Ferramentas de Gestão de Projetos

Minha primeira oportunidade de usar uma técnica de gerenciamento de projetos foi o Gráfico de Gantt como parte do meu Projeto de Conclusão de Curso em Engenharia, enquanto estava na faculdade. Naquela época, tudo era manual. Hoje, inúmeros pacotes de software oferecem isso junto com outras técnicas de visibilidade de projeto (Figura 1):

• Gráfico de Gantt
• Gráfico de Pert
• Análise do Caminho Crítico
• Diagramas de Afinidade
• Análise de Lacunas
• Linha do Tempo

Figura 1. Algumas das ferramentas de visualização usadas para gerenciamento de projetos [1].

Não importa qual seja o seu trabalho, você pode ter que gerenciar, ou desempenhar um papel ativo em, um projeto em algum momento durante sua carreira. O tempo que você gasta aprendendo habilidades de gerenciamento de projetos lhe recompensará generosamente.

Completar projetos dentro do prazo e do orçamento será uma das suas melhores recomendações. E quando você sabe como organizar, programar e delegar tarefas, você se torna mais visível para promoções.

Gráfico de Gantt

Uma das ferramentas mais utilizadas é o gráfico de Gantt, e você precisa coletar todas as atividades envolvidas no seu projeto. Como parte desse processo, você determinará quem será responsável por cada tarefa, quanto tempo cada tarefa levará e quais problemas sua equipe pode encontrar. Esse pensamento detalhado ajuda a garantir que o cronograma seja viável, que as pessoas certas estejam atribuídas a cada tarefa e que você tenha soluções alternativas para problemas potenciais antes de começar. As atividades listadas no meu BLOG ‘Resolução de Problemas’ ajudarão você a coletar todos os aspectos do projeto e estimar os tempos mínimos e quais atividades precisam ser concluídas antes que outras possam começar.

Finalmente, você pode usá-los (gráficos de Gantt) para manter sua equipe e seu chefe informados sobre o progresso. Tudo o que é necessário é uma atualização simples para mostrar mudanças e como isso pode alterar ou afetar tarefas-chave ou o caminho crítico. O processo para criar um gráfico de Gantt inclui:

Etapa 1: Identificar Tarefas e Atividades Essenciais

Gráficos de Gantt não fornecem informações úteis a menos que incluam todas as atividades necessárias para a conclusão de um projeto ou fases do projeto. Portanto, para começar, liste todas essas atividades. Para cada tarefa, determine sua data de início mais cedo e sua duração.

Etapa 2: Determinar Relacionamentos entre Atividades

Um gráfico de Gantt é usado para mostrar a relação entre atividades/tarefas em um projeto. Algumas atividades precisam ser concluídas antes que você possa iniciar outra. Outras tarefas não podem terminar até que as tarefas anteriores tenham terminado. Como exemplo, se você está criando uma placa de circuito impresso, você precisa terminar o design antes de enviá-lo para a fabricação de protótipos.

Existem várias atividades dependentes:

• atividades/tarefas “sequenciais” ou "lineares"
• “paralelas” (a atividade pode ser feita ao mesmo tempo que outras atividades).

Muitas vezes, não é necessário seguir a ‘sequência’, mas você pode precisar que outras atividades sejam concluídas primeiro. Então, por exemplo, o design do seu circuito impresso poderia começar antes que o fabricante do protótipo seja selecionado.

Quando as atividades são dependentes de outras atividades, note a relação entre elas. Mas saiba quais atividades são paralelas e quais são sequenciais. Organizar o gráfico de Gantt dependerá dessas relações.

Note que, em gráficos de Gantt, existem três principais relações entre tarefas sequenciais:

• Finish to Start (FS)—Atividades de Concluir para Iniciar não podem começar antes que uma atividade anterior esteja concluída. No entanto, elas podem começar mais tarde.
• Início a Início (SS)—Atividades de Início a Início não podem começar até que uma atividade precedente comece. No entanto, elas podem começar mais tarde.
• Final a Final (FF)—Atividades de Final a Final não podem terminar antes que uma atividade precedente termine. No entanto, elas podem terminar mais tarde.
• Início a Final (SF), um quarto tipo, é muito raramente utilizado.

Passo 3: Inserir TAREFAS/Atividades no Software

Se você não quer desenhar seu gráfico de Gantt à mão, existem inúmeros softwares gratuitos disponíveis na Internet. Alguns destes, como o Microsoft Project, são baseados na nuvem. Isso pode permitir que muitos trabalhem no documento simultaneamente. Alguns até estão disponíveis como modelos para o Excel.

Linha do Tempo

A linha do tempo usa as mesmas entradas que um gráfico de Gantt, mas exibe as informações em uma ou uma série de linhas do tempo, desenhadas na escala do eixo do tempo.

Gráfico PERT

Um gráfico PERT apresenta uma ilustração gráfica de um projeto como um diagrama de rede consistindo de nós numerados (sejam círculos ou retângulos) representando eventos, ou atividades do projeto conectadas por setas (linhas direcionais) que representam atividades no projeto. A sequência de tarefas/atividades é indicada pelas setas.

Assim como no Gráfico de Gantt, existem várias atividades dependentes:

• Dependência de Eventos - atividades que devem ser concluídas, mas não requerem recursos ou tempos
• Atividades Fictícias - estas são representadas por setas com linhas pontilhadas
• Alocação de Tempo - números nos lados opostos dos vetores

Se você prefere ilustrar claramente as dependências das tarefas, então o Gráfico PERT pode fazer isso, mas às vezes pode ser muito mais difícil de interpretar. Muitas vezes, os engenheiros usarão ambas as técnicas.

Existem duas atividades para criar um Gráfico PERT:

Passo 1: Identificar Atividades/Tarefas Essenciais:

Os gráficos PERT não fornecem informações úteis a menos que incluam todas as atividades necessárias para a conclusão de um projeto ou fases do projeto. Todas essas atividades precisam ser consideradas. Então, para cada tarefa, anote sua data de início mais cedo, estime o tempo mais curto possível que cada atividade levará, o tempo mais provável e o tempo mais longo. Uma fórmula útil para estimar o tempo para cada etapa do projeto é:

• (tempo mais longo + tempo mais curto + 4 x tempo provável) / 6

Escalas de tempo irrealistas normalmente afetam um bom Gráfico PERT. Muitas vezes, não é necessário seguir a 'sequência', mas você pode precisar que outras atividades sejam concluídas primeiro. Quando as atividades dependem de outras atividades, note a relação entre elas. Mas saiba quais atividades são paralelas e quais são sequenciais.

Passo 2: Inserir Atividades/Tarefas no Software:

Se você não quer desenhar seu Gráfico PERT à mão, existem vários softwares gratuitos disponíveis na Internet. Alguns destes, como o Microsoft Project, são baseados na nuvem. Isso pode permitir que muitos trabalhem no documento simultaneamente. Alguns até estão disponíveis como modelos para o Excel.

Eu cobrirei Diagramas de Afinidade em outro BLOG quando eu lhe apresentar o processo de “Figura de Mérito”.

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