Conception collaborative dans le cloud : Comment la collaboration évolue avec le cloud

Dans cette série d'articles, nous examinerons de près comment les solutions Cloud interviennent dans la conception et le développement des systèmes de cartes. Cela inclut le détail des cas d'utilisation pour l'approvisionnement, la fabrication, la qualité, le service, et bien d'autres. Cependant, avant de nous engager sur cette voie, nous devons couvrir quelques bases. Vous voyez, il y a des généralités qui s'appliquent dans chacun de ces cas d'utilisation. Nous les détaillerons ici et y ferons référence là-bas.

Alors, quelle est notre généralité pour aujourd'hui ? Tout d'abord, examinons comment la collaboration change lorsque les technologies Cloud sont le moteur. Ensuite, nous le contrasterons avec une variété d'autres moteurs technologiques. Par où commençons-nous ? L'email.

L'email comme moteur de collaboration

L'email. Tout le monde l'a.

Il agit comme le plus petit dénominateur commun. Vous pouvez facilement attacher un fichier et l'envoyer. Vous pouvez être confiant que la personne recevant l'email obtiendra cette pièce jointe. Il y a un confort dans cette réalité.

Il y a, cependant, des problèmes sérieux à utiliser l'email comme outil de collaboration. Par exemple :

• Les e-mails peuvent être supprimés, enterrés ou perdus. Si cela arrive, il n'y a pas de rappel pour le destinataire qu'un problème est survenu. Il faut une sorte de chef de projet pour que les collaborateurs réalisent que quelque chose a mal tourné.
• Les pièces jointes des e-mails peuvent également devenir rapidement obsolètes. Quelqu'un pourrait envoyer un e-mail avec un fichier joint puis modifier le fichier sur son ordinateur. Les destinataires travaillent alors avec des informations périmées.
• Fusionner plusieurs changements simultanés prend du temps. Une personne pourrait envoyer un e-mail avec une pièce jointe à cinq personnes, demandant leur avis. Chaque destinataire de ce fichier apporte ensuite des modifications et le renvoie. L'expéditeur initial doit maintenant incorporer manuellement cinq ensembles différents de modifications.
• L'e-mail n'est pas sûr pour la propriété intellectuelle. Les e-mails, en particulier ceux comme les e-mails interactifs et les e-mails externes, transitent par des serveurs intermédiaires. De tels e-mails peuvent être interceptés ou piratés, mettant votre propriété intellectuelle en danger.

De toute évidence, ces problèmes vont de gênants à menaçants. Cependant, la conclusion est assez simple : l'e-mail n'est pas un outil de collaboration idéal malgré son omniprésence.

Les services de partage de fichiers comme facilitateurs de collaboration

Il ne fait aucun doute que ce type de solution a explosé depuis son introduction il y a environ dix ans. L'idée est incroyablement attrayante. Vous téléchargez un fichier sur le service basé sur le Cloud. Vous le partagez avec quelqu'un d'autre par email. Cette personne y accède directement en utilisant son propre identifiant.

Cette approche présente des avantages distincts par rapport à l'email. Il n'y a pas de pièce jointe dans un email. Cela signifie que c'est assez sécurisé. Le fichier est conservé dans un emplacement central accessible dans le Cloud. Cela signifie que tout le monde, à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, peut y accéder facilement.

Cependant, d'autres problèmes surviennent lors de l'utilisation d'un service de partage de fichiers basé sur le Cloud pour permettre la collaboration, y compris les suivants :

• L'approche basée sur le fichier nécessite toujours de fusionner plusieurs modifications simultanées. Vous téléchargez le fichier au lieu de le sauvegarder à partir de l'email. Pourtant, vous avez toujours le même problème. Demander à cinq personnes de revoir le document aboutira toujours à cinq fichiers différents où vous devez fusionner les modifications.
• Il n'y a pas de tâche persistante pour les personnes. L'email est toujours la méthode pour demander à quelqu'un de faire quelque chose avec le fichier. Cet email de demande peut toujours se perdre, être supprimé ou enterré.
• Un fichier téléchargé peut rapidement devenir obsolète. La personne qui a initialement téléchargé le fichier peut en télécharger un autre mis à jour. Cependant, si quelqu'un a téléchargé l'original, il ne saura pas qu'il est périmé sans notification, et de nombreux services n'envoient pas un tel e-mail de notification. Comme avec les pièces jointes de courriels, il y a un danger que les gens travaillent avec des informations erronées.

Comme vous pouvez le voir, les services de partage de fichiers basés sur le Cloud abordent un ou deux des problèmes liés à l'utilisation du courriel pour la collaboration, mais il existe de nombreux points noirs.

Solutions d'Entreprise Sur Site comme Facilitateur de Collaboration

Et maintenant, voici. Les solutions d'entreprise de grande envergure vont sûrement résoudre ce problème. N'est-ce pas ?

L'idée ici est que des logiciels serveurs comme la Gestion du Cycle de Vie des Produits (PLM) ou la Planification des Ressources d'Entreprise (ERP) sont installés au sein d'une entreprise. Ces plateformes logicielles peuvent contenir des fichiers et plus d'informations sur les systèmes de cartes.

Ces systèmes abordent un certain nombre des lacunes des courriels et des services de partage de fichiers. Néanmoins, de nombreux problèmes persistent. Par exemple :

• L'accès depuis l'extérieur de l'entreprise est difficile. De tels systèmes se trouvent derrière le pare-feu d'une entreprise. Pour fournir un accès aux fournisseurs et aux clients, vous devez souvent mettre en place une sorte de serveur intermédiaire dans la DMZ (les étendues sauvages d'Internet). Ensuite, vous devez synchroniser seulement certains morceaux d'informations dans les deux sens. Cela nécessite un effort et l'intervention de l'IT d'entreprise.
• Les conceptions restent basées sur des fichiers. Ces systèmes peuvent agir comme une source unique de vérité, offrant la dernière version d'un fichier à quiconque y accède. Cependant, le point de défaillance est que les fichiers sont toujours échangés. Vous devez encore fusionner de multiples modifications simultanées de plusieurs personnes.

Ces systèmes offrent une réelle promesse. Mais il est important de reconnaître leurs défauts et de planifier en conséquence.

Solutions basées sur le Cloud comme facilitateur de collaboration

Attendez. Vous avez raison. Cela semble familier. Les services de partage de fichiers basés sur le Cloud et les solutions basées sur le Cloud sont tous les deux dans le Cloud. Cependant, il existe une différence significative et fondamentale : les solutions basées sur le Cloud n'ont pas de fichiers. Cette différence peut sembler simple et insignifiante. Mais c'est une énorme différence. Laissez-moi expliquer.

Dans les solutions basées sur le Cloud, les gens invitent d'autres personnes à accéder à la conception, au document ou à autre chose. Pour accéder à ce truc, ces autres personnes l'ouvrent dans leur navigateur au lieu de le télécharger et de l'ouvrir dans une application logicielle. Dans les véritables solutions basées sur le Cloud, plusieurs personnes peuvent ouvrir ce même truc simultanément. Cela signifie qu'elles peuvent se voir mutuellement dans le contexte de ce truc.

Maintenant, la manière dont ces solutions Cloud fonctionnent a des implications intéressantes.

• Les modifications de plusieurs personnes se produisent sur une même chose simultanément. Comme tout le monde accède à la même chose, qui existe dans le Cloud, leurs modifications et suggestions se produisent simultanément au sein de cette même chose.
• Les gens voient les modifications des autres instantanément. Comme tout le monde accède à la même chose simultanément et reçoit des mises à jour instantanément, chacun peut voir les modifications des autres en temps réel.

À retenir

Dans les futurs articles, nous reviendrons encore et encore sur ce sujet. Il est central pour la valeur que de nombreuses organisations peuvent tirer d'une solution qui soutient le développement de systèmes de cartes dans le Cloud. La collaboration a longtemps été extrêmement douloureuse. Et bien que beaucoup ne le sachent pas encore, la collaboration dans le Cloud offre de nombreux avantages.