Ethik in einer dezentralisierten Beschaffungsumgebung

Sowohl Käufer als auch Verkäufer sind für ethisches Verhalten verantwortlich.

Als erfahrener und zertifizierter Beschaffungsprofi halte ich mich an die vom Institute for Supply Management herausgegebenen Prinzipien und Standards für das Verhalten im Supply Management.

Aber das bedeutet nicht, dass alle anderen das auch tun.

Ich habe mit Einkäufern, Planern und sogar Beschaffungsmanagern gearbeitet, die Unternehmensethikregeln missachtet und Reisen, Geschenke und Bargeld von Lieferanten angenommen haben, die sich Vorteile verschaffen wollten. Ein Einkäufer ließ sogar in den zwei Wochen vor Weihnachten seinen Kofferraum unverschlossen, um der Lieferantin die Mühe zu ersparen, mit ihren Geschenken ins Büro zu kommen. Und ja, einige auf beiden Seiten haben ihren Job verloren, als sie erwischt wurden.

Diese Fälle führen mich zu der Sorge, was mit der Ethik geschieht, sowohl auf der Käufer- als auch auf der Verkäuferseite, in der sich entwickelnden Dezentralisierung der Beschaffung in Bereiche wie Ingenieurwesen, F&E und sogar Marketing und Personalwesen. Ich habe mit einigen zusammengearbeitet, die die veraltete Wahrnehmung hatten, dass jeder, der als Käufer handelt, irgendwie ein Geschenk 'geschuldet' ist, oder schlimmer noch, wenn eine Bestellung bei einem neuen oder bestehenden Lieferanten aufgegeben wird.

Dieses Quidproquo hat heute keinen Platz im Geschäftsleben.

Wenn Nicht-Beschaffungspersonal an Beschaffungsaktivitäten beteiligt ist, können ethische Herausforderungen aufgrund mangelnden Verständnisses, Wissens oder Erfahrung in Beschaffungspraktiken entstehen. Mit dem Aufkommen dezentralisierter Beschaffungsprozesse, bei denen die Entscheidungsbefugnis über verschiedene Abteilungen und Personen verteilt ist, wird die Sicherstellung der Ethik im Zusammenhang mit Lieferanten noch kritischer.

Ethisches Verhalten gewährleistet eine faire Behandlung von Lieferanten, fördert langfristige Partnerschaften auf der Basis von Vertrauen und gegenseitigem Respekt. Es reduziert das Risiko unethischer Praktiken auf der Käuferseite, wie Bestechung, Korruption oder Absprachen, die den Ruf einer Organisation schädigen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Und ethische Beschaffungspraktiken stehen in der Regel im Einklang mit den Zielen der unternehmerischen Sozialverantwortung, was Organisationen ermöglicht, Nachhaltigkeit und soziale Auswirkungen durch ihre Lieferantenbeziehungen zu fördern.

Hier sind einige Probleme, auf die man in einem dezentralisierten Beschaffungsmodell achten sollte.

Verantwortlichkeit. Jede Person, die am Beschaffungsprozess beteiligt ist, muss ihre Verantwortlichkeiten verstehen und für ihr Handeln zur Rechenschaft gezogen werden. Dies kann durch regelmäßige Schulungsprogramme, klare Richtlinien und Verfahren sowie die Bildung ethischer Leitlinien erreicht werden, die erwartetes Verhalten identifizieren und verstärken. Auch Lieferanten müssen zur Verantwortung gezogen werden.

Überwachung und Prüfung. Regelmäßige Überwachung und Prüfung sind wesentlich, um die Wirksamkeit ethischer Praktiken zu bewerten. Organisationen sollten die Einhaltung ethischer Standards durch Lieferanten bewerten, periodische Finanzprüfungen durchführen und Korrekturmaßnahmen implementieren. Kontinuierliche Überwachung gewährleistet nicht nur Verantwortlichkeit, sondern bietet auch Gelegenheiten, das Engagement der Organisation für ethische Lieferantenbeziehungen zu stärken.

Nichteinhaltung von Beschaffungsrichtlinien. Wenn Nicht-Beschaffungspersonal nicht gut in Beschaffungs- und Liefermanagementrichtlinien bewandert ist, kann es unbeabsichtigt gegen die Beschaffungsregeln und -vorschriften des Unternehmens verstoßen. Dies kann die Bevorzugung bestimmter Lieferanten ohne Rechtfertigung oder die Durchführung nicht autorisierter Käufe von nicht genehmigten oder nicht qualifizierten Lieferanten umfassen, was zu ethischen Verstößen und rechtlichen Konsequenzen führen kann.

Unzureichende Lieferantenbewertung. Nicht-Beschaffungspersonal kann die Expertise und Ressourcen fehlen, um Lieferanten effektiv zu bewerten und auszuwählen. Dies kann zu schlechten Lieferantenauswahlen aufgrund unzureichender Sorgfalt führen, was minderwertige Produkte oder Dienstleistungen, potenzielle ethische Probleme oder erhöhte Lieferkettenrisiken zur Folge haben kann.

Unangemessene Nutzung von Befugnissen. Nicht-Beschaffungspersonal kann seine Befugnisse missbrauchen oder sich an unethischen Praktiken beteiligen, wie das Akzeptieren von Geschenken oder Vergünstigungen von Lieferanten, das Ausüben ungebührlichen Einflusses oder das Engagieren in Vetternwirtschaft. Diese Handlungen können die Integrität des Beschaffungsprozesses beeinträchtigen, den fairen Wettbewerb untergraben und das Vertrauen erodieren.

Es gibt mehrere Wege, wie Unternehmen die Probleme im Zusammenhang mit der Dezentralisierung angehen können.

• Bereitstellung umfassender Schulungen und Bildung über Beschaffungsrichtlinien, Ethik und bewährte Verfahren für Nicht-Beschaffungspersonal. Diese fortlaufende Schulung sollte von der Führung der Beschaffungsorganisation durchgeführt werden.
• Klare Richtlinien und Prozesse für Beschaffungsaktivitäten festlegen und sicherstellen, dass diese von allen beteiligten Personen gut verstanden und kommuniziert werden. Diese Prinzipien sollten Teil des Ethikkodex des Unternehmens sein.  
• Angemessene Überwachungs- und Kontrollmechanismen implementieren, um potenzielle ethische Probleme zu erkennen und anzugehen. Das Agenturgesetz besagt, dass die letztendliche Verantwortung für die Ausgaben des Unternehmensgeldes bei der Beschaffung liegt.
• Eine Kultur der Transparenz, Verantwortlichkeit und Einhaltung ethischer Standards im gesamten Unternehmen fördern.
• Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Beschaffungs- und Nicht-Beschaffungspersonal fördern, um ein gemeinsames Verständnis ethischer Praktiken zu gewährleisten und die Einhaltung festgelegter Richtlinien zu fördern.
• Von genehmigten, autorisierten und kompetenten Bezugsquellen kaufen. Broker, Herstellervertreter und nicht autorisierte Händler vermeiden. Die Beschaffungsabteilung kontrolliert die Liste der genehmigten Lieferanten (AVL).
• Sicherstellen, dass Lieferanten die ethischen Standards des Unternehmens verstehen und dass Verstöße zur Disqualifikation führen können.