 사이에 해결되지 않을 것이라는 이해가 필요합니다. 효율성은 프로세스의 간소화, 문서화, 최적화, 그리고 당연히 자동화를 요구합니다. 하지만, 효율적이 되기 위한 첫 단계는 단순히 현재 상태에 대한 완전한 이해를 얻는 것입니다.

효율성으로의 여정은 개선할 부분을 식별하는 것으로 시작되며, 모든 비즈니스 단위가 무엇을 요구하는지 이해하고, 최상의 요구 사항을 충족할 수 있는 공급업체를 식별하는 방법을 갖추고, 최고의 가치를 위해 계약을 협상하는 방법을 살펴보고, 지속적으로 자신이 하는 일을 평가할 수 있는 방법을 갖는 것을 포함합니다.

1. 디지털화 열차에 올라타기

팬데믹은 많은 회사들의 디지털화를 가속화했습니다. 프로세스를 디지털화하면 더 빠른 통찰력을 제공하여 출력을 증가시키거나 작동하지 않을 때 빠르게 프로세스를 제거할 기회를 제공합니다.

오늘날의 세계에서 디지털로 전환하지 않을 이유가 없습니다. 이는 수동 거래 프로세스를 제거하고, 조달 서비스에 대한 접근을 용이하게 합니다. 예를 들어, 인보이스 입력을 위한 공급업체 자가 서비스 기능을 활성화하고, 가이드 구매, PunchOut, 모바일 요청, 승인을 제공하면 구매 주문 비용을 줄일 수 있습니다. 또한, 디지털 거래 프로세스를 사용하면 열린 주문을 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 전자 조달 소프트웨어의 사용은 사이클 시간을 3분의 2까지 줄일 수 있습니다.

2. 클라우드 활용하기

클라우드 기반의 소싱 및 공급업체 관리 도구는 협업을 강화하고, 프로세스를 간소화하며, 언제든지 접근성을 제공하여 정보를 빠르게 집계하고 효율성을 증가시킬 수 있습니다. 더 민첩한 지출 및 공급업체 관리는 조직의 현금 흐름을 개선하고, 위험을 최소화하며, 비즈니스 연속성을 보장할 수 있습니다—특히 경기 침체기에는 모두 중요한 기능입니다.

클라우드 기반 플랫폼을 사용하면, 조달 실무는 내부 이해관계자와 파트너에게 시의적절하고 전망을 제공하는 분석을 제공하여 더 나은 결정을 내리고, 더 많은 시나리오를 탐색하며, 지속적이고 민첩한 계획 모델을 지원할 수 있습니다.

3. 예산을 줄이거나 낭비를 줄이기

비용을 절감하는 것은 현명한 비즈니스의 일부입니다. 하지만 현실적으로, 단순히 절감하는 것만으로는 충분하지 않으며 심지어 자기파괴적인 행위가 될 수도 있습니다. 비용을 적절히 관리하는 것은 다음과 같은 것들을 포함합니다:

• 공급업체를 충분히 모니터링하는 것은 효율성과 이익을 증가시키고 재고 비용을 줄이는 데 필수적입니다.
• 가격 합의가 있는 공급업체와 정기적으로 구매하면, 보통 가격이 낮아지고 오류가 줄어듭니다.
• 요구 사항 프로세스를 분산시키기
• 구매 부서에 권한 부여하기
• 조직 내에서 지출이 부족하게 관리되거나 부적절하게 관리되는 곳을 식별하기

때로는 마인드셋의 변화가 필요합니다. 이런 순간에, 리더들은 반응적인 태도를 피하고 더 적극적인 접근 방식을 선호해야 합니다. 예를 들어, 만약 당신이 오늘 당신의 조직을 구성한다면 - 그것은 어떤 모습일까요? 무엇을 간소화할까요? 무엇을 강조할까요? 어디서 먼저 자동화할까요? 클라우드를 어떻게 활용할 수 있을까요? 가장 작은 단계라도 여전히 더 효율적인 비즈니스를 향한 전진입니다.

재무 및 계획을 포함한 부서 간에 데이터를 지속적이고 논리적으로 이동시키십시오. 협력할 수 있는 곳에서 협력하고, 주변 사람들에게 권한을 부여하며, 정확성과 유연성을 높이기 위한 조치를 구현하십시오 - 이 모든 것이 효율성의 측면입니다.

마지막으로, 더 큰 효율성을 달성하는 것은 일회성 과정이 아니라는 것을 기억하세요. 항상 민첩한 위치에 있어서, 빠르게 변경할 수 있도록 하여, 일단 그 효율성을 확보하면 유지할 수 있습니다.

원문은 여기 Mouser에서 확인할 수 있습니다.

작성자: Carolyn Mathas