Wie man die Beschaffungseffizienz perfektioniert

Drei Wege zur Steigerung der Effizienz

Es gibt verschiedene Stufen der Effizienz, aber eine höhere Effizienz zu erreichen, erfordert das Identifizieren von Ineffizienzen, mit dem Verständnis, dass Dinge nicht über Nacht behoben werden. Effizienz erfordert Prozessoptimierung, Dokumentation, Optimierung und natürlich Automatisierung. Der erste Schritt zur Effizienz ist jedoch einfach, einen vollständigen Überblick über den aktuellen Status zu bekommen.

Die Reise zur Effizienz beginnt mit der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten, dem Verständnis dessen, was alle Ihre Geschäftseinheiten benötigen, Möglichkeiten zur Identifizierung von Lieferanten, die Ihre wichtigsten Anforderungen erfüllen können, einem Blick darauf, wie Sie Verträge zum ultimativen Wert aushandeln, und einer Methode zur Bewertung dessen, was Sie laufend tun.

1. Springen Sie auf den Digitalisierungszug auf

Die Pandemie hat die Digitalisierung für viele Unternehmen beschleunigt. Die Digitalisierung von Prozessen ermöglicht schnellere Einblicke – und bietet die Möglichkeit, die Ausgabe zu erhöhen oder einen Prozess schnell zu eliminieren, wenn er nicht funktioniert.

In der heutigen Welt gibt es keine Ausrede, nicht digital zu werden. Dies bedeutet, manuelle Transaktionsprozesse zu eliminieren, einen einfacheren Zugang zu Beschaffungsdiensten zu bieten. Zum Beispiel ermöglichen Anbieter-Selbstbedienungsfunktionen für die Rechnungseingabe und geführte Einkäufe, PunchOut, mobile Anforderungen, Genehmigungen, die Kosten für Bestellungen zu reduzieren. Darüber hinaus ermöglichen digitale Transaktionsprozesse es Ihnen, offene Bestellungen leicht zu überwachen. Die Verwendung von E-Procurement-Software kann die Zykluszeiten um bis zu zwei Drittel verkürzen.

2. Nutzen Sie die Cloud

Cloud-basierte Beschaffungs- und Lieferantenmanagement-Tools können die Zusammenarbeit verbessern, Prozesse straffen und jederzeit Zugänglichkeit bieten; sie aggregieren Informationen schnell und erhöhen die Effizienz. Agilere Ausgaben- und Lieferantenmanagement können den Cashflow Ihres Unternehmens verbessern, Risiken minimieren und die Geschäftskontinuität sicherstellen – alles entscheidende Fähigkeiten, insbesondere in einem Abschwung.

Mit einer Cloud-basierten Plattform kann Ihre Beschaffungspraxis internen Stakeholdern und Partnern zeitnahe, vorausschauende Analysen bieten, die sie befähigen, bessere Entscheidungen zu treffen, mehr Szenarien zu erkunden und ein kontinuierliches, agiles Planungsmodell zu unterstützen.

3. Kürzen Sie Ihr Budget oder reduzieren Sie Ihre Verschwendung

Kosten zu senken ist ein Teil des intelligenten Geschäftsbetriebs. Aber realistisch gesehen ist das Kürzen allein nicht genug und kann sogar zu einer selbstbesiegenden Übung werden. Eine angemessene Kostenverwaltung beinhaltet Dinge wie:

• Eine ausreichende Überwachung der Lieferanten – eine Notwendigkeit, um Effizienz und Gewinne zu steigern und gleichzeitig die Lagerkosten zu reduzieren.
• Tätigen Sie routinemäßige Einkäufe bei Lieferanten, mit denen Preisvereinbarungen bestehen, was in der Regel zu niedrigeren Preisen und weniger Fehlern führt.
• Dezentralisieren Sie den Anforderungsprozess
• Stärken Sie die Einkaufsabteilung
• Identifizieren Sie, wo Ausgaben in Ihrer Organisation schlecht verwaltet oder unangemessen gehandhabt werden.

Manchmal ist ein Umdenken erforderlich. In solchen Momenten sollten Führungskräfte vermeiden, reaktiv zu sein, zugunsten eines proaktiveren Ansatzes. Zum Beispiel, wenn Sie Ihre Organisation heute neu aufbauen würden – wie würde das aussehen? Was würden Sie straffen? Was würden Sie betonen? Wo würden Sie zuerst automatisieren? Wie können Sie die Cloud nutzen? Selbst der kleinste Schritt ist immer noch ein Schritt vorwärts in Richtung eines effizienteren Geschäfts.

Bewegen Sie Daten in einem kontinuierlichen und logischen Fluss zwischen Ihren Abteilungen, einschließlich Finanzen und Planung. Arbeiten Sie zusammen, wo Sie können, ermächtigen Sie die Menschen um Sie herum und implementieren Sie Schritte zur Erhöhung der Genauigkeit und Flexibilität – all dies sind Aspekte der Effizienz.

Zuletzt, denken Sie daran, dass das Erreichen größerer Effizienz kein einmaliger Prozess ist. Bleiben Sie immer in der Position, agil zu sein, um schnell Änderungen vornehmen zu können, damit Sie diese größere Effizienz beibehalten können, sobald Sie sie erreicht haben.

Der Originalartikel von Mouser ist hier zu finden.

Von: Carolyn Mathas