Narzędzia do zarządzania projektami

Moja pierwsza okazja do wykorzystania techniki zarządzania projektem to był wykres Gantta, będący częścią mojego projektu inżynierskiego na studiach. W tamtym czasie wszystko było robione ręcznie. Dzisiaj, liczne pakiety oprogramowania oferują go wraz z innymi technikami wizualizacji projektu (Rysunek 1):

• Wykres Gantta
• Wykres PERT
• Analiza ścieżki krytycznej
• Diagramy powinowactwa
• Analiza luki
• Oś czasu

Rysunek 1. Niektóre z narzędzi wizualizacji używane w zarządzaniu projektem [1].

Bez względu na to, jakie jest Twoje stanowisko, możesz mieć do czynienia z zarządzaniem projektem lub aktywnym udziałem w nim w pewnym momencie swojej kariery. Czas poświęcony na naukę umiejętności zarządzania projektem zwróci się z nawiązką.

Ukończenie projektów na czas i w ramach budżetu będzie jednym z Twoich najlepszych atutów. A kiedy wiesz, jak organizować, planować i delegować zadania, stajesz się bardziej widoczny/a dla awansów.

Wykres Gantta

Jednym z najczęściej używanych narzędzi jest wykres Gantta, a do jego stworzenia potrzebujesz zebrania wszystkich działań związanych z twoim projektem. Jako część tego procesu, ustalisz, kto będzie odpowiedzialny za każde zadanie, jak długo każde zadanie będzie trwało oraz jakie problemy może napotkać twój zespół. To szczegółowe myślenie pomaga upewnić się, że harmonogram jest wykonalny, że odpowiednie osoby są przypisane do każdego zadania, oraz że masz plany awaryjne na potencjalne problemy przed rozpoczęciem. Działania wymienione w moim BLOGU „Rozwiązywanie problemów” pomogą ci zebrać wszystkie aspekty projektu i oszacować minimalne czasy oraz które działania muszą być zakończone, zanim inne mogą się rozpocząć.

Ostatecznie, możesz ich (wykresów Gantta) użyć, aby informować swój zespół i swojego szefa o postępach. Wszystko, co jest wymagane, to prosta aktualizacja, aby pokazać zmiany i jak mogą one zmienić lub wpłynąć na kluczowe zadania lub krytyczną ścieżkę. Proces tworzenia wykresu Gantta obejmuje:

Krok 1: Zidentyfikuj Niezbędne Zadania i Działania

Wykresy Gantta nie dostarczają użytecznych informacji, jeśli nie zawierają wszystkich działań potrzebnych do ukończenia projektu lub jego faz. Więc na początek, wymień wszystkie te działania. Dla każdego zadania określ najwcześniejszą możliwą datę rozpoczęcia i jego czas trwania.

Krok 2: Określ Relacje między Działaniami

Wykres Gantta jest używany do pokazania związku między działaniami/zadaniami w projekcie. Niektóre działania muszą być zakończone, zanim można rozpocząć kolejne. Inne zadania nie mogą się zakończyć, dopóki poprzednie zadania się nie zakończą. Jako przykład, jeśli tworzysz płytkę drukowaną, musisz zakończyć projektowanie, zanim wyślesz ją do prototypowej fabrykacji.

Istnieje kilka zależnych działań:

• działania/zadania „sekwencyjne” lub „liniowe”
• „równoległe” (działanie może być wykonane jednocześnie z innymi działaniami).

Często nie jest konieczne przestrzeganie „sekwencji”, ale czasami może być potrzebne, aby inne działania zostały zakończone wcześniej. Więc na przykład, projektowanie twojej płytki drukowanej może się rozpocząć, zanim zostanie wybrany producent prototypu.

Gdy działania są zależne od innych działań, zauważ związek między nimi. Ale wiedz, które działania są równoległe, a które sekwencyjne. Organizacja wykresu Gantta będzie zależała od tych zależności.

Zauważ, że na wykresach Gantta istnieją trzy główne związki między zadaniami sekwencyjnymi:

• Zakończenie do Startu (FS)—działania Zakończenie-do-Startu nie mogą się rozpocząć, zanim poprzednie działanie się nie zakończy. Jednak mogą się rozpocząć później.
• Start to Start (SS) - Działania typu Start-to-Start nie mogą się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się działanie poprzedzające. Mogą jednak rozpocząć się później.
• Finish to Finish (FF) - Działania typu Finish-to-Finish nie mogą się zakończyć przed zakończeniem działania poprzedzającego. Mogą jednak zakończyć się później.
• Start to Finish (SF), czwarty typ, jest bardzo rzadko używany.

Krok 3: Wprowadź ZADANIA/Aktywności do oprogramowania

Jeśli nie chcesz rysować swojego wykresu Gantta ręcznie, w Internecie dostępnych jest wiele darmowych oprogramowań. Niektóre z nich, jak Microsoft Project, są oparte na chmurze. Pozwala to wielu osobom pracować nad dokumentem jednocześnie. Niektóre są nawet dostępne jako szablony dla Excela.

Oś czasu

Oś czasu wykorzystuje te same dane co wykres Gantta, ale prezentuje informacje na jednej lub serii osi czasu, rysowanych w skali osi czasu.

Wykres PERT

Wykres PERT przedstawia graficzną ilustrację projektu jako diagram sieciowy składający się z numerowanych węzłów (okręgów lub prostokątów) reprezentujących zdarzenia lub aktywności projektu, połączonych strzałkami (liniami kierunkowymi) reprezentującymi aktywności w projekcie. Sekwencja zadań/aktywności jest wskazywana przez strzałki.

Tak jak w wykresie Gantta, istnieje kilka zależnych działań:

• Zależność zdarzeń - działania, które muszą być zakończone, ale nie wymagają zasobów ani czasu
• Działania fikcyjne - są reprezentowane przez strzałki z przerywanymi liniami
• Alokacja czasu - liczby po przeciwnych stronach wektorów

Jeśli preferujesz wyraźne zilustrowanie zależności zadań, wykres PERT może to umożliwić, ale czasami jest znacznie trudniejszy do interpretacji. Inżynierowie często używają obu technik.

Istnieją dwie czynności do stworzenia wykresu PERT:

Krok 1: Zidentyfikuj niezbędne działania/zadania:

Wykresy PERT nie dostarczają użytecznych informacji, jeśli nie zawierają wszystkich działań potrzebnych do zakończenia projektu lub faz projektu. Wszystkie te działania muszą być rozważone. Następnie, dla każdego zadania, zanotuj jego najwcześniejszą datę rozpoczęcia, oszacuj najkrótszy możliwy czas trwania każdej aktywności, najbardziej prawdopodobny czas trwania oraz najdłuższy czas. Przydatna formuła do oszacowania czasu na każdy etap projektu to:

• (najdłuższy czas + najkrótszy czas + 4 x prawdopodobny czas) / 6

Nierealistycznie krótkie terminy często są problemem dobrego wykresu PERT. Wiele razy nie jest konieczne przestrzeganie "sekwencji", ale czasami może być potrzebne, aby inne działania zostały zakończone najpierw. Gdy działania są zależne od innych działań, zanotuj relację między nimi. Ale wiedz, które działania są równoległe, a które sekwencyjne.

Krok 2: Wprowadź działania/zadania do oprogramowania:

Jeśli nie chcesz rysować swojego wykresu PERT ręcznie, w Internecie dostępnych jest wiele darmowych oprogramowań. Niektóre z nich, jak Microsoft Project, są oparte na chmurze. To może pozwolić wielu osobom pracować nad dokumentem jednocześnie. Niektóre są nawet dostępne jako szablony dla Excela.

Omówię diagramy powinowactwa w innym BLOGU, kiedy przedstawię Ci proces "Figure of Merit".

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Altium może pomóc Ci w Twoim następnym projekcie PCB? Porozmawiaj z ekspertem w Altium. Aby zaprojektować najlepsze płytki drukowane, potrzebujesz najlepszego programu PCB, potrzebujesz Altium Designer^® aby ulepszyć zarządzanie Twoim projektem projektowym.