Đạo đức trong môi trường mua sắm phi tập trung

Cả người mua và người bán đều có trách nhiệm về hành vi đạo đức.

Là một chuyên gia mua hàng có kinh nghiệm và được chứng nhận, tôi tuân thủ theo các Nguyên tắc và Tiêu chuẩn về Hành vi Quản lý Cung ứng của Viện Quản lý Cung ứng.

Nhưng điều đó không có nghĩa là mọi người khác cũng làm vậy.

Tôi đã làm việc với các nhà mua hàng, kế hoạch viên và thậm chí là các quản lý mua hàng đã phớt lờ các quy tắc đạo đức của công ty và chấp nhận chuyến đi, quà tặng và tiền mặt từ các nhà cung cấp muốn tìm kiếm ưu ái. Một người mua thậm chí còn để cốp xe không khóa trong hai tuần trước Giáng sinh để tiết kiệm công sức cho nhà cung cấp khi mang quà vào văn phòng. Và có, một số người ở cả hai phía đã mất việc khi bị bắt.

Những trường hợp đó khiến tôi lo lắng về điều gì sẽ xảy ra với đạo đức, cả ở phía mua và bán, trong quá trình phân quyền mua hàng ngày càng phát triển vào kỹ thuật, R&D, và thậm chí là các lĩnh vực như tiếp thị và nhân sự. Tôi đã làm việc với một số người có quan điểm lỗi thời rằng bất kỳ ai đóng vai trò là người mua đều ‘được’ nhận một loại quà nào đó, hoặc tồi tệ hơn, khi đặt hàng với một nhà cung cấp mới hoặc hiện tại.

Quid pro quo này không có chỗ trong kinh doanh ngày nay.

Khi nhân viên không thuộc bộ phận mua hàng tham gia vào các hoạt động mua hàng, có thể xuất hiện các thách thức về đạo đức do thiếu hiểu biết, kiến thức hoặc kinh nghiệm về các thực hành mua hàng. Với sự gia tăng của quy trình mua hàng phân quyền, nơi quyền quyết định được phân tán qua các bộ phận và cá nhân khác nhau, việc đảm bảo đạo đức liên quan đến nhà cung cấp trở nên càng quan trọng hơn.

Hành vi đạo đức đảm bảo sự đối xử công bằng với các nhà cung cấp, nuôi dưỡng các mối quan hệ đối tác lâu dài dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Nó giảm thiểu rủi ro của các thực hành không đạo đức ở phía mua, như hối lộ, tham nhũng, hoặc thông đồng, có thể làm ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức và dẫn đến hậu quả pháp lý. Và, các thực hành mua hàng đạo đức thường phù hợp với các mục tiêu trách nhiệm xã hội doanh nghiệp, cho phép các tổ chức thúc đẩy bền vững và tác động xã hội thông qua mối quan hệ với nhà cung cấp.

Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý trong mô hình mua hàng phân quyền.

Trách nhiệm. Mỗi cá nhân tham gia vào quá trình mua hàng cần hiểu rõ trách nhiệm của mình và phải chịu trách nhiệm về hành động của mình. Điều này có thể được thực hiện thông qua các chương trình đào tạo định kỳ, các chính sách và thủ tục rõ ràng, và việc hình thành các hướng dẫn đạo đức nhận diện và củng cố các hành vi mong đợi. Các nhà cung cấp cũng phải chịu trách nhiệm.

Giám sát và Kiểm toán. Việc giám sát và kiểm toán định kỳ là cần thiết để đánh giá hiệu quả của các thực hành đạo đức. Các tổ chức nên đánh giá sự tuân thủ của nhà cung cấp với các tiêu chuẩn đạo đức, tiến hành kiểm toán tài chính định kỳ, và thực hiện các biện pháp khắc phục. Việc giám sát liên tục không chỉ đảm bảo trách nhiệm mà còn cung cấp cơ hội để củng cố cam kết của tổ chức với các mối quan hệ nhà cung cấp đạo đức.

Không tuân thủ Chính sách Mua sắm. Nếu nhân viên không thuộc bộ phận mua sắm không am hiểu về chính sách và hướng dẫn quản lý mua sắm và cung ứng, họ có thể vô tình vi phạm các quy tắc và quy định mua sắm của công ty. Điều này có thể bao gồm việc ưu ái nhất định các nhà cung cấp mà không có lý do chính đáng hoặc thực hiện mua hàng không được phép từ các nhà cung cấp không được phê duyệt hoặc không đủ điều kiện, dẫn đến vi phạm đạo đức và hậu quả pháp lý.

Đánh giá Nhà cung cấp không đầy đủ. Nhân viên không thuộc bộ phận mua sắm có thể thiếu kinh nghiệm và nguồn lực để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến việc chọn nhà cung cấp kém chất lượng dựa trên việc kiểm tra sơ sài, dẫn đến sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt chuẩn, vấn đề đạo đức tiềm ẩn, hoặc tăng rủi ro cho chuỗi cung ứng.

Sử dụng Quyền lực không đúng cách. Nhân viên không thuộc bộ phận mua sắm có thể lạm dụng quyền lực của mình hoặc tham gia vào các hành vi không đạo đức, như chấp nhận quà cáp hoặc lợi ích từ nhà cung cấp, gây ảnh hưởng không đúng mực, hoặc thiên vị. Những hành động này có thể làm tổn hại đến tính toàn vẹn của quy trình mua sắm, làm suy yếu sự cạnh tranh công bằng và làm giảm niềm tin.

Có một số cách doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến phân quyền.

• Cung cấp đào tạo và giáo dục toàn diện về chính sách mua sắm, đạo đức và các phương pháp tốt nhất cho nhân viên không thuộc bộ phận mua sắm. Việc đào tạo liên tục này nên được thực hiện bởi lãnh đạo của tổ chức mua sắm.
• Thiết lập các nguyên tắc và quy trình rõ ràng cho các hoạt động mua sắm và đảm bảo rằng chúng được truyền đạt và hiểu rõ bởi tất cả nhân viên liên quan. Những nguyên tắc này nên là một phần của bộ quy tắc đạo đức của công ty.  
• Thực hiện giám sát và theo dõi đúng cách để phát hiện và giải quyết bất kỳ vấn đề đạo đức tiềm ẩn nào. Luật đại lý quy định rằng trách nhiệm cuối cùng trong việc chi tiêu tiền của công ty nằm ở bộ phận mua sắm.
• Khuyến khích một văn hóa minh bạch, trách nhiệm và tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức trong toàn bộ tổ chức.
• Thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp giữa bộ phận mua sắm và nhân viên không thuộc bộ phận mua sắm để đảm bảo có sự hiểu biết chung về các thực hành đạo đức và thúc đẩy việc tuân thủ các hướng dẫn đã được thiết lập.
• Mua hàng từ các nguồn cung cấp được phê duyệt, được ủy quyền và có năng lực. Tránh các nhà môi giới, đại diện của nhà sản xuất và các nhà phân phối không được ủy quyền. Bộ phận mua sắm có quyền kiểm soát danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (AVL).
• Đảm bảo rằng các nhà cung cấp hiểu các tiêu chuẩn đạo đức của công ty và vi phạm có thể dẫn đến việc bị loại bỏ.