Cloud Collab Design: Wie sich die Zusammenarbeit durch die Cloud verändert

In dieser Reihe von Beiträgen werden wir uns eingehend damit beschäftigen, wie Cloud-Lösungen in das Design und die Entwicklung von Board-Systemen einfließen. Das umfasst die Darstellung von Anwendungsfällen für Beschaffung, Fertigung, Qualität, Service und viele mehr. Bevor wir jedoch diesen Weg einschlagen, müssen wir einige Grundlagen abdecken. Es gibt nämlich einige Allgemeinheiten, die in jedem dieser Anwendungsfälle zutreffen. Wir werden sie hier im Detail erläutern und dort darauf verweisen.

Also, was ist unsere Allgemeinheit für heute? Zuerst schauen wir uns an, wie sich die Zusammenarbeit verändert, wenn Cloud-Technologien der Ermöglicher sind. Anschließend werden wir dies mit einer Vielzahl anderer Technologie-Ermöglicher kontrastieren. Wo fangen wir an? Bei der E-Mail.

E-Mail als Ermöglicher für Zusammenarbeit

E-Mail. Jeder hat sie.

Sie fungiert als der kleinste gemeinsame Nenner. Man kann leicht eine Datei anhängen und abschicken. Man kann darauf vertrauen, dass die Person, die die E-Mail erhält, auch den Anhang bekommt. Das ist eine beruhigende Gewissheit.

Es gibt jedoch ernsthafte Probleme bei der Verwendung von E-Mails als Werkzeug für die Zusammenarbeit. Zum Beispiel:

• E-Mails können gelöscht, begraben oder verloren gehen. Wenn das passiert, gibt es keine Erinnerung für den Empfänger, dass etwas schiefgelaufen ist. Es bedarf einer Art Projektmanager, damit die Mitarbeiter realisieren, dass etwas nicht stimmt.
• E-Mail-Anhänge können auch schnell veralten. Jemand könnte eine E-Mail mit einem angehängten Dokument senden und dann die Datei auf seinem Computer ändern. Jetzt arbeiten die Empfänger mit veralteten Informationen.
• Das Zusammenführen mehrerer gleichzeitiger Änderungen ist zeitaufwendig. Eine Person könnte eine E-Mail mit einem Anhang an fünf Personen senden und um Feedback bitten. Jeder Empfänger dieser Datei macht dann Änderungen und sendet sie zurück. Der ursprüngliche Absender muss nun manuell fünf verschiedene Änderungssätze einarbeiten.
• E-Mail ist nicht sicher für geistiges Eigentum. E-Mails, besonders solche wie interaktive E-Mails und externe E-Mails, durchlaufen Zwischenserver. Solche E-Mails können abgefangen oder gehackt werden, was Ihr geistiges Eigentum gefährdet.

Offensichtlich reichen diese Probleme von unpraktisch bis bedrohlich. Die Schlussfolgerung ist jedoch ziemlich einfach: E-Mail ist trotz seiner Allgegenwart kein großartiges Werkzeug für die Zusammenarbeit.

Dateifreigabedienste als Ermöglicher der Zusammenarbeit

Es besteht kein Zweifel daran: Diese Art von Lösung hat seit ihrer Einführung vor etwa zehn Jahren einen Boom erlebt. Die Idee ist unglaublich attraktiv. Sie laden eine Datei auf den Cloud-basierten Dienst hoch. Sie teilen sie per E-Mail mit jemand anderem. Diese Person greift direkt mit ihrem eigenen Login darauf zu.

Dieser Ansatz hat deutliche Vorteile gegenüber E-Mails. Es gibt keine Dateianhänge in einer E-Mail. Das bedeutet, es ist ziemlich sicher. Die Datei wird an einem zentral zugänglichen Ort in der Cloud gehalten. Das bedeutet, dass jeder innerhalb und außerhalb des Unternehmens leicht darauf zugreifen kann.

Jedoch treten andere Probleme auf, wenn ein Cloud-basierter Dateifreigabedienst zur Ermöglichung der Zusammenarbeit verwendet wird, einschließlich der folgenden:

• Der dateibasierte Ansatz erfordert immer noch das Zusammenführen mehrerer gleichzeitiger Änderungen. Sie laden die Datei herunter, anstatt sie aus der E-Mail zu speichern. Doch haben Sie immer noch dasselbe Problem. Fünf Personen um Überprüfung zu bitten, führt immer noch zu fünf verschiedenen Dateien, bei denen Sie die Änderungen zusammenführen müssen.
• Es gibt keine beständige Aufgabe für Personen. E-Mail ist immer noch die Methode, jemanden zu bitten, etwas mit der Datei zu tun. Diese Anfrage-E-Mail kann immer noch verloren gehen, gelöscht werden oder untergehen.
• Eine heruntergeladene Datei kann schnell veralten. Die Person, die die Datei ursprünglich hochgeladen hat, kann eine andere, aktualisierte Datei hochladen. Wenn jedoch jemand das Original heruntergeladen hat, wird er ohne Benachrichtigung nicht wissen, dass sie veraltet ist, und viele Dienste senden eine solche Benachrichtigungs-E-Mail nicht. Wie bei E-Mail-Dateianhängen besteht die Gefahr, dass Personen mit den falschen Informationen arbeiten.

Wie Sie sehen können, adressieren Cloud-basierte Dateifreigabedienste das eine oder andere Problem, das bei der Verwendung von E-Mails zur Zusammenarbeit auftritt, aber es gibt viele unschöne Stellen.

Vor-Ort-Unternehmenslösungen als Kollaborationsförderer

Jetzt geht's los. Große Unternehmenslösungen werden dieses Problem sicherlich lösen. Richtig?

Die Idee hier ist, dass Server-Software wie Product Lifecycle Management (PLM) oder Enterprise Resource and Planning (ERP) innerhalb eines Unternehmens installiert wird. Diese Softwareplattformen können Dateien und mehr Informationen über Board-Systeme speichern.

Diese Systeme adressieren eine Reihe der Mängel von E-Mails und Dateifreigabediensten. Dennoch bestehen zahlreiche Probleme weiterhin. Zum Beispiel:

• Der Zugriff von außerhalb des Unternehmens ist schwierig. Solche Systeme befinden sich hinter der Firewall eines Unternehmens. Um Lieferanten und Kunden Zugang zu gewähren, muss oft eine Art Vermittlungsserver in der DMZ (den Wildnissen des Internets) eingerichtet werden. Dann müssen nur bestimmte Informationen hin und her synchronisiert werden. Dies erfordert Aufwand und die Beteiligung der IT-Abteilung des Unternehmens.
• Die Entwürfe basieren immer noch auf Dateien. Diese Systeme können als eine einzige Quelle der Wahrheit dienen, indem sie die neueste Version einer Datei jedem zur Verfügung stellen, der darauf zugreift. Das Problem ist jedoch, dass Dateien immer noch herumgereicht werden. Man muss immer noch mehrere gleichzeitige Änderungen von vielen Personen zusammenführen.

Diese Systeme bieten echte Chancen. Aber es ist wichtig, ihre Mängel zu erkennen und entsprechend zu planen.

Cloud-basierte Lösungen als Ermöglicher für Zusammenarbeit

Warte. Du hast recht. Das klingt tatsächlich bekannt. Cloud-basierte Dateifreigabedienste und Cloud-basierte Lösungen befinden sich beide in der Cloud. Es gibt jedoch einen signifikanten und grundlegenden Unterschied: Cloud-basierte Lösungen haben keine Dateien. Dieser Unterschied mag einfach und unbedeutend klingen. Aber es ist ein Knaller. Lass es mich erklären.

In Cloud-basierten Lösungen laden Menschen andere ein, das Design, das Dokument oder etwas anderes zu betrachten. Um auf dieses Ding zuzugreifen, öffnen diese anderen Personen es in ihrem Browser, anstatt es herunterzuladen und in einer Softwareanwendung zu öffnen. Bei echten Cloud-basierten Lösungen können mehrere Personen gleichzeitig dasselbe gleiche Ding öffnen. Das bedeutet, dass sie sich gegenseitig im Kontext dieses Dings sehen können.

Die Funktionsweise dieser Cloud-Lösungen hat einige interessante Implikationen.

• Änderungen von mehreren Personen erfolgen gleichzeitig an einer Sache. Da alle auf dasselbe Ding zugreifen, das in der Cloud existiert, erfolgen ihre Änderungen und Vorschläge gleichzeitig innerhalb dieses einen Dings.
• Die Menschen sehen die Änderungen der anderen sofort. Da alle gleichzeitig auf dasselbe Ding zugreifen und Updates sofort erhalten, kann jeder die Änderungen aller anderen in Echtzeit sehen.

Schlussfolgerungen

In zukünftigen Beiträgen werden wir dieses Thema immer wieder ansprechen. Es ist zentral für den Wert, den viele Organisationen aus einer Lösung ziehen können, die die Entwicklung von Board-Systemen in der Cloud unterstützt. Zusammenarbeit war schon immer extrem schmerzhaft. Und obwohl es viele vielleicht noch nicht wissen, bringt die Zusammenarbeit in der Cloud viele Vorteile.