Bien qu'il soit l'un des éléments les plus importants de la documentation de la conception, le document officiel de conception est pourtant souvent laissé de côté. On considère trop souvent le travail fini une fois la conception terminée et les documents de fabrication, d'assemblage et de validation générés. Néanmoins, capturer les spécifications du système, le plan et le processus de conception, ainsi que la traçabilité de la conception par rapport à ces spécifications est une tâche essentielle, bien que chronophage et complexe. Le document de conception doit en effet inclure tous les aspects de la conception d'un système afin de faciliter l'accès aux informations de conception recherchées. Mais la question est la suivante : comment capturer ces informations de conception en dehors des dessins de fabrication et d'assemblage ?
Représenter tous les aspects de la conception dans le document de conception
Le document de conception doit prendre forme dès la phase de planification de toute conception et intégrer d'abord les spécifications. Si la conception visée par le document de conception consiste en un sous-système d'un système plus large, les spécifications du système dans son ensemble doivent être présentées. Ensuite, les spécifications propres au sous-système doivent également être abordées. Ainsi, le processus de conception et le document de conception ne font qu'un : ce document est constamment modifié et actualisé dès qu'un sous-circuit est conçu et appliqué.
La spécification de la conception est une phase souvent oubliée ou ignorée pour des raisons budgétaires ou de temps. C'est pourquoi il est important que le temps et les ressources soient alloués en amont afin de prendre en charge le développement des spécifications. Si vous travaillez dans un environnement digne d'une start-up, il est fort probable que vous ayez été confronté à des projets de conception dont les spécifications étaient peu claires voire inexistantes. Vous avez donc conscience du risque que représente cette approche. Autrement dit, l'absence de spécifications ou leurs changements entraîne un cycle de développement sans fin. Ces spécifications visent pourtant à vous indiquer ce qui est à faire et à vérifier une fois la conception terminée. Toutefois, les personnes impliquées cherchent souvent à améliorer sans cesse la conception, engendrant un retard dans le calendrier et un dépassement du budget. En fin de compte, ces deux raisons expliquent pourquoi les spécifications sont laissées de côté en premier lieu.
Bien souvent, les spécifications d'un appareil traitées dans le document de conception sont un sous-système d'un système plus large. Les spécifications du système général sont alors présentées, puis celles propres au système s'appliquant à l'appareil concerné sont intégrées de manière logique et ordonnée.
Les spécifications doivent inclure (sans s'y limiter) :