Como Alcançar a Eficiência em Compras

Três Maneiras de Alcançar Maior Eficiência

Existem níveis de eficiência, mas alcançar uma maior eficiência requer identificar quaisquer ineficiências, com o entendimento de que as coisas não serão corrigidas da noite para o dia. Eficiência requer racionalização de processos, documentação, otimização e, naturalmente, automação. No entanto, o primeiro passo para se tornar eficiente é simplesmente ter uma compreensão completa do seu status atual.

A jornada para a eficiência começa com a identificação de locais para melhoria, entendendo o que todas as suas unidades de negócios requerem, tendo maneiras de identificar fornecedores que podem atender às suas principais exigências, uma olhada em como você negocia contratos para obter o valor máximo, e uma maneira de avaliar o que você está fazendo de forma contínua.

1. Entre na Onda da Digitalização

A pandemia acelerou a digitalização para muitas empresas. Digitalizar processos possibilita uma visão mais rápida – oferecendo a oportunidade de aumentar a produção ou eliminar rapidamente um processo quando não está funcionando.

No mundo de hoje, não há desculpa para não migrar para o digital. Fazer isso significa eliminar processos transacionais manuais, proporcionando um acesso mais fácil aos serviços de aquisição. Por exemplo, habilitar capacidades de autoatendimento para fornecedores para entrada de faturas e fornecer compras guiadas, PunchOut, requisição móvel, aprovações reduz o custo de pedidos de compra. Além disso, processos de transação digital permitem que você monitore facilmente pedidos em aberto. O uso de software de e-procurement pode reduzir os tempos de ciclo em até dois terços.

2. Aproveite a Nuvem

Ferramentas de gestão de fornecedores e sourcing baseadas na nuvem podem melhorar a colaboração, racionalizar processos e fornecer acessibilidade a qualquer momento; agregando informações rapidamente e aumentando a eficiência. Uma gestão de fornecedores e gastos mais ágil pode melhorar o fluxo de caixa da sua organização, minimizar riscos e garantir a continuidade dos negócios — todas capacidades críticas, particularmente em uma recessão.

Usando uma plataforma baseada na nuvem, sua prática de aquisição pode fornecer aos stakeholders internos e parceiros uma análise oportuna e prospectiva que os capacita a tomar melhores decisões, explorar mais cenários e apoiar um modelo de planejamento contínuo e ágil.

3. Corte Seu Orçamento ou Corte Seu Desperdício

Cortar despesas é parte de um negócio inteligente. Mas, realisticamente, cortar não é suficiente e pode até se tornar um exercício contraproducente. Gerenciar adequadamente as despesas envolve coisas como:

• Monitorar adequadamente os fornecedores--uma necessidade para aumentar a eficiência e os lucros enquanto reduz os custos de inventário.
• Faça compras rotineiras com fornecedores onde existam acordos de preços, o que geralmente se traduz em preços mais baixos e menos erros.
• Descentralizar o processo de requisição
• Empoderar o departamento de compras
• Identificar onde os gastos estão sendo mal geridos ou geridos de forma inadequada na sua organização.

Às vezes, o que é necessário é uma mudança de mentalidade. Em momentos como esses, os líderes devem evitar ser reativos em favor de uma abordagem mais proativa. Por exemplo, se você estivesse montando sua organização hoje—como seria isso? O que você simplificaria? O que você enfatizaria? Onde você automatizaria primeiro? Como você pode tirar vantagem da nuvem? Mesmo o menor passo ainda é um passo em direção a um negócio mais eficiente.

Mova dados de forma contínua e lógica entre seus departamentos, incluindo finanças e planejamento. Colabore onde puder, empodere as pessoas ao seu redor e implemente etapas para aumentar a precisão e a flexibilidade—todos esses são aspectos da eficiência.

Por último, lembre-se de que alcançar uma maior eficiência não é um processo único. Sempre esteja em posição de ser ágil, para fazer mudanças rapidamente, para que você possa manter essa maior eficiência uma vez que a tenha conquistado.

Artigo original fornecido por Mouser pode ser encontrado aqui.

Por: Carolyn Mathas