Các nhóm có thể cần đào tạo PLM mở rộng để thích nghi với các công cụ mới

Chuyển đổi số là một cụm từ phổ biến được nhìn thấy ở khắp các ngành nghề và trong các ấn phẩm. Mọi công ty đều hướng tới nó, và khi nói đến việc triển khai phần mềm hoặc hệ thống mới, dễ tiếp cận tại nơi làm việc, thường có vẻ như việc này đơn giản như cắm và chạy. Hiếm khi nó lại dễ dàng như vậy. Trên thực tế, việc triển khai thành công phụ thuộc vào đội ngũ tài năng và việc đào tạo.

Không có chương trình đào tạo được cấu trúc tốt và toàn diện, các công ty không thể nhận ra tiềm năng của những công cụ tiên tiến của mình. Điều này đặc biệt đúng trong bối cảnh của sự đổi mới liên tục, nơi mà các giải pháp mới, như quản lý vòng đời sản phẩm (PLM) và quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP), cùng với những người khác, đang xuất hiện và làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Sự Quyền Lực của Việc Đào Tạo PLM Hiệu Quả Là Như Thế Nào?

Theo Gallup’s Tình Trạng Nơi Làm Việc Toàn Cầu (2019), các công ty cung cấp đủ đào tạo cho nhân viên sẽ có năng suất cao hơn 17% so với những công ty không làm vậy. Tập trung vào cơ bản của PLM, điều cần thiết trong quy trình sản xuất hiện đại, các đội ngũ không được đào tạo có thể tiếp cận phần mềm nhưng sẽ không hiểu được những tinh tế của nó. Họ sẽ không sử dụng hết tất cả các tính năng; quy trình làm việc sẽ vẫn kém hiệu quả; và công ty của bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội tối đa hóa lợi nhuận đầu tư mà công nghệ mới hứa hẹn.

Đào tạo PLM hiệu quả trao quyền cho các đội ngũ để:

• nắm bắt cơ bản về các chức năng và nguyên tắc cốt lõi của công cụ PLM để giúp tích hợp mượt mà vào quy trình làm việc hiện tại. Các chức năng cốt lõi bao gồm:
• Quản lý Bảng Liệt Kê Vật Tư (BOM).
• Kiểm soát phiên bản và lịch sử sửa đổi.
• Quản lý thay đổi đơn hàng.
• Tráo đổi dữ liệu và tích hợp với các công cụ hiện có (EDA, CAD, ví dụ).
• Khả năng báo cáo và phân tích.
• đối phó với sự phức tạp liên quan đến mảng tính năng rộng lớn của PLM. Đào tạo PLM thực tế trang bị cho người dùng khả năng khám phá các tính năng với sự tự tin, xác định những cái phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của họ và tối đa hóa tác động của chúng. Thực hành trực tiếp sử dụng hệ thống PLM thông qua các bài tập hướng dẫn, mô phỏng, và tình huống thực tế liên quan đến nhiệm vụ của nhân viên là một phương pháp hiệu quả.
• chấp nhận và trở thành những người tham gia tích cực trong quy trình PLM; cảm thấy thoải mái và tự tin với công cụ mới sẽ giúp nhân viên mua vào hệ thống mới, dẫn đến việc áp dụng mượt mà hơn, chất lượng dữ liệu được cải thiện và, cuối cùng, một việc triển khai thành công.

Trở lại thời gian trước, đào tạo PLM chỉ giới hạn ở sách hướng dẫn sử dụng cơ bản và các hội thảo chung chung. Ngày nay, sự phức tạp ngày càng tăng của các công cụ trên thị trường đòi hỏi một cách tiếp cận tinh tế hơn đối với đào tạo PLM, giải quyết nhu cầu đa dạng của các đội ngũ khác nhau trong công ty.

Các chương trình đào tạo PLM được thiết kế riêng, ví dụ, phục vụ cho nhu cầu và chức năng cụ thể trong nhóm, như nhà thiết kế, kỹ sư, và quản lý dự án. Đối với nhân viên cần trải nghiệm linh hoạt, các phương pháp học tập cá nhân hóa kết hợp các phiên học có giáo viên hướng dẫn với các mô-đun trực tuyến tự học và nguồn tài nguyên theo yêu cầu để phù hợp với phong cách và sở thích học tập cá nhân. Và, vì công nghệ luôn trong trạng thái phát triển liên tục, các chương trình đào tạo PLM cũng cần phải vậy; các công ty có thể tích hợp các mô-đun và nguồn tài nguyên đào tạo PLM liên tục để giữ cho các nhóm cập nhật về các tính năng mới và các phương pháp tốt nhất và tạo ra một văn hóa học tập không ngừng. 

Các chiến lược đào tạo PLM toàn diện và linh hoạt có thể giúp các công ty trang bị cho các nhóm để áp dụng công cụ PLM và phát triển trong thiết kế và phát triển sản phẩm. Có thể sẽ tốn kém, nhưng hãy nhớ rằng đầu tư vào đào tạo PLM không chỉ là một khoản chi phí; đó là một cam kết để mở khóa tiết kiệm chi phí và hiệu quả hoạt động. 

Đánh giá Nhu cầu Đào tạo PLM của Các Nhóm Khác nhau

Các nhóm khác nhau có nhu cầu và kỹ năng độc đáo, vì vậy bạn cần phải tùy chỉnh phương pháp đào tạo PLM của công ty mình để có tác động tối đa. Các chương trình cần đảm bảo việc áp dụng mượt mà và sử dụng tối ưu công cụ mới. Dưới đây là cách để đánh giá và đáp ứng những yêu cầu này: 

Xác định Nhu cầu Đào tạo PLM Độc đáo Trong Các Bộ phận

1. Bắt đầu với việc đánh giá nhu cầu: Liên hệ với đại diện từ mỗi nhóm tham gia vào quá trình PLM và yêu cầu họ hoàn thành các cuộc khảo sát, phỏng vấn, hoặc thảo luận nhóm chuyên sâu. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được mức độ thành thạo hiện tại của họ, các nhiệm vụ cụ thể mà các nhóm tương ứng của họ thực hiện, và những thách thức mà họ dự đoán với công cụ mới. 
2. Ánh xạ chức năng với vai trò người dùng: Phân tích các chức năng khác nhau mà công cụ PLM cung cấp và ánh xạ chúng với các vai trò cụ thể trong mỗi bộ phận—ví dụ, kỹ sư thiết kế có thể cần đào tạo PLM sâu rộng về tích hợp CAD, trong khi các nhóm tiếp thị có thể tập trung vào các tính năng quản lý nội dung. 
3. Xem xét khoảng trống kỹ năng hiện tại: Đừng bỏ qua kiến thức và kỹ năng đã có của các nhóm của bạn. Xác định các lĩnh vực nơi kỹ năng hiện tại có thể được tận dụng và tùy chỉnh đào tạo PLM cho các lĩnh vực cần nâng cao kỹ năng nhất. 

Tùy chỉnh Chương trình Đào tạo PLM cho Các Kỹ năng Đa dạng

1. Đa dạng là chìa khóa: Cung cấp một sự kết hợp các hình thức đào tạo PLM để phục vụ cho các phong cách và sở thích học tập khác nhau. Điều này có thể bao gồm các hội thảo có giáo viên hướng dẫn, các mô-đun trực tuyến, các hướng dẫn tự học, và việc hướng dẫn trên công việc. 
2. Nội dung cụ thể theo vai trò: Phát triển các tài liệu đào tạo PLM giải quyết các thách thức và nhiệm vụ mà mỗi bộ phận đối mặt. Điều này có nghĩa là sử dụng các ví dụ, tình huống, và bài tập liên quan đến quy trình làm việc của họ. 
3. Con đường học tập tiến bộ: Thiết kế các chương trình đào tạo PLM với các cấp độ khó khăn tăng dần; điều này cho phép người dùng xây dựng kỹ năng và sự tự tin khi họ làm chủ công cụ. 
4. Cơ hội học microlearning: Chia nhỏ các chức năng phức tạp thành các mô-đun học tập nhỏ để dễ dàng tiếp thu và truy cập theo yêu cầu.

Danh sách này không phải là toàn diện; có nhiều cách để cải thiện quy trình đào tạo PLM nội bộ. Nhưng có ba yếu tố quan trọng cần xem xét, bất kể phương pháp được chọn, để đảm bảo thành công. Việc tham gia của các thành viên từ các đội nhóm khác nhau trong quá trình thiết kế đào tạo PLM sẽ giúp bạn xây dựng các chương trình đáp ứng nhu cầu của nhân viên; yêu cầu phản hồi từ người tham gia sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả của chương trình, cho phép điều chỉnh khi cần thiết; và đào tạo PLM không nên kết thúc sau khi triển khai ban đầu. Hãy làm cho nó liên tục, cung cấp hỗ trợ liên tục và cố gắng để các đội nhóm có quyền truy cập vào các chuyên gia hoặc các tổ chức hàng đầu để cải thiện sự tham gia và giữ chân kiến thức lâu dài.

Trao Quyền cho Người Đưa Quyết Định Chiến Lược với Kiến Thức Cơ Bản về PLM

Quan trọng là phải nhớ rằng đào tạo PLM không chỉ dành riêng cho nhân viên; đôi khi, người sử dụng lao động cũng cần một lượng kiến thức như nhau. Khi nói đến cơ bản về PLM và hơn thế nữa, các nhà lãnh đạo phải hiểu rằng sức mạnh của nó không chỉ giới hạn ở hiệu quả hoạt động; kho dữ liệu tập trung của nó, được thu thập từ toàn bộ chu trình đời sống sản phẩm, có thể giúp họ mở khóa những hiểu biết giá trị cho việc đưa ra quyết định chiến lược.

Các công ty phải trang bị cho các giám đốc kiến thức để khai thác công cụ này hết tiềm năng và hỗ trợ nhân viên của họ làm điều đó.

Tập trung vào lợi ích lâu dài của việc tích hợp PLM - bức tranh lớn. Dựa vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm và yếu tố hiệu quả chi phí, cũng như cải thiện sự hợp tác giữa các đội nhóm tách biệt và giảm thời gian ra thị trường. Thêm vào đó là bài học về cách trích xuất và phân tích các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) từ hệ thống để thông báo cho các quyết định chiến lược về phát triển sản phẩm, phân bổ nguồn lực và khả năng cạnh tranh trên thị trường, và cho thấy các nhà lãnh đạo cách giải pháp PLM có thể phù hợp với các mục tiêu và mục đích kinh doanh cụ thể, góp phần vào tầm nhìn chiến lược của công ty.

Phù Hợp Mục Tiêu Kinh Doanh với Năng Lực PLM

Để phù hợp mục tiêu kinh doanh với năng lực PLM, các bên liên quan phải:

• xác định và định rõ các chỉ số thành công chính phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn và chứng minh cách công cụ PLM có thể theo dõi và đo lường tiến trình hướng tới chúng.
• phát triển bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh cung cấp cho các nhà lãnh đạo thông tin họ cần để đưa ra quyết định có thông tin và theo dõi tiến trình hướng tới các mục tiêu chiến lược.
• thúc đẩy một văn hóa nơi dữ liệu từ hệ thống PLM được sử dụng để hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định ở mọi cấp độ.

Đo Lường Hiệu Quả Đào Tạo PLM và Sự Thích Nghi

Nếu không đo lường hiệu quả của các chương trình đào tạo PLM và đánh giá tác động của việc triển khai PLM, công ty của bạn sẽ không biết liệu khoản đầu tư của mình có đáng giá hay không. Nhưng làm thế nào bạn có thể thiết lập các tiêu chuẩn cho thành công? Đầu tiên, bạn cần phải đã xác định một mục tiêu học tập rõ ràng mà nhân viên dự kiến sẽ đạt được, sau đó bạn cần tiến lên với một cách tiếp cận đa hướng, tập trung vào cả việc tiếp thu kiến thức và sự thay đổi hành vi. Dưới đây là một số phương pháp được khuyến nghị:

Hiệu Quả Đào Tạo PLM

Mô Hình Bốn Cấp Độ của Kirkpatrick

Khung của Donald Kirkpatrick từ năm 1959 (với các cập nhật vào năm 1974 và 1993) vẫn phổ biến ngày nay và giúp đánh giá đào tạo PLM ở các cấp độ khác nhau:

• Phản ứng: Đánh giá sự hài lòng của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát hoặc mẫu phản hồi.
• Học tập: Đánh giá kiến thức đạt được thông qua các bài kiểm tra trước và sau đào tạo, câu đố, hoặc mô phỏng.
• Hành vi: Đánh giá liệu nhân viên có áp dụng kỹ năng đã học thông qua quan sát trong công việc, tự đánh giá, hoặc đánh giá của đồng nghiệp.
• Kết quả: Đo lường tác động của đào tạo dựa trên kết quả kinh doanh liên quan đến việc triển khai PLM, như tăng hiệu quả, giảm lỗi, hoặc cải thiện sự hợp tác.

Dữ liệu Hệ thống Quản lý Học tập (LMS)

Nếu công ty của bạn sử dụng LMS, hãy tận dụng dữ liệu để theo dõi tỷ lệ hoàn thành, các chỉ số tương tác, và thời gian dành cho các mô-đun khác nhau. Điều này sẽ cho bạn cái nhìn sâu sắc về tiến trình của nhân viên và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc điều chỉnh thêm.

Đo lường Sự Thích ứng

Chỉ số hiệu suất:

Theo dõi các KPI liên quan đến PLM như tốc độ nhập dữ liệu, độ chính xác, và tỷ lệ hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể trong hệ thống để giúp đánh giá cách nhân viên thích ứng với hệ thống mới và xem tác động của nó đối với công việc của họ.

Phản hồi của quản lý:

70% sự tương tác của nhóm có thể quy cho quản lý. Với điều này trong tâm trí, khuyến khích các trưởng nhóm cung cấp cập nhật thường xuyên về tiến trình của nhân viên cho lãnh đạo. Lãnh đạo có thể sử dụng phản hồi này để xác định nơi nhân viên làm tốt và gặp khó khăn.

Khảo sát tự đánh giá:

Tiến hành khảo sát để thu thập phản hồi của nhân viên về mức độ thoải mái và tự tin khi sử dụng hệ thống PLM. Điều này có thể giúp xác định các lĩnh vực cần hỗ trợ và đào tạo PLM thêm.

Nhóm tập trung:

Tất cả nhân viên có thể thảo luận về trải nghiệm của họ với hệ thống PLM mới thông qua các nhóm tập trung bao gồm mọi người. Nhóm tập trung cung cấp cái nhìn sâu sắc về thách thức, đề xuất cải thiện, và quan điểm về hệ thống mới.

Kết hợp các phương pháp này sẽ giúp bạn hiểu cảm nhận của nhân viên về việc áp dụng PLM, cách họ học hỏi, và liệu bạn có cần điều chỉnh cách tiếp cận của mình để phù hợp hơn với họ hay không. Một văn hóa giao tiếp trung thực, mở cửa sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đảm bảo triển khai thành công, và tối đa hóa lợi ích của hệ thống PLM cho công ty của bạn.

Triển khai công nghệ mới là một hành trình liên tục chứ không phải là một điểm đến. Đào tạo PLM ban đầu rất quan trọng, nhưng việc áp dụng một văn hóa học tập liên tục cũng quan trọng đối với các công ty muốn tối đa hóa tiềm năng của công cụ và giúp đội ngũ của họ hoạt động tốt nhất trong một ngành công nghiệp động. Bằng cách đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo PLM và điều chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của nhân viên, các công ty có thể đảm bảo giữ chân kiến thức, khuyến khích việc nâng cao kỹ năng và đào tạo lại, và thúc đẩy thành công lâu dài trên toàn bộ. Một lần nữa, đây là một khoản đầu tư vào tương lai của công ty bạn, không phải là một chi phí đánh dấu.