Jak osiągnąć efektywność w zakupach

Trzy sposoby na osiągnięcie większej efektywności

Efektywność ma różne poziomy, ale osiągnięcie większej efektywności wymaga zidentyfikowania wszelkich nieefektywności, przy założeniu, że problemy nie zostaną rozwiązane z dnia na dzień. Efektywność wymaga usprawnienia procesów, dokumentacji, optymalizacji i, co naturalne, automatyzacji. Jednak pierwszym krokiem do stania się efektywnym jest po prostu pełne zrozumienie obecnego stanu.

Podróż do efektywności zaczyna się od zidentyfikowania miejsc do poprawy, zrozumienia, czego wymagają wszystkie jednostki biznesowe, posiadania sposobów na identyfikację dostawców, którzy mogą spełnić najważniejsze wymagania, spojrzenia na to, jak negocjuje się kontakty dla ostatecznej wartości, oraz sposobu na ocenę tego, co robisz na bieżąco.

1. Dołącz do cyfryzacji

Pandemia przyspieszyła cyfryzację dla wielu firm. Cyfryzacja procesów umożliwia szybsze uzyskiwanie wglądu – dając możliwość zwiększenia produkcji lub szybkiego wyeliminowania procesu, gdy nie działa.

W dzisiejszym świecie nie ma wymówki, by nie przejść na cyfrowy. Oznacza to eliminację ręcznych procesów transakcyjnych, zapewniając łatwiejszy dostęp do usług zakupowych. Na przykład umożliwienie dostawcom samodzielnej obsługi faktur i zapewnienie prowadzonego zakupu, PunchOut, mobilnych wniosków, zatwierdzeń zmniejsza koszty zamówień zakupu. Ponadto cyfrowe procesy transakcyjne pozwalają łatwo monitorować otwarte zamówienia. Użycie oprogramowania do e-procurementu może skrócić cykle nawet o dwie trzecie.

2. Wykorzystaj chmurę

Narzędzia do zarządzania dostawcami i źródłami w chmurze mogą poprawić współpracę, usprawnić procesy i zapewnić dostępność w dowolnym czasie; agregując informacje szybko i zwiększając efektywność. Bardziej zwinne zarządzanie wydatkami i dostawcami może poprawić przepływ gotówki organizacji, zminimalizować ryzyko i zapewnić ciągłość działania – wszystkie te zdolności są krytyczne, zwłaszcza w okresie spowolnienia.

Korzystając z platformy opartej na chmurze, Twoja praktyka zakupowa może zapewnić wewnętrznym interesariuszom i partnerom terminową, perspektywiczną analizę, która umożliwia im podejmowanie lepszych decyzji, eksplorowanie większej liczby scenariuszy i wspieranie ciągłego, zwinne modelu planowania.

3. Zredukuj budżet lub zmniejsz marnotrawstwo

Ograniczanie wydatków jest częścią inteligentnego biznesu. Ale realistycznie, cięcie samo w sobie nie wystarczy i może nawet stać się działaniem przynoszącym efekt przeciwny do zamierzonego. Właściwe zarządzanie wydatkami obejmuje takie rzeczy jak:

• Odpowiednie monitorowanie dostawców - konieczność, aby zwiększyć efektywność i zyski przy jednoczesnym obniżeniu kosztów zapasów.
• Dokonywanie rutynowych zakupów u dostawców, z którymi istnieją umowy cenowe, co zazwyczaj przekłada się na niższe ceny i mniej błędów.
• Zdecentralizować proces składania zamówień
• Wzmocnić dział zakupów
• Zidentyfikować, gdzie wydatki są niedostatecznie zarządzane lub zarządzane nieprawidłowo w organizacji.

Czasami potrzebna jest zmiana sposobu myślenia. W takich momentach liderzy powinni unikać reakcyjnego podejścia na rzecz bardziej proaktywnego. Na przykład, gdybyś dzisiaj tworzył swoją organizację od nowa - jak by to wyglądało? Co byś usprawnił? Co byś podkreślił? Gdzie najpierw zautomatyzowałbyś procesy? Jak możesz wykorzystać chmurę? Nawet najmniejszy krok to nadal krok naprzód w kierunku bardziej efektywnego biznesu.

Przesuwaj dane w ciągłym i logicznym przepływie między działami, w tym finansami i planowaniem. Współpracuj tam, gdzie możesz, wzmacniaj ludzi wokół siebie i wdrażaj kroki mające na celu zwiększenie dokładności i elastyczności - wszystkie te aspekty dotyczą efektywności.

Na koniec, pamiętaj, że osiągnięcie większej efektywności to nie proces jednorazowy. Zawsze bądź gotów do szybkiego wprowadzania zmian, aby móc utrzymać tę większą efektywność, gdy już ją osiągniesz.

Oryginalny artykuł dostarczony przez Mouser można znaleźć tutaj.

Autor: Carolyn Mathas