Jak firmy budują relacje z preferowanymi dostawcami

W globalnej arenie biznesowej filary, które wspierają edyfik sukcesu firmy, to jej relacje z dostawcami. Podobnie jak kamienie węgielne budynku, te partnerstwa, które są głęboko zakorzenione w zaufaniu, wzajemnym szacunku i zrozumieniu, zapewniają stabilność i umożliwiają strukturze dostosowanie się i przetrwanie trudności. W naszym coraz bardziej powiązanym świecie, zespoły zajmujące się zaopatrzeniem we wszystkich branżach muszą rozumieć niuanse i strategie związane z budowaniem tych preferowanych relacji z dostawcami; w rzeczywistości jest to niezbędne dla firm dążących do wzrostu, odporności i adaptowalności.

Wybór odpowiednich dostawców to zadanie, które wykracza poza samą opłacalność. Chodzi o ocenę i weryfikację potencjalnych dostawców pod kątem ich niezawodności, zdolności do innowacji i zgodności z wartościami firmy. To ostatnie jest szczególnie ważne dla krajów zachodnich, które są zobowiązane do coraz bardziej rygorystycznych standardów przez wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy w świetle rosnącej świadomości dotyczącej środowiska, społeczeństwa i zarządzania (ESG) oraz ogólnego przesunięcia w świadomości publicznej, które popycha firmy, zarówno duże, jak i małe, w kierunku bardziej etycznych praktyk zakupowych i zaopatrzeniowych.

Ale często pojawia się pytanie: jak firmy budują preferowane relacje z dostawcami, które zapewniają stałą jakość, dostawy i wzajemny rozwój?

Dostawcy zatwierdzeni czy preferowani?

Zanim przejdziemy dalej, powinniśmy wyjaśnić różnicę między dostawcami „zatwierdzonymi” a „preferowanymi”:

• Preferowany dostawca jest specjalnie wybrany ze względu na jakość, koszt i wsparcie klienta. Ten dostawca zwykle oferuje bardziej korzystne warunki, co skłania firmę do priorytetowego traktowania ich podczas negocjacji kontraktowych.
• Zatwierdzony dostawca, z drugiej strony, spełnia kryteria firmy i jest uznany za odpowiedniego do współpracy. Mogą nie mieć zalet dostawcy preferowanego, ale mogą dostarczać zadowalające produkty lub usługi.

Firmy zwykle utrzymują wyselekcjonowaną listę odpowiednich dostawców, wybierając tego, który jest zgodny z konkretnymi potrzebami. Jeśli kiedykolwiek zdecydujesz się skonsolidować wszystkich swoich dostawców w jedną listę, upewnij się, że istnieje precyzyjny mechanizm dla twoich zespołów zajmujących się zaopatrzeniem i sourcingiem, aby odróżnić dostawców preferowanych od zatwierdzonych.

W wielu przypadkach firmy polegają na innowacyjnych platformach takich jak Octopart, wiodącej wyszukiwarce części elektronicznych w branży, która, jak widać na poniższym zrzucie ekranu, kategoryzuje dostawców komponentów jako „autoryzowanych” – co oznacza, że Octopart zweryfikował i zatwierdził ich jako niezawodnych partnerów handlowych, ponieważ pozyskują komponenty bezpośrednio od producenta.

Źródło: Octopart

Kroki, które firmy podejmują, aby nawiązać preferowane relacje z dostawcami

Wiele firm decyduje się na utworzenie programu preferowanych dostawców (znany również jako „program/inicjatywa preferowanych dostawców”), co pozwala im usprawnić proces pozyskiwania, obniżyć koszty i ogólnie uzyskać lepsze doświadczenia. Robią to poprzez pięć kluczowych faz strategicznego postępu:

1. Identyfikacja wymagań: Jak w każdej działalności zakupowej, absolutnie niezbędne jest rozpoczęcie tego procesu od jasnego zrozumienia wewnętrznych wymagań firmy. Zbadaj szczegóły, takie jak rodzaje produktów lub usług niezbędnych dla twojej działalności, określ ich częstotliwość potrzeb i upewnij się, że masz jasno określony budżet oraz jesteś świadomy standardów regulacyjnych, aby uniknąć przepłacania lub niezachowania zgodności przy ocenie dostawców. Te podstawowe wglądy usprawniają proces, umożliwiając łatwe wskazanie potencjalnych preferowanych dostawców.
2. Badanie potencjalnych dostawców: Mając jasne zrozumienie swoich wymagań, powinieneś być gotowy do identyfikacji odpowiednich dostawców. Użyj zasobów takich jak platformy internetowe, aby rozpocząć swoje poszukiwania - oczywiście, zwykłych podejrzanych. Uzupełnij to badanie o wglądy z wyspecjalizowanych czasopism branżowych i zaufane rekomendacje od znanych postaci lub kolegów z twojej branży. I nie zapomnij, że musisz oceniać dostawców w sposób holistyczny, biorąc pod uwagę ich ofertę usług, konkurencyjne ceny i opinie poprzednich klientów; dokładne sprawdzenie wszelkich wcześniejszych skarg na ich temat może dodatkowo zawęzić twoje wybory, pomagając uniknąć współpracy z gorszym dostawcą.
3. Podjęcie rozmów: Uzbrojony w starannie przygotowaną listę dostawców, kolejnym logicznym krokiem jest nawiązanie kontaktu. Te dyskusje powinny być spójne, i może warto zaangażować przedstawicieli z wielu działów, aby promować holistyczne podejście do podejmowania decyzji. Staraj się przedstawić obraz długowieczności dostawcy, historii, kompleksowych modeli cenowych i przestrzeganych harmonogramów dostaw - te elementy mogą ujawnić cenne wglądy. Zbadanie ich etosu zrównoważonego rozwoju i tego, jak twoja firma wpisuje się w tę narrację, może jeszcze bardziej wyostrzyć twoją perspektywę. Te wieloaspektowe rozmowy tworzą żywy obraz, ujawniając niuanse działania każdego dostawcy.
4. Wybór preferowanych dostawców: Teraz powinieneś być w pozycji, aby sfinalizować swoich preferowanych dostawców. Ta krytyczna decyzja powinna być zrównoważoną kombinacją wielu czynników: konkurencyjności cenowej dostawców, niezachwianej dedykacji dla jakości produktu, terminowości dostaw, wzorowych relacji z klientami i ich reputacji w branży.
5. Sporządzenie umowy z preferowanym dostawcą: Po wybraniu preferowanych dostawców, musisz wprowadzić formalną umowę. Umowa z preferowanym dostawcą określa warunki partnerstwa, szczegółowo opisując wzajemne role, standardy produktów, oczekiwania dotyczące dostaw i ustalenia cenowe. Zazwyczaj są one kojarzone z dużymi korporacjami, ale mniejsze podmioty również mogą czerpać z nich korzyści. Przed sfinalizowaniem umowy kluczowe jest dokładne przejrzenie jej warunków; większe firmy zwykle szukają porady prawnej, aby zweryfikować dokumenty przed podpisaniem.

Kluczowe elementy umów z preferowanymi dostawcami

Umowy z preferowanymi dostawcami, podobnie jak każda umowa kontraktowa, mogą być niezwykle skomplikowane, zawierając mnóstwo klauzul i drobnego druku. Firmy muszą rozumieć kluczowe elementy; jak w przypadku każdego kontraktu, każdy segment jest wyraźny, aby zapewnić jasność i wzajemne zrozumienie między stronami. Oto krótkie podsumowanie kluczowych sekcji, które zwykle znajdują się w takich umowach:

• Cel ogólny i zakres: Określa główny zamiar i zakres umowy.
• Zobowiązania firmy A: Określa obowiązki kupującego, w tym działania takie jak elektroniczne składanie wszystkich zamówień zakupu lub dostarczanie zbiorczego zamówienia zakupu.
• Zobowiązania firmy B: Szczegółowo opisuje oczekiwania wobec dostawcy i jego filii, obejmujące dostarczanie produktów i usług, wszelkie wyłączne prawa i więcej.
• Ceny: Podkreśla dokładne koszty związane z nabywanymi produktami i usługami, na przykład telefony komórkowe, kserokopiarki itp.
• Okres obowiązywania i wypowiedzenie: Opisuje czas trwania umowy i zawiera wytyczne dotyczące przedwczesnego zakończenia, w tym wszelkie stosowne opłaty.
• Poufność: Podkreśla granice dzielenia się informacjami, określając, co może być udostępniane zewnętrznym stronom, a co musi pozostać poufne.
• Odszkodowanie: Adresuje protokoły kompensacji w przypadku szkód lub strat.
• Arbitraż sporów: Określa obszar prawny odpowiedzialny za rozwiązywanie wszelkich nieporozumień kontraktowych i proces, który należy stosować, gdy takie problemy się pojawią.
• Powiadomienia: Dyktuje, że wszystkie powiadomienia i korespondencje powinny być dokumentowane, a potwierdzenia odbioru elektronicznego są obowiązkowe, gdy są wysyłane faksem lub e-mailem.
• Przeniesienie: Wyjaśnia, że umowa nie może być przeniesiona na inną jednostkę bez wyraźnej pisemnej zgody drugiej strony.
• Siła wyższa: Uznaje nieprzewidywalne wydarzenia, które mogą uniemożliwić jednej ze stron spełnienie jej zobowiązań kontraktowych.
• Postanowienia ogólne: Włącza rutynowe ustalenia, takie jak warunki płatności, warunki dostawy i działania zapobiegające naruszeniom umowy.

Co dzieje się po zawarciu umowy z preferowanym dostawcą?

Po tych podstawowych krokach, firmy muszą stale doskonalić i wzmacniać swoje relacje z dostawcami. W końcu współprace stają się bardziej znaczące, gdy w grę wchodzą wspólne szersze wartości; wzajemne zrozumienie między dwiema stronami może znacząco poprawić komunikację i pogłębić zaangażowanie. Dzięki temu firmy mogą wspólnie przewidywać i łagodzić potencjalne ryzyka lub zakłócenia, takie jak zakłócenia w łańcuchu dostaw, aby zwiększyć odporność obu stron, planować przyszłe produkty i usługi oraz rozwijać bardziej efektywne systemy operacyjne.

Pamiętaj: Dostawcy różnią się od rozległych międzynarodowych korporacji po lokalnych dostawców, a utrzymanie zrównoważonych relacji dostosowanych do konkretnych potrzeb jest kluczowe. Ponieważ zarówno firmy, jak i dostawcy nawigują przez nieuniknione zmiany technologiczne i ewoluujące dynamiki rynkowe, partnerstwa zakorzenione we wspólnej innowacji i wizji są najlepiej przygotowane do rozkwitu.

Relacje z dostawcami są kluczowe dla Twojego sukcesu. Docenianie ich znaczenia i aktywne pielęgnowanie tych relacji to coś więcej niż tylko dobra praktyka biznesowa - jest to niezbędne dla trwałego wzrostu i adaptacji.