Como as Empresas Constroem Suas Relações Preferenciais com Fornecedores

No cenário empresarial global, os pilares que sustentam o edifício do sucesso de uma empresa são suas relações com fornecedores. Comparáveis às pedras fundamentais de um edifício, essas parcerias, que são profundamente enraizadas em confiança, respeito mútuo e compreensão, proporcionam estabilidade e permitem que a estrutura se adapte e suporte adversidades. Em nosso mundo cada vez mais interconectado, as equipes de aquisição em todas as indústrias devem entender as nuances e estratégias envolvidas na construção dessas relações preferenciais com fornecedores; de fato, é indispensável para empresas que almejam crescimento, resiliência e adaptabilidade.  Escolher os fornecedores certos é uma tarefa que vai além da mera relação custo-benefício. Trata-se de avaliar e investigar potenciais fornecedores por sua confiabilidade, capacidade de inovação e alinhamento com os valores da empresa. O último é especialmente crucial para nações ocidentais, que são submetidas a padrões cada vez mais robustos por partes interessadas internas e externas, em vista do crescente conhecimento sobre questões ambientais, sociais e de governança (ESG) e uma mudança geral na consciência pública que empurra empresas, grandes e pequenas, em direção a práticas de sourcing e aquisição mais éticas.  Mas surge frequentemente a questão: como as empresas constroem relações preferenciais com fornecedores que garantem qualidade consistente, fornecimento e crescimento mútuo? 

Fornecedores Aprovados ou Preferenciais?

Antes de prosseguirmos, devemos esclarecer a diferença entre fornecedores ‘aprovados’ e ‘preferenciais’: 

• Um fornecedor preferencial é especialmente escolhido com base em qualidade, custo e suporte ao cliente. Este fornecedor normalmente oferece termos mais favoráveis, levando a empresa a priorizá-los durante as negociações de contrato.
• Um fornecedor aprovado, por outro lado, atende aos critérios da empresa e é considerado apto para negócios. Eles podem não ter as vantagens de um fornecedor preferencial, mas podem entregar produtos ou serviços satisfatórios.

As empresas tendem a manter uma lista seleta de fornecedores adequados, escolhendo aquele que se alinha com necessidades específicas. Se você decidir consolidar todos os seus fornecedores em uma única lista, certifique-se de que há um mecanismo preciso para suas equipes de aquisição e sourcing diferenciarem entre fornecedores preferenciais e aprovados. Em muitos casos, as empresas contam com plataformas inovadoras como Octopart, o motor de busca de peças eletrônicas líder do setor, que, como você pode ver na captura de tela abaixo, categoriza fornecedores de componentes como ‘autorizados’—significando que a Octopart verificou e aprovou que eles são parceiros comerciais confiáveis, pois só obtêm componentes diretamente do fabricante. 

Fonte: Octopart

Os Passos que as Empresas Tomam para Estabelecer uma Relação Preferencial com Fornecedores

Muitas empresas optam por estabelecer um programa de fornecedores preferenciais (também conhecido como ‘programa/iniciativa de fornecedor preferencial’), o que lhes permite simplificar o processo de aquisição, reduzir custos e, geralmente, ter uma experiência melhor. Elas fazem isso por meio de cinco fases essenciais de uma progressão estratégica:

1. Identificação de Requisitos: Como acontece em qualquer atividade de aquisição, é absolutamente essencial que você inicie este processo com uma compreensão clara das demandas intrínsecas da sua empresa. Explore especificidades, como os tipos de produtos ou serviços integrantes às suas operações, calcule a frequência de necessidade e certifique-se de que você tem um orçamento claro em mente e está ciente dos padrões regulatórios para evitar gastos excessivos ou falhar em permanecer em conformidade ao avaliar fornecedores. Esses insights fundamentais simplificam o processo, permitindo que você identifique potenciais fornecedores preferenciais com relativa facilidade.
2. Explorar Potenciais Fornecedores: Com uma compreensão clara de seus pré-requisitos, você deve estar pronto para identificar os fornecedores certos. Use recursos como plataformas online para iniciar sua busca — os suspeitos usuais, claro. Complemente esta pesquisa com insights de revistas especializadas e recomendações confiáveis de figuras conhecidas ou colegas da sua indústria. E não se esqueça de que você precisa avaliar os fornecedores de forma holística, considerando suas ofertas de serviço, preços competitivos e feedback de clientes anteriores; uma varredura minuciosa por quaisquer reclamações anteriores contra eles pode refinar ainda mais suas escolhas, ajudando você a evitar a parceria com um fornecedor inferior.
3. Engajar em Discussões: Armado com uma lista meticulosamente curada de fornecedores, o próximo passo lógico é fazer contato. Essas discussões devem ser consistentes, e pode valer a pena envolver representantes de vários departamentos para promover um ethos de tomada de decisão holística. Procure pintar um quadro da longevidade do fornecedor, histórico, modelos de preços abrangentes e cronogramas de entrega aderidos — esses elementos podem revelar insights valiosos. Explorar o ethos de sustentabilidade deles e como sua empresa se encaixa nessa narrativa pode afiar ainda mais sua perspectiva. Essas conversas multifacetadas criam uma imagem vívida, revelando as nuances do modus operandi de cada fornecedor.
4. Escolha Seus Fornecedores Preferenciais: Você agora deve estar em posição de finalizar seus fornecedores preferenciais. Esta decisão crítica deve ser uma combinação equilibrada de múltiplos fatores: a competitividade de custos dos fornecedores, compromisso inabalável com a qualidade do produto, cronogramas de entrega pontuais, relações exemplares com os clientes e sua reputação na indústria.
5. Elabore um Acordo de Fornecedor Preferencial: Uma vez que você escolheu seus fornecedores preferenciais, você precisa colocar um contrato formal no lugar. O acordo de fornecedor preferencial estabelece os termos da parceria, detalhando papéis mútuos, padrões de produto, expectativas de entrega e acordos de preços. Eles geralmente estão associados a grandes corporações, mas entidades menores também podem colher seus benefícios. Antes de finalizar o acordo, é crucial revisar seus termos meticulosamente; empresas maiores tendem a buscar aconselhamento jurídico para avaliar os documentos antes da assinatura.

Inclusões Chave em Acordos de Fornecedores Preferenciais

Acordos com fornecedores preferenciais, como qualquer acordo contratual, podem ser incrivelmente complexos, com uma miríade de cláusulas e muito ‘letra pequena’. As empresas devem entender os elementos cruciais; como em qualquer contrato, cada segmento é distinto para garantir clareza e entendimento mútuo entre as partes. Aqui está um resumo rápido das seções-chave comumente encontradas nesses acordos:

• Objetivo Geral e Escopo: Define a intenção primária e a extensão do acordo.
• Obrigações da Empresa A: Especifica as responsabilidades do comprador, incluindo ações como enviar eletronicamente todos os pedidos de compra ou fornecer um pedido de compra geral.
• Obrigações da Empresa B: Detalha as expectativas colocadas no fornecedor e seus afiliados, abrangendo a provisão de produtos e serviços, quaisquer direitos exclusivos e mais.
• Preços: Destaca os custos exatos associados aos produtos e serviços a serem adquiridos, por exemplo, celulares, copiadoras e assim por diante.
• Prazo e Rescisão Antecipada: Descreve a duração do contrato e fornece diretrizes para a rescisão prematura, incluindo quaisquer taxas aplicáveis.
• Confidencialidade: Enfatiza os limites de compartilhamento de informações, estipulando o que pode ser compartilhado com partes externas e o que deve permanecer confidencial.
• Indenização: Aborda os protocolos de compensação no caso de danos ou perdas.
• Arbitragem de Disputas: Especifica o domínio legal responsável por resolver quaisquer desacordos contratuais e o processo a ser seguido se tais questões surgirem.
• Avisos: Dita que todas as notificações e correspondências devem ser documentadas, e confirmações de recebimento eletrônico são obrigatórias quando enviadas por fax ou e-mail.
• Cessão: Esclarece que o acordo não pode ser transferido para uma entidade diferente sem o consentimento explícito por escrito da outra parte.
• Força Maior: Reconhece eventos imprevisíveis que podem impedir qualquer uma das partes de cumprir suas obrigações contratuais.
• Disposições Gerais: Incorpora estipulações rotineiras como termos de pagamento, condições de entrega e ações preventivas contra violações de contrato.

O que Acontece Após Estabelecer um Acordo com Fornecedor Preferencial?

Além desses passos fundamentais, as empresas devem constantemente refinar e reforçar suas relações com fornecedores. Afinal, as colaborações se tornam mais significativas quando valores mais amplos são compartilhados; um entendimento mútuo entre duas partes pode significativamente aprimorar a comunicação e aprofundar o comprometimento. Por meio disso, as empresas podem trabalhar juntas para antecipar e mitigar riscos ou contratempos potenciais, como interrupções na cadeia de suprimentos, para aumentar a resiliência de ambas as partes, planejar futuros produtos e serviços e desenvolver sistemas de operação mais eficientes.

Lembre-se: Os fornecedores variam de corporações internacionais expansivas a provedores locais, e manter relações equilibradas adaptadas às necessidades específicas é crucial. À medida que ambas as empresas e fornecedores navegam pelas inevitáveis mudanças tecnológicas e dinâmicas de mercado em evolução, parcerias ancoradas em inovação compartilhada e visão são melhor posicionadas para prosperar.

As suas relações com fornecedores são fundamentais para o seu sucesso. Reconhecer a importância deles e cultivá-las ativamente é mais do que apenas uma boa prática comercial - é necessário para o crescimento sustentado e adaptabilidade.