如何公司建立他们偏好的供应商关系

在全球商业竞技场上，支撑公司成功大厦的柱石是其供应商关系。这些伙伴关系就像建筑的基石一样，深植于信任、相互尊重和理解之中，为结构提供稳定性，并使其能够适应和承受逆境。在我们日益相互联系的世界中，所有行业的采购团队必须理解构建这些优选供应商关系的细微差别和策略；实际上，对于那些追求增长、韧性和适应性的企业来说，这是不可或缺的。 选择正确的供应商是一项超越成本效益的任务。这关乎评估和审查潜在供应商的可靠性、创新能力以及与公司价值观的一致性。后者对于西方国家尤为关键，这些国家因日益增长的环境、社会和治理（ESG）意识以及公众意识的普遍转变，被内部和外部利益相关者要求遵守越来越严格的标准，这促使大大小小的公司朝着更加道德的采购和采购实践方向发展。 但一个经常出现的问题是：公司如何建立确保持续质量、供应和共同增长的优选供应商关系？

认可供应商还是优选供应商？

在我们进一步讨论之前，我们应该澄清“认可供应商”和“优选供应商”之间的区别：

• 一个优选供应商是基于质量、成本和客户支持特别选择的。这种供应商通常提供更有利的条款，促使公司在合同谈判中优先考虑他们。
• 另一方面，认可供应商满足公司的标准并被认为适合开展业务。他们可能没有优选供应商的优势，但可以提供满意的产品或服务。

公司倾向于保留一份适合的供应商名单，选择与特定需求相符的供应商。如果你决定将所有供应商整合到一个列表中，请确保你的采购和采购团队有一个精确的机制来区分优选供应商和认可供应商。 在许多情况下，公司依赖于创新平台，如Octopart，这是行业领先的电子部件搜索引擎，正如你在下面的截图中看到的，将组件供应商分类为“授权”——意味着Octopart已经审查并批准他们是可靠的贸易伙伴，因为他们只从制造商直接采购组件。

来源：Octopart

公司建立优选供应商关系的步骤

许多公司选择建立首选供应商计划（也称为“首选供应商项目/倡议”），这使他们能够简化采购流程，降低成本，并通常获得更好的体验。他们通过五个基本阶段的战略进展来实现这一点：

1. 确定需求：如同任何采购活动一样，开始这一流程时，清楚地了解公司的内在需求绝对是必要的。探索诸如对运营至关重要的产品或服务的类型，确定它们的需求频率，并确保你心中有一个明确的预算，并且在评估供应商时意识到监管标准，以避免超支或在合规性方面的失败。这些基础性的洞察简化了流程，使你能够相对容易地确定潜在的首选供应商。
2. 探索潜在供应商：有了对你的先决条件清晰的理解，你应该准备好确定合适的供应商。使用在线平台等资源开始你的搜索——当然，是常见的方法。用专业贸易期刊的洞察力和你所在行业的知名人物或同事的可靠推荐来补充这一研究。别忘了你需要全面评估供应商，考虑他们的服务提供、竞争定价和过去客户的反馈；彻底扫描他们以前的任何投诉可以进一步精细化你的选择，帮助你避免与较差的提供商合作。
3. 进行讨论：配备了精心策划的供应商名单，下一个逻辑步骤是进行联系。这些讨论应该是一致的，可能值得让来自多个部门的代表参与，以倡导一个全面的决策理念。试图描绘供应商的长期性、跟踪记录、全面的定价模型和遵守的交付时间表——这些元素可以挖掘有价值的洞察。探索他们的可持续性理念以及你的公司如何融入这一叙事可以进一步锐化你的视角。这些多方面的对话创建了一个生动的形象，揭示了每个供应商操作方式的细微差别。
4. 选择你的首选供应商：现在你应该处于确定首选供应商的位置。这个关键决定应该是多个因素的平衡组合：供应商的成本竞争力、对产品质量的坚定承诺、及时的交付时间表、卓越的客户关系以及他们在行业中的声誉。
5. 起草首选供应商协议：一旦你选择了首选供应商，你需要制定正式合同。首选供应商协议规定了合作伙伴关系的条款，详细说明了双方的角色、产品标准、交付期望和定价协议。它们通常与大型公司相关联，但小型实体也可以从中受益。在最终确定协议之前，仔细审查其条款至关重要；大公司倾向于在签署前寻求法律咨询，以审查文件。

首选供应商协议中的关键内容

首选供应商协议，就像任何合同协议一样，可能非常复杂，包含众多条款和大量的“小字”。公司必须理解关键元素；如同任何合同，每个部分在确保双方明确和相互理解方面都是独特的。以下是这类协议中常见的关键部分的快速总结：

• 总体目的和范围：定义协议的主要意图和范围。
• 甲方的义务：指定买方的责任，包括诸如电子提交所有采购订单或提供一张统一采购订单之类的行动。
• 乙方的义务：详细说明对供应商及其关联方的期望，包括提供产品和服务、任何独家权利等。
• 定价：强调要采购的产品和服务的确切成本，例如，手机、复印机等。
• 期限和提前终止：描述合同的持续时间，并提供提前终止的指导原则，包括任何适用的费用。
• 保密性：强调信息共享的界限，规定哪些信息可以与外部方共享，哪些信息必须保密。
• 赔偿：解决损害或损失情况下的赔偿程序。
• 争议仲裁：指定负责解决任何合同分歧的法律领域以及出现此类问题时应遵循的程序。
• 通知：规定所有通知和通信应被记录，并且通过传真或电子邮件发送时，必须有电子收据确认。
• 转让：澄清未经另一方明确书面同意，协议不能转让给不同的实体。
• 不可抗力：认可可能阻碍任一方履行合同义务的不可预测事件。
• 一般条款：包括常规规定，如支付条款、交货条件以及防止违反合同的预防措施。

建立首选供应商协议后会发生什么？

在完成这些基础步骤之后，公司必须不断完善和加强他们的供应商关系。毕竟，当共享更广泛的价值观时，合作变得更有意义；双方之间的相互理解可以显著增强沟通并加深承诺。通过这种方式，公司可以共同预见并减轻潜在的风险或不稳定因素，例如供应链中断，以增强双方的韧性，规划未来的产品和服务，并开发更高效的运营系统。

记住：供应商范围从庞大的国际公司到本地提供商，维护根据特定需求量身定制的平衡关系至关重要。随着公司和供应商导航不可避免的技术变革和市场动态变化，基于共享创新和愿景的伙伴关系最有可能蓬勃发展。

您的供应商关系对您的成功至关重要。承认它们的重要性并积极培养这些关系，不仅仅是良好的商业实践——对于持续增长和适应性而言，这是必需的。