프로젝트 관리 도구

제가 처음으로 프로젝트 관리 기법을 사용해 본 기회는 대학 시절 공학 선배 프로젝트의 일환으로 간트 차트를 사용했을 때였습니다. 당시에는 모든 것이 수동이었습니다. 오늘날에는 여러 소프트웨어 패키지가 간트 차트를 비롯한 다른 프로젝트 가시성 기법을 제공합니다(

• 간트 차트
• 퍼트 차트
• 크리티컬 패스 분석
• 친화도 다이어그램
• 갭 분석
• 타임라인

그림 1. 프로젝트 관리에 사용되는 몇 가지 시각화 도구 [1].

직업에 관계없이, 경력 동안 어느 시점에서 프로젝트를 관리하거나, 프로젝트에서 활발한 역할을 해야 할 수도 있습니다. 프로젝트 관리 기술을 배우는 데 소요되는 시간은 풍부한 보상을 가져다 줄 것입니다.

프로젝트를 기한 내에, 예산 내로 완료하는 것은 여러분의 최고의 자격증 중 하나가 될 것입니다. 그리고 작업을 조직하고, 일정을 계획하며, 업무를 위임하는 방법을 알고 있을 때, 승진을 위해 더 눈에 띄게 됩니다.

간트 차트

가장 많이 사용되는 도구 중 하나는 간트 차트이며, 프로젝트에 관련된 모든 활동을 수집해야 합니다. 이 과정의 일환으로, 각 작업에 대한 책임자를 정하고, 각 작업에 소요될 시간과 팀이 마주칠 수 있는 문제점을 파악합니다. 이러한 상세한 사고 과정은 일정이 실현 가능하며, 올바른 사람들이 각 작업에 할당되었으며, 시작하기 전에 잠재적 문제에 대한 해결책을 갖고 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. '문제 해결' 블로그에 나열된 활동들은 프로젝트의 모든 측면을 수집하고 최소 시간을 추정하며, 어떤 활동이 다른 활동이 시작되기 전에 완료되어야 하는지 파악하는 데 도움이 될 것입니다.

마지막으로, 간트 차트를 사용하여 팀과 상사에게 진행 상황을 알릴 수 있습니다. 필요한 것은 변경 사항을 보여주고 그것이 주요 작업이나 핵심 경로를 어떻게 변경하거나 영향을 줄 수 있는지 보여주는 간단한 업데이트뿐입니다. 간트 차트를 생성하는 과정은 다음과 같습니다:

단계 1: 필수 작업 및 활동 식별

간트 차트는 프로젝트 또는 프로젝트 단계를 완료하는 데 필요한 모든 활동을 포함하지 않는 한 유용한 정보를 제공하지 않습니다. 따라서 시작하기 위해, 이러한 모든 활동을 나열합니다. 각 작업에 대해 가장 이른 시작 날짜와 지속 기간을 결정합니다.

단계 2: 활동 관계 결정

간트 차트는 프로젝트 내 활동/작업 간의 관계를 보여주는 데 사용됩니다. 일부 활동은 다른 활동을 시작하기 전에 완료되어야 합니다. 다른 작업은 선행 작업이 끝나기 전까지 끝낼 수 없습니다. 예를 들어, 인쇄 회로 기판을 제작하는 경우, 프로토타입 제작으로 보내기 전에 디자인을 완료해야 합니다.

여러 종속 활동이 있습니다:

• “순차적” 또는 "선형" 활동/작업
• “병렬”(활동을 다른 활동과 동시에 수행할 수 있음).

많은 경우에 ‘순서’를 따를 필요는 없지만, 때로는 다른 활동이 먼저 완료되어야 할 수도 있습니다. 예를 들어, 프로토타입 제작업체를 선택하기 전에 인쇄 회로의 디자인을 시작할 수 있습니다.

활동이 다른 활동에 의존할 때, 그들 간의 관계를 기록하세요. 하지만 어떤 활동이 병렬이고 어떤 활동이 순차적인지 알아야 합니다. 간트 차트를 구성할 때 이러한 관계에 따라 달라집니다.

간트 차트에서 순차적 작업 간에는 세 가지 주요 관계가 있다는 점에 유의하세요:

• 마침-시작(FS)—마침-시작 활동은 이전 활동이 끝나기 전에 시작할 수 없습니다. 하지만, 나중에 시작할 수는 있습니다.
• Start to Start (SS)—Start-to-Start 활동은 선행 활동이 시작될 때까지 시작할 수 없습니다. 그러나 나중에 시작할 수 있습니다.
• Finish to Finish (FF)—Finish-to-Finish 활동은 선행 활동이 끝나기 전에 끝날 수 없습니다. 그러나 나중에 끝날 수 있습니다.
• Start to Finish (SF), 네 번째 유형은 매우 드물게 사용됩니다.

단계 3: TASKS/활동을 소프트웨어에 입력하기

만약 여러분이 간트 차트를 손으로 그리고 싶지 않다면, 인터넷상에 많은 무료 소프트웨어가 있습니다. 이 중 일부는 Microsoft Project와 같이 클라우드 기반입니다. 이를 통해 여러 사람이 동시에 문서 작업을 할 수 있습니다. 일부는 Excel 템플릿으로도 제공됩니다.

타임라인

타임라인은 간트 차트와 동일한 입력을 사용하지만, 정보를 하나 또는 일련의 타임라인에 시간 축의 스케일에 맞춰 그려서 표시합니다.

PERT 차트

PERT 차트는 프로젝트의 이벤트나 활동을 나타내는 번호가 매겨진 노드(원형 또는 직사각형)로 구성된 네트워크 다이어그램으로 프로젝트의 그래픽 일러스트레이션을 제시합니다. 화살표(방향성 있는 선)는 프로젝트의 활동을 나타내며, 작업/활동의 순서는 화살표에 의해 표시됩니다.

간트 차트에서와 같이, 여러 종속 활동이 있습니다:

• 이벤트 의존성-완료해야 하지만 자원이나 시간이 필요하지 않은 활동들
• 더미 활동-점선 화살표로 표시됩니다
• 시간 할당-벡터의 반대편에 있는 숫자들

작업 의존성을 명확하게 표현하고 싶다면, PERT 차트가 이를 수행할 수 있지만, 해석하기가 때때로 훨씬 더 어려울 수 있습니다. 엔지니어들은 많은 경우 두 기술을 모두 사용합니다.

PERT 차트를 생성하기 위한 두 가지 활동이 있습니다:

단계 1: 필수 활동/작업 식별:

PERT 차트는 프로젝트 또는 프로젝트 단계를 완료하기 위해 필요한 모든 활동을 포함하지 않는 한 유용한 정보를 제공하지 않습니다. 이러한 모든 활동을 고려해야 합니다. 그런 다음, 각 작업에 대해 가장 이른 시작 날짜를 기록하고, 각 활동이 걸릴 수 있는 가장 짧은 시간, 가장 가능성이 높은 시간 길이, 그리고 가장 긴 시간을 추정합니다. 각 프로젝트 단계에 대한 시간을 추정하기 위한 유용한 공식은 다음과 같습니다:

• (가장 긴 시간 + 가장 짧은 시간 + 4 x 가능성이 높은 시간) / 6

비현실적인 짧은 시간 범위는 보통 좋은 PERT 차트를 괴롭힙니다. 많은 경우, '순서'를 따를 필요는 없지만, 때로는 다른 활동이 먼저 완료되어야 할 수도 있습니다. 활동이 다른 활동에 의존할 때, 그들 사이의 관계를 기록하세요. 하지만 어떤 활동이 병렬이고 어떤 활동이 순차적인지 알아야 합니다.

단계 2: 활동/작업을 소프트웨어에 입력하기:

손으로 PERT 차트를 그리고 싶지 않다면, 인터넷상에 많은 무료 소프트웨어가 있습니다. 이 중 일부는 Microsoft Project와 같이 클라우드 기반입니다. 이를 통해 많은 사람들이 동시에 문서 작업을 할 수 있습니다. 일부는 Excel 템플릿으로도 제공됩니다.

저는 “Figure of Merit” 프로세스를 소개할 때 다른 블로그에서 친화도 다이어그램에 대해 다룰 것입니다.

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