Cách Các Công Ty Quản Lý Hoạt Động Sản Xuất Nội Địa và Gia Công Outsourcing

Trong nền kinh tế toàn cầu hóa ngày nay, nhiều công ty đang tận dụng mô hình kết hợp giữa sản xuất nội địa và thuê ngoài. Phương pháp này cho phép họ tận dụng được ưu điểm của cả hai phương thức, cân bằng giữa hiệu quả chi phí, kiểm soát chất lượng và linh hoạt. Bài viết này sẽ khám phá ba hiểu biết chính về cách các công ty quản lý mô hình kết hợp này, tập trung vào hoạt động mua hàng và logistics, và cung cấp danh sách kiểm tra đơn giản để áp dụng từng hiểu biết.

Hiểu Biết 1: Mua Sắm Chiến Lược

Mua sắm chiến lược là một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý hoạt động sản xuất nội địa và thuê ngoài. Theo Báo cáo Ngành Công nghiệp MHI 2022, 87% các công ty cho biết họ hiện coi chuỗi cung ứng của mình là quan trọng về mặt chiến lược, chứng minh tầm quan trọng của việc mua sắm chiến lược. Các công ty cần xác định những thành phần nào sẽ sản xuất nội bộ và những thành phần nào sẽ thuê ngoài dựa trên các yếu tố như chi phí, chất lượng và thời gian dẫn.

Giảm Thiểu Rủi Ro và Bảo Vệ Sở Hữu Trí Tuệ (IP): Khi quyết định giữa việc sản xuất nội bộ và thuê ngoài, cần xem xét các rủi ro tiềm ẩn. Việc thuê ngoài có thể phơi bày công ty của bạn trước nguy cơ mất cắp IP hoặc làm lộ thông tin nhạy cảm. Đánh giá các biện pháp bảo mật của đối tác tiềm năng và thiết lập các điều khoản hợp đồng rõ ràng về quyền IP. Đối với các thành phần quan trọng có thiết kế độc quyền, việc sản xuất nội bộ có thể là lựa chọn an toàn hơn.

Quản lý Quan hệ Nhà Cung Cấp: Xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với các nhà cung cấp là điều cần thiết. Nhà cung cấp địa phương cho phép tương tác trực tiếp, thúc đẩy sự hợp tác và tin cậy. Các đối tác được thuê ngoài, đặc biệt là những người ở các khu vực khác nhau, đòi hỏi phải có các kênh giao tiếp hiệu quả, và vai trò quan trọng của các quản lý mối quan hệ, những người nên có mặt ở những khu vực khác nhau. Việc đánh giá hiệu suất định kỳ, vòng phản hồi và giải quyết vấn đề chung giúp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Việc cân bằng giữa sự gần gũi và độ tin cậy đảm bảo nguồn cung cấp thành công. Cũng quan trọng là phải xem xét cách quản lý hậu quả cho bất kỳ sự không tuân thủ nào đối với các điều khoản hợp đồng khi suy nghĩ về mối quan hệ với nhà cung cấp.

Khả năng Phục Hồi và Đa Dạng Hóa Chuỗi Cung Ứng: Việc mua sắm chiến lược nên tăng cường khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng. Chỉ dựa vào nhà cung cấp địa phương hoặc được thuê ngoài có thể rủi ro. Đa dạng hóa nguồn cung của bạn để giảm thiểu sự gián đoạn do thiên tai, sự kiện chính trị hoặc phá sản của nhà cung cấp. Xem xét việc sử dụng cả hai loại nhà cung cấp địa phương và được thuê ngoài cho các thành phần quan trọng. Cách tiếp cận này cân bằng rủi ro và sự liên tục và nên được liên kết trực tiếp với cả kế hoạch quản lý rủi ro của bạn và kế hoạch liên tục kinh doanh chuỗi cung ứng của bạn.

Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO): Ngoài chi phí sản xuất trực tiếp, TCO bao gồm các khoản chi phí ẩn như vận chuyển, giữ hàng tồn kho, và kiểm soát chất lượng. So sánh TCO cho các thành phần được sản xuất nội bộ và thuê ngoài. Mặc dù việc thuê ngoài có vẻ tiết kiệm chi phí ban đầu, hãy xem xét các hậu quả lâu dài. Sản xuất nội bộ có thể cung cấp kiểm soát chất lượng tốt hơn và giảm TCO theo thời gian. Phân tích toàn diện hơn này thường là rất quan trọng trong việc đưa ra các lựa chọn thông tin nhất về việc thực hiện các hoạt động tại địa phương hay thuê ngoài.

Nguyên tắc mua sắm chiến lược bao gồm đánh giá toàn diện các yếu tố ngoài chi phí một mình. Bằng cách xem xét rủi ro, mối quan hệ, khả năng phục hồi, và TCO, các công ty có thể đưa ra quyết định thông tin phù hợp với mục tiêu kinh doanh của họ.

Danh sách kiểm tra:

• Đánh giá tính hiệu quả về chi phí của việc sản xuất nội bộ so với thuê ngoài cho từng thành phần.
• Đánh giá tiêu chuẩn chất lượng của các đối tác tiềm năng thuê ngoài.
• Xem xét thời gian dẫn và độ tin cậy của các nhà cung cấp nội bộ và thuê ngoài.
• Xem xét khả năng bị đánh cắp sở hữu trí tuệ khi thuê ngoài.
• Xem xét ảnh hưởng của việc thuê ngoài đối với thương hiệu và uy tín của công ty bạn.
• Thường xuyên xem xét và điều chỉnh chiến lược mua sắm của bạn dựa trên điều kiện thị trường thay đổi.

Hiểu biết 2: Quản lý Logistics Hiệu Quả

Quản lý hậu cần hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với các công ty vận hành mô hình kết hợp giữa sản xuất nội địa và thuê ngoài. Nó bao gồm việc phối hợp di chuyển vật liệu và hàng hóa thành phẩm để đảm bảo giao hàng đúng hạn và giảm thiểu sự gián đoạn. Hội đồng Quản lý Chuỗi Cung Ứng Chuyên nghiệp báo cáo rằng các doanh nghiệp chi khoảng 2.3 nghìn tỷ đô la cho hậu cần, tương đương với 8.7% GDP Quốc gia của Mỹ.

Phối hợp Di chuyển và Giao hàng Đúng hạn: Quản lý hậu cần hiệu quả đảm bảo dòng chảy mượt mà của vật liệu và hàng hóa thành phẩm trong chuỗi cung ứng. Dù là nguyên liệu thô đến nhà máy hay sản phẩm hoàn thiện đến tay khách hàng, sự phối hợp hiệu quả là cần thiết. Các công ty phải triển khai hệ thống quản lý hậu cần mạnh mẽ để theo dõi lô hàng, giám sát tiến độ và đảm bảo giao hàng đúng hạn. Bằng cách tối ưu hóa các tuyến đường và phương thức vận chuyển, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian trên đường và giảm chi phí. Các mô hình tối ưu hóa tuyến đường này nên được coi là những đầu vào chính trong việc đưa ra quyết định về hoạt động nội địa hoặc thuê ngoài.

Kênh Giao Tiếp và Lập Kế Hoạch Dự Phòng: Việc thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng là rất quan trọng khi quản lý sản xuất cả nội địa và ngoại outsourcing. Việc thiết lập giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp, nhà sản xuất và đối tác phân phối đảm bảo hoạt động liền mạch. Khi xảy ra gián đoạn (như chậm trễ do thời tiết, đình công, hoặc sự kiện bất ngờ), việc có kế hoạch dự phòng trở nên cực kỳ quan trọng. Những kế hoạch này nên giải quyết các phương án cung cấp thay thế, điều chỉnh logistics, và giảm thiểu ảnh hưởng đến lịch trình sản xuất và giao hàng.

Cân Bằng Giữa Insourcing và Outsourcing: Các công ty cần quyết định chiến lược về việc áp dụng phương pháp tiếp cận insourcing địa phương so với việc vận hành sản xuất outsourcing. Sản xuất địa phương mang lại lợi ích như kiểm soát chất lượng tốt hơn, thời gian dẫn giảm, và gần gũi với khách hàng. Sản xuất ở các khu vực hoặc quốc gia khác mang lại tiết kiệm chi phí và tiếp cận chuyên môn đặc biệt. Quyết định phụ thuộc vào các yếu tố như khối lượng sản xuất, cấu trúc chi phí, và động lực thị trường.
Quản lý logistics hiệu quả tăng cường khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng, sự hài lòng của khách hàng, và tính cạnh tranh tổng thể. Bằng cách áp dụng các phương pháp tốt nhất, giám sát hiệu suất, và xem xét ảnh hưởng môi trường, doanh nghiệp có thể điều hướng sự phức tạp của mô hình sản xuất hỗn hợp.

Danh Sách Kiểm Tra:

• Triển khai hệ thống quản lý logistics mạnh mẽ để theo dõi và phối hợp các lô hàng.
• Thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng với các nhà sản xuất nội địa và outsourcing.
• Lập kế hoạch dự phòng để giảm thiểu ảnh hưởng của các gián đoạn.
• Tối ưu hóa các tuyến đường và phương thức vận chuyển để giảm chi phí logistics.
• Định kỳ xem xét hiệu suất logistics và thực hiện các cải tiến.
• Xem xét tác động môi trường của hoạt động logistics và tìm cách giảm thiểu nó.

Hiểu biết 3: Quản lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một khía cạnh quan trọng khác trong việc quản lý mô hình sản xuất kết hợp giữa địa phương và ngoài nước. Nó bao gồm việc duy trì mức tồn kho tối ưu để đáp ứng nhu cầu trong khi giảm thiểu chi phí tồn kho. Nhóm IHL dự báo rằng sự méo mó hàng tồn kho do thiếu hàng và tồn kho quá mức đã gây ra chi phí cho các nhà bán lẻ 1,77 nghìn tỷ đô la vào năm 2023, làm nổi bật tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi đối mặt với mô hình kết hợp sản xuất địa phương và ngoài nước.

Mức Tồn Kho Tối Ưu và Chi Phí Duy Trì: Quản lý tồn kho hiệu quả xoay quanh việc tìm ra sự cân bằng đúng đắn giữa việc duy trì đủ lượng hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu và giảm thiểu chi phí duy trì. Chi phí duy trì bao gồm các khoản chi phí liên quan đến lưu trữ, bảo hiểm và lỗi thời. Bằng cách tối ưu hóa mức tồn kho, doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng tồn kho quá mức (làm ảnh hưởng đến vốn) và thiếu hụt hàng tồn kho (dẫn đến mất doanh thu). Việc triển khai một hệ thống quản lý tồn kho theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực là cần thiết để đạt được sự cân bằng này. Việc xem xét những gì nên giữ tại địa phương so với những gì là một phần của tồn kho của một đối tác ngoại vi là một phân tích quan trọng cần thực hiện để tìm ra sự cân bằng tối ưu.

Dự Báo Nhu Cầu Chính Xác: Dự báo nhu cầu một cách chính xác là một khía cạnh quan trọng của quản lý tồn kho. Doanh nghiệp cần dự đoán nhu cầu của khách hàng và điều chỉnh mức tồn kho cho phù hợp. Khi nhu cầu được đánh giá thấp, các công ty có nguy cơ hết hàng, khách hàng không hài lòng và mất doanh thu. Ngược lại, việc đánh giá quá cao nhu cầu dẫn đến tồn kho dư thừa, ràng buộc nguồn lực và tăng chi phí duy trì. Bằng cách tận dụng dữ liệu và phân tích dự đoán, doanh nghiệp có thể điều chỉnh dự báo nhu cầu của mình một cách tinh tế và đưa ra quyết định thông minh về việc bổ sung tồn kho. Mức độ dự đoán được của một nhóm sản phẩm nên được sử dụng để đưa ra quyết định về việc giữ hàng tại địa phương và quyết định ngoại vi, xem xét đâu là hoạt động phù hợp nhất cho các mức độ biến động nhu cầu khác nhau.

Tỷ lệ Luân chuyển Hàng tồn kho và Điều chỉnh: Việc đánh giá định kỳ tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho là rất quan trọng. Tỷ lệ luân chuyển cao chỉ ra việc sử dụng hiệu quả hàng tồn kho, trong khi tỷ lệ thấp cho thấy sự không hiệu quả. Nếu sản phẩm tồn kho quá lâu, có thể cần phải điều chỉnh số lượng đặt hàng, điểm đặt hàng lại, hoặc mức dự trữ an toàn. Doanh nghiệp nên phân tích dữ liệu lịch sử, theo dõi xu hướng thị trường và điều chỉnh chiến lược tồn kho của mình cho phù hợp. Thường thì việc tự quản lý sản phẩm tồn kho không hiệu quả để có thể đưa ra quyết định về sự lỗi thời và hạch toán giảm giá một cách nhanh chóng, từ đó giảm chi phí.

Chiến lược Dự trữ An toàn: Việc thực hiện chiến lược dự trữ an toàn hoạt động như một bộ đệm chống lại sự biến động nhu cầu và gián đoạn chuỗi cung ứng. Dự trữ an toàn đảm bảo rằng ngay cả trong trường hợp có sự tăng đột biến về nhu cầu hoặc trễ hẹn trong cung ứng, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục thực hiện các đơn hàng mà không bị gián đoạn. Việc tính toán mức dự trữ an toàn bao gồm việc xem xét thời gian dẫn, biến động nhu cầu và mức dịch vụ mong muốn. Các hoạt động địa phương thường yêu cầu mức dự trữ an toàn cao hơn để chúng luôn được sử dụng, trong khi các hoạt động được giao thầu thường có thể chuyển đổi hoạt động sản xuất sang sản phẩm của khách hàng khác trong trường hợp thiếu hụt ngắn hạn.

Kiểm Kê Hàng Hóa Vật Lý: Việc kiểm kê định kỳ hàng hóa vật lý giúp duy trì độ chính xác. Sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho ghi nhận và thực tế có thể dẫn đến những sai sót tốn kém. Việc kiểm kê bao gồm đếm số lượng vật phẩm, xác minh dữ liệu và điều chỉnh bất kỳ sự chênh lệch nào. Công cụ tự động hóa có thể đơn giản hóa quá trình này, giảm thiểu rủi ro của sự không chính xác. Các mặt hàng tồn kho có giá trị cao nên được kiểm kê thường xuyên hơn, và chi phí duy trì một chế độ kiểm kê thường xuyên cần được xem xét trong quyết định giữa việc tự quản lý và thuê ngoài.
Tóm lại, quản lý hàng tồn kho hiệu quả ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất, chi phí kho bãi và việc hoàn thành đơn hàng. Bằng cách tuân theo các phương pháp tốt nhất và tận dụng công nghệ, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình hàng tồn kho của mình và nâng cao hiệu suất tổng thể. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho nên được sử dụng để xác định sản phẩm nào nên thuê ngoài hoặc giữ lại ở địa phương.

Danh Sách Kiểm Tra:

• Triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực.
• Dự báo nhu cầu một cách chính xác để xác định mức tồn kho tối ưu.
• Định kỳ xem xét tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho và điều chỉnh khi cần thiết.
• Xem xét chi phí giữ hàng tồn kho, bao gồm lưu trữ, bảo hiểm và lỗi thời.
• Triển khai chiến lược hàng tồn kho dự phòng để chống lại sự biến động của nhu cầu.
• Định kỳ kiểm kê hàng hóa vật lý để đảm bảo độ chính xác.

Kết Luận

Bài viết này nhấn mạnh việc lựa chọn nguồn cung một cách chiến lược là một khía cạnh quan trọng, nơi mà các công ty quyết định những thành phần nào sẽ sản xuất nội bộ và những thành phần nào sẽ thuê ngoài dựa trên chi phí, chất lượng và thời gian dẫn. Điều này bao gồm việc đánh giá toàn diện các yếu tố ngoài chi phí, bao gồm rủi ro, mối quan hệ, khả năng phục hồi và tổng chi phí sở hữu.

Quản lý hậu cần hiệu quả cũng rất quan trọng, bao gồm việc phối hợp vật liệu và hàng hóa thành phẩm để đảm bảo giao hàng kịp thời và giảm thiểu sự gián đoạn. Các công ty cân nhắc giữa việc sản xuất nội bộ và thuê ngoài dựa trên các yếu tố như khối lượng sản xuất, cấu trúc chi phí và động lực thị trường. Giao tiếp hiệu quả với các nhà cung cấp, nhà sản xuất và đối tác phân phối đảm bảo hoạt động liền mạch.

Cuối cùng, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa, bao gồm việc duy trì mức tồn kho tối ưu để đáp ứng nhu cầu trong khi giảm thiểu chi phí tồn trữ. Các công ty sử dụng dự báo nhu cầu chính xác, đánh giá định kỳ tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho, chiến lược hàng tồn kho an toàn và kiểm kê vật lý định kỳ để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Kết luận, bằng cách lựa chọn nguồn cung một cách chiến lược, quản lý hậu cần một cách hiệu quả và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, các công ty có thể tối ưu hóa hoạt động của mình, cân bằng chi phí và chất lượng, và duy trì sự cạnh tranh. Mô hình kết hợp này của hoạt động sản xuất nội bộ và thuê ngoài cho phép các công ty tận dụng sức mạnh của cả hai phương pháp, cung cấp sự linh hoạt trong một nền kinh tế toàn cầu đang thay đổi nhanh chóng.