Das ChatGPT-Geheimnis, das Ihre Leistung steigern wird

Es gibt ein verstecktes ChatGPT-Tool, das Ihnen unzählige Stunden manueller Arbeit ersparen kann. Benutzerdefinierte GPTs könnten das am besten gehütete Geheimnis in der KI-Welt für Beschaffungsprofis sein. Möchten Sie wissen, wie sie funktionieren und was sie für Sie tun können? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Warum ChatGPT eine große Sache ist (und was als Nächstes kommt)

Zuerst aktualisieren wir die Evolution von ChatGPT mit mehreren Schlüsselmeilensteinen:

• GPT-3.5 (November 2022): Öffentliche Freigabe von ChatGPT, das aufgrund seiner Konversationsfähigkeiten schnell enorme Popularität erlangte.
• 100 Millionen Nutzer (Januar 2023): Nur zwei Monate nach seinem Start erreichte ChatGPT 100 Millionen Nutzer, was es zu einer der am schnellsten wachsenden Anwendungen in der Geschichte macht.
• 200 Millionen wöchentlich aktive Nutzer (Mitte 2024): Die Nutzerbasis von ChatGPT hat sich in weniger als einem Jahr verdoppelt, wobei jetzt 92% der Fortune-500-Unternehmen seine Tools nutzen. Die Plattform ist für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich Beschaffung, Content-Erstellung und Kundensupport, unerlässlich geworden.
• GPT-4 (März 2023): Einführung von verbessertem Reasoning und kontextuellem Verständnis, was es zu einem entscheidenden Werkzeug für Beschaffung und Datenanalyse macht.
• GPT-4o (Aktuell): Auch bekannt als GPT Omni, integriert es Text, Vision und Audio für vielseitige Anwendungen in der realen Welt.
• GPT Next (Gerüchteweise): Tadao Nagasaki, der leitende Geschäftsführer von OpenAI in Japan, hat kürzlich GPT Next angeteasert, das voraussichtlich 100 Mal leistungsfähiger als die aktuellen Modelle sein wird. Obwohl noch kein offizielles Veröffentlichungsdatum bekannt gegeben wurde, ist die Vorfreude auf seine fortgeschrittenen Fähigkeiten groß, die die Anwendungen von KI in verschiedenen Branchen neu definieren könnten.

Mit dem kontinuierlichen Wachstum von ChatGPT und den erwarteten Fortschritten werden diejenigen, die es jetzt adoptieren, einen enormen Vorteil erlangen. Die Wahrheit ist, dass der elektronische Einkauf historisch gesehen ein späte Anwender neuer Technologien ist, sodass Sie ein einzigartiges Fenster haben, um Ihre Kollegen, die langsamer anpassen, zu überholen.  

Zugriffsebenen von ChatGPT

Um benutzerdefinierte GPTs zu erstellen, benötigen Sie ein bezahltes Konto bei ChatGPT. Hier ist ein Überblick über die verschiedenen Zugriffsoptionen, die jeweils unterschiedliche Fähigkeiten und spezifische Datenschutzmaßnahmen bieten.

1. Kostenlos (Kein Konto)

Für Personen, die ChatGPT einfach ausprobieren möchten.

Fähigkeiten

Part Insights Experience

Access critical supply chain intelligence as you design.

Learn More

• Zugriff auf grundlegende Funktionen, angetrieben von GPT-4o mini.
• Kein Zugriff auf Chatverlauf, gespeicherte Chats oder erweiterte Funktionen.
• Keine Möglichkeit, benutzerdefinierte GPTs zu nutzen oder zu erstellen.

Datenschutz

• Datennutzung: Daten aus Interaktionen können verwendet werden, um die Modellleistung zu verbessern. Da kein Konto existiert, werden Daten anonym gesammelt.
• Aufbewahrung: Konversationen werden nicht langfristig gespeichert, da es keine Chatverlauf-Funktionalität gibt.

2. Kostenlos (Mit Konto)

Für Einzelpersonen, die gerade erst mit ChatGPT beginnen.

Fähigkeiten

• Unterstützung beim Schreiben, Problemlösen und mehr.
• Zugang zu GPT-4o mini mit eingeschränkter Funktionalität.
• Begrenzter Zugang zu GPT-4o, einschließlich Datenanalyse, Dateiuploads, Vision, Webbrowsing und Bildgenerierung.
• Benutzerdefinierter GPT-Zugang: Benutzer können vorhandene benutzerdefinierte GPTs nutzen, aber keine eigenen erstellen oder anpassen.

Datenschutz

• Datennutzung: Daten von Nutzern der kostenlosen Stufe können verwendet werden, um die Modellleistung zu verbessern. Sie können sich abmelden, indem Sie den Chatverlauf deaktivieren, aber dies beschränkt den Zugang zu gespeicherten Chats.
• Aufbewahrung: Chats werden bis zu 30 Tage gespeichert und können auf Missbrauch oder zur Sicherheitsüberwachung überprüft werden.

3. Plus (20 $/Monat)

Für Einzelpersonen, die ihre Produktivität steigern möchten.

Make cents of your BOM

Free supply chain insights delivered to your inbox

Learn More

Fähigkeiten

• Frühzeitiger Zugang zu neuen Funktionen.
• Zugang zu GPT-4, GPT-4o und GPT-4o mini.
• Bis zu 5x mehr Nachrichten für GPT-4o.
• Vollzugriff auf Datenanalyse, Dateiuploads, Vision, Webbrowsing und DALL·E Bildgenerierung.
• Benutzerdefinierter GPT-Zugang: Benutzer können eigene GPTs erstellen und nutzen, was eine vollständige Anpassung und maßgeschneidertes KI-Verhalten für spezifische Aufgaben ermöglicht.

Datenschutz

• Datennutzung: Daten können weiterhin für das Training verwendet werden, aber Benutzer können sich abmelden, indem sie den Chatverlauf ausschalten oder ein Formular einreichen, um OpenAI davon abzuhalten, ihre Daten zu verwenden.
• Aufbewahrung: Die Richtlinien zur Datenaufbewahrung sind die gleichen wie für kostenlose Benutzer, wobei Daten bis zu 30 Tage für Moderationszwecke aufbewahrt werden.

4. Team (25 $/Benutzer/Monat, jährlich abgerechnet oder 30 $/Monat, monatlich abgerechnet)

Für schnell agierende Teams und Organisationen, die bereit sind, ihre Arbeit zu beschleunigen.

Fähigkeiten

• Alles, was im Plus-Plan enthalten ist.
• Unbegrenzter Zugang zu GPT-4o mini und höheren Nachrichtenlimits für GPT-4, GPT-4o und Tools wie DALL·E, Webbrowsing und Datenanalyse.
• Möglichkeit, benutzerdefinierte GPTs innerhalb Ihres Arbeitsbereichs zu erstellen und zu teilen.
• Admin-Konsole zur Verwaltung des Arbeitsbereichs.
• Teamdaten standardmäßig vom AI-Training ausgeschlossen.

Datenschutz

• Datennutzung: Im Gegensatz zu den kostenlosen und Plus-Tarifen werden Daten von Team-Nutzern standardmäßig nicht zur Modellschulung verwendet, was einen stärkeren Datenschutz gewährleistet.
• Speicherung: Unterhaltungen werden bis zu 30 Tage gespeichert, aber Workspace-Administratoren haben die Kontrolle über die Speicherfristen und können Daten nach Bedarf verwalten und löschen.

Was ist ein Custom GPT?

Ein Custom GPT ist eine spezialisierte Version von ChatGPT, die darauf zugeschnitten ist, spezifische Aufgaben zu erfüllen oder besondere Bedürfnisse zu bedienen, die über das hinausgehen, was das allgemeine Modell leisten kann. Während die Basisversion von ChatGPT vielseitig ist, fehlt ihr der Fokus und die personalisierte Funktionalität, die Custom GPTs bieten. Für Unternehmen und Fachleute ermöglichen Custom GPTs genauere, effizientere und relevantere Antworten auf spezialisierte Anfragen, wie das Sammeln von Beschaffungsdaten, die Analyse der Lieferantenleistung oder die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben.

Warum sollten Sie Custom GPTs verwenden?

Custom GPTs sind ideal für Nutzer, die:

• Benötigen maßgeschneiderte Lösungen: Wenn Ihre Arbeitsabläufe nuancierte, branchenspezifische Antworten erfordern, kann ein benutzerdefiniertes GPT programmiert werden, um gemäß Ihren einzigartigen Geschäftsanforderungen Prioritäten zu setzen und zu handeln. Zum Beispiel können Beschaffungsfachleute ein benutzerdefiniertes GPT anweisen, die Konformität von Lieferanten zu verfolgen oder Risiken auf Basis historischer Daten zu bewerten.
• Möchten Automatisierung: Benutzerdefinierte GPTs können wiederkehrende Aufgaben wie das Erstellen von Berichten oder die Bearbeitung von Bestellungen automatisieren. Dies spart Zeit für strategische Arbeiten höherer Ebene, sodass Sie sich auf Entscheidungsfindung statt auf Verwaltung konzentrieren können.
• Benötigen Echtzeit-, geschäftsspezifische Einblicke: Durch die Integration von benutzerdefinierten GPTs mit internen Datenbanken oder Beschaffungswerkzeugen können Benutzer sofortigen Zugang zu proprietären Daten erhalten, was informiertere Entscheidungen ohne manuelle Datenauswertung ermöglicht.
• Benötigen Kontrolle über das Verhalten von KI: Benutzerdefinierte GPTs ermöglichen es Benutzern, das Verhalten der KI zu definieren, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Geschäftszielen, Datenschutzstandards und betrieblichen Prozessen übereinstimmt. Diese Kontrolle macht benutzerdefinierte GPTs in komplexen Geschäftsumgebungen zuverlässiger.

Wer benötigt möglicherweise keine benutzerdefinierten GPTs?

Obwohl benutzerdefinierte GPTs erhebliche Vorteile für spezialisierte Aufgaben bieten, sind sie möglicherweise nicht für jeden notwendig. Benutzer, die möglicherweise kein benutzerdefiniertes GPT benötigen, umfassen:

• Gelegentliche oder allgemeine Nutzer: Wenn Sie ChatGPT nur für allgemeines Schreiben, schnelle Problemlösungen oder grundlegende Recherchen verwenden, wird die Basisversion von GPT-4 wahrscheinlich Ihren Bedürfnissen entsprechen, ohne dass zusätzliche Anpassungen erforderlich sind.
• Nutzer mit grundlegenden KI-Bedürfnissen: Für diejenigen, die standardmäßige Antworten auf routinemäßige Anfragen benötigen oder wenn Ihre Interaktionen mit KI selten und unspezifisch sind, ist die Standardfunktionalität von ChatGPT oft ausreichend.
• Preisbewusste Nutzer: Benutzerdefinierte GPTs kommen in der Regel mit Abonnementkosten in höheren Stufen, wie Plus- oder Teamplänen. Wenn Sie nach kostenlosen Lösungen für grundlegende Aufgaben suchen, ist die Verwendung der kostenlosen Version von ChatGPT eine wirtschaftlichere Wahl.

Komponenten eines benutzerdefinierten GPT

Lassen Sie uns die Hauptkomponenten eines benutzerdefinierten GPT erklären.

1. Name: Sollte den Zweck des GPT klar widerspiegeln.
2. Beschreibung: Eine kurze Zusammenfassung seiner Funktion, wie zum Beispiel "ein Werkzeug zur Analyse von Lieferantendaten".
3. Anweisungen: Dies ist der Hauptteil. Der Zweck besteht darin, Antworten so anzupassen, dass sie mit Ihren spezifischen Bedürfnissen übereinstimmen.
4. Gesprächsstarter: Vorgeladene Aufforderungen, die helfen, relevante Gespräche zu initiieren. Diese sind nur ganz am Anfang eines Gesprächs sichtbar. 
5. Wissen: Das sind statische Informationen, die Sie Ihrem GPT zur Verfügung stellen können. Sie können PDF-, TXT-, DOC-, DOCX-, XLS- oder XLSX-Dateien hochladen. Laden Sie keine Bilder oder CSV-Dateien hoch. Sie können 20 Dateien hochladen, jede Datei mit einer maximalen Größe von 512 MB. Es gibt auch eine Begrenzung für die Gesamtmenge an Text (Tokens), aber das System wird Sie informieren, wenn Sie diese überschreiten (etwa 1,5 Millionen Wörter).
6. Fähigkeiten: Es gibt drei; Sie können Ihrem GPT erlauben, im Web zu surfen, Bilder zu erstellen oder Code auszuführen. 
7. Aktionen: Dies wird hauptsächlich verwendet, um auf externe APIs zuzugreifen. Das ist sehr leistungsfähig und erstaunlich, aber es geht über den Rahmen dieses Artikels hinaus. 

Mindestens benötigt ein benutzerdefiniertes GPT einen Namen, eine Beschreibung und Anweisungen. Die anderen Funktionen sind optional, aber das Hinzufügen weiterer Funktionen wird das Tool effektiver machen.

Erstellung eines benutzerdefinierten GPT für die Beschaffung: Beispiel für die EMS-Lieferantenrecherche

Lassen Sie uns durchgehen, wie man ein benutzerdefiniertes GPT erstellt, das speziell für die Beschaffung konzipiert ist, mit einem Fokus auf die Recherche von Lieferanten für Elektronikfertigungsdienste (EMS). 

Vom ChatGPT-Fenster aus folgen Sie diesen Schritten, um zu beginnen:

1. Im linken Seitenmenü klicken Sie auf GPTs erkunden.
2. In der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken Sie auf + Erstellen.
3. Auf der oberen linken Seite des Bildschirms klicken Sie auf Konfigurieren.

Jetzt, da wir am richtigen Ort sind, füllen Sie jeden Abschnitt wie unten angegeben aus, um Ihr erstes benutzerdefiniertes GPT zu erstellen:

1. Name: "Assistent für die EMS-Lieferantenrecherche"
2. Beschreibung: "Unterstützt mein Beschaffungsteam dabei, detaillierte Informationen über ein spezifisches EMS-Unternehmen zu sammeln."
3. Anweisungen: "Bitte helfen Sie dabei, Informationen über Elektronikfertigungsdienstleister (EMS) zu finden, nach denen der Benutzer fragt. Bestätigen Sie zunächst mit dem Benutzer, dass Sie das richtige EMS-Unternehmen gefunden haben, und fragen Sie dann, ob der Benutzer Einzelheiten über das Unternehmen erfahren möchte. Wenn ja, stellen Sie bitte grundlegende Kontaktinformationen bereit, einschließlich der Website. Verwenden Sie die Unternehmenswebsite und suchen Sie im Web nach weiteren Informationen zu ihrer Größe, Anzahl der Mitarbeiter, Schlüsselmitarbeiter, Zertifizierungen und Fähigkeiten, einschließlich der Anzahl der SMT-Linien. Suchen Sie im Web nach den folgenden Informationen über das angefragte Unternehmen:
   • Glassdoor-Bewertung mit Auflistung der 3 aktuellsten positiven und der 3 aktuellsten negativen Bewertungen.
   • BBB-Bewertung.
   • Liste mit bis zu 20 Stellenangeboten von ihrer Website und führenden Jobportalen. 
   • Liste mit 10 Titeln der aktuellsten Pressemitteilungen, einschließlich des Veröffentlichungsdatums. 
   • Wenn sie einen Blog haben, listen Sie die 5 aktuellsten Titel auf, oder falls kein Blog vorhanden ist, teilen Sie dem Benutzer mit, dass sie keinen Blog haben.
   • Sie müssen diese Fragen beantworten oder sagen, dass Sie es nicht wissen. Es reicht nicht aus, dem Benutzer nur zu sagen, wie er die Informationen selbst finden kann.
4. Gesprächsbeginn: "Ich benötige Informationen über ein EMS-Unternehmen."
5. Wissen: Frei lassen.
6. Fähigkeiten: Web-Browsing und Code Interpreter & Datenanalyse aktivieren, DALL-E Bildgenerierung deaktivieren. 
7. Aktionen: Frei lassen.
8. Klicken Sie jetzt oben rechts auf Erstellen, stellen Sie den Zugriff auf Nur-Einladung ein und klicken Sie auf Aktualisieren.

Sie sind startklar! Jetzt können Sie einfach die EMS eingeben, über die Sie etwas erfahren möchten. Sie können auch nach EMS-Unternehmen suchen, aber ChatGPT hat nicht genügend Kenntnisse, um EMS-Unternehmen wirklich gut identifizieren zu können.

Weitere Möglichkeiten, wie benutzerdefinierte GPTs den Einkauf unterstützen können

Hier sind einige zusätzliche Möglichkeiten, wie benutzerdefinierte GPTs die Beschaffungsprozesse verbessern können:

• Routinetätigkeiten automatisieren: GPTs können Aufgaben wie die Bearbeitung von Bestellungen oder das Erstellen von Berichten übernehmen und so Zeit für strategische Arbeiten freimachen.
• Risikomanagement: Benutzerdefinierte GPTs können die Leistung von Lieferanten überwachen und Risiken wie Verzögerungen oder Qualitätsprobleme aufzeigen.
• Kostenanalyse: GPTs können Lieferantenangebote bewerten und Empfehlungen auf Basis von historischen Daten und Markttrends aussprechen.

Beginnen Sie einfach und werden Sie komplexer, je wohler Sie sich fühlen. Hier sind einige Tipps:

• Nutzen Sie Wissen: Laden Sie statische Informationen hoch, wie Ihre AVL, Verfahren, ISO-Prozesse, Standardbedingungen, Standardverträge und so weiter. Diese Informationen sind nun automatisch verfügbar, wann immer Sie Ihr individuelles GPT nutzen.
• Nutzen Sie Uploads: Sobald Ihr individuelles GPT eingerichtet ist, können Sie dynamische Informationen hochladen. Wenn beispielsweise Ihr Standardvertrag und die AGBs im Wissen sind, können Sie einen Vertrag eines Lieferanten hochladen und ihn so ändern, dass er konform ist. 
• Nutzen Sie Aktionen: Aktionen sind unglaublich mächtig, aber Sie werden mehr Bereitschaft zum Lernen benötigen. Aktionen ermöglichen es Ihnen, Echtzeitinformationen einzubringen. Wenn Sie eine Liste von Teilen zum Kauf haben, können Sie die Liste hochladen, und Ihre Aktion kann in Sekunden den Preis festlegen und Lieferanten mit Lagerbestand finden. Sie können diese Art von Aktion in Aktion sehen, indem Sie die Octopart API verwenden und SnapChipGPT ausprobieren.

Handeln Sie heute und transformieren Sie Ihre Beschaffung

Warten Sie nicht darauf, dass Ihre Konkurrenten diese bahnbrechende Technologie übernehmen. Beginnen Sie damit, Ihren eigenen Custom GPT zu entwickeln, um Ihre Beschaffungsaufgaben zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Machen Sie den ersten Schritt – richten Sie jetzt Ihren Custom GPT ein und beobachten Sie, wie schnell er Ihre Produktivität und Entscheidungsfindung verbessert. Die Zukunft der Beschaffung ist hier, und sie steht Ihnen zur Verfügung!