Projektmanagement-Tools

Meine erste Gelegenheit, eine Projektmanagementtechnik zu nutzen, war das Gantt-Diagramm als Teil meines Ingenieurabschlussprojekts während des Studiums. Damals war alles manuell. Heute bieten zahlreiche Softwarepakete es zusammen mit anderen Techniken zur Projektvisualisierung an (Abbildung 1):

• Gantt-Diagramm
• Pert-Diagramm
• Kritischer Pfad-Analyse
• Affinitätsdiagramme
• Lückenanalyse
• Zeitstrahl

Abbildung 1. Einige der Visualisierungswerkzeuge, die für das Projektmanagement verwendet werden [1].

Unabhängig von Ihrer beruflichen Rolle, kann es sein, dass Sie irgendwann in Ihrer Karriere ein Projekt managen oder eine aktive Rolle darin spielen müssen. Die Zeit, die Sie in das Erlernen von Projektmanagementfähigkeiten investieren, wird sich für Sie reichlich auszahlen.

Projekte rechtzeitig und innerhalb des Budgets abzuschließen, wird eine Ihrer besten Empfehlungen sein. Und wenn Sie wissen, wie man Aufgaben organisiert, plant und delegiert, machen Sie sich sichtbarer für Beförderungen.

Gantt-Diagramm

Eines der am häufigsten verwendeten Werkzeuge ist das Gantt-Diagramm, und Sie müssen alle Aktivitäten erfassen, die in Ihrem Projekt involviert sind. Als Teil dieses Prozesses werden Sie herausfinden, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, wie lange jede Aufgabe dauern wird und auf welche Probleme Ihr Team stoßen könnte. Dieses detaillierte Denken hilft Ihnen sicherzustellen, dass der Zeitplan machbar ist, dass die richtigen Personen jeder Aufgabe zugeordnet sind und dass Sie Lösungen für potenzielle Probleme haben, bevor Sie beginnen. Die in meinem „Problem Solving“ BLOG aufgeführten Aktivitäten helfen Ihnen, alle Aspekte des Projekts zu erfassen und minimale Zeiten zu schätzen sowie welche Aktivitäten abgeschlossen sein müssen, bevor andere beginnen können.

Schließlich können Sie sie (Gantt-Diagramme) verwenden, um Ihr Team und Ihren Chef über den Fortschritt zu informieren. Alles, was erforderlich ist, ist ein einfaches Update, um Änderungen anzuzeigen und wie das Schlüsselaufgaben oder den kritischen Pfad ändern oder beeinflussen kann. Der Prozess zur Erstellung eines Gantt-Diagramms umfasst:

Schritt 1: Wesentliche Aufgaben und Aktivitäten identifizieren

Gantt-Diagramme liefern keine nützlichen Informationen, es sei denn, sie umfassen alle Aktivitäten, die für ein Projekt oder Projektphasen abgeschlossen werden müssen. Beginnen Sie also damit, all diese Aktivitäten aufzulisten. Bestimmen Sie für jede Aufgabe ihr frühestmögliches Startdatum und ihre Dauer.

Schritt 2: Beziehungen zwischen Aktivitäten bestimmen

Ein Gantt-Diagramm wird verwendet, um die Beziehung zwischen Aktivitäten/Aufgaben in einem Projekt darzustellen. Einige Aktivitäten müssen abgeschlossen sein, bevor man eine andere beginnen kann. Andere Aufgaben können nicht enden, bevor vorherige Aufgaben beendet sind. Als Beispiel, wenn Sie eine gedruckte Schaltkarte erstellen, müssen Sie das Design abschließen, bevor Sie es zur Prototypenfertigung senden.

Es gibt mehrere abhängige Aktivitäten:

• „sequenzielle“ oder „lineare“ Aktivitäten/Aufgaben
• „parallel“ (die Aktivität kann gleichzeitig mit anderen Aktivitäten durchgeführt werden).

Oft ist es nicht notwendig, der ‚Sequenz‘ zu folgen, aber manchmal müssen andere Aktivitäten zuerst abgeschlossen sein. So könnte zum Beispiel das Design Ihrer gedruckten Schaltkarte beginnen, bevor der Prototypenhersteller ausgewählt ist.

Wenn Aktivitäten von anderen Aktivitäten abhängig sind, notieren Sie die Beziehung zwischen ihnen. Aber wissen Sie, welche Aktivitäten parallel und welche sequenziell sind. Die Organisation des Gantt-Diagramms hängt von diesen Beziehungen ab.

Beachten Sie, dass es in Gantt-Diagrammen drei Hauptbeziehungen zwischen sequenziellen Aufgaben gibt:

• Ende zu Start (FS)—Ende-zu-Start-Aktivitäten können nicht beginnen, bevor eine vorherige Aktivität abgeschlossen ist. Sie können jedoch später beginnen.
• Start to Start (SS)—Start-to-Start-Aktivitäten können nicht beginnen, bevor eine vorherige Aktivität beginnt. Sie können jedoch später starten.
• Finish to Finish (FF)—Finish-to-Finish-Aktivitäten können nicht enden, bevor eine vorherige Aktivität endet. Sie können jedoch später enden.
• Start to Finish (SF), ein vierter Typ, wird sehr selten verwendet.

Schritt 3: Eingabe von AUFGABEN/Aktivitäten in die Software

Wenn Sie Ihr Gantt-Diagramm nicht von Hand zeichnen möchten, gibt es zahlreiche kostenlose Software im Internet. Einige davon, wie Microsoft Project, sind cloudbasiert. Dies ermöglicht es vielen, gleichzeitig an dem Dokument zu arbeiten. Einige sind sogar als Vorlagen für Excel verfügbar.

Zeitachse

Die Zeitachse verwendet dieselben Eingaben wie ein Gantt-Diagramm, zeigt die Informationen jedoch auf einer oder einer Reihe von Zeitachsen an, die nach der Skala der Zeitachse gezeichnet sind.

PERT-Diagramm

Ein PERT-Diagramm präsentiert eine grafische Darstellung eines Projekts als Netzwerkdiagramm, bestehend aus nummerierten Knoten (entweder Kreise oder Rechtecke), die Ereignisse oder Aktivitäten des Projekts darstellen, verbunden durch Pfeile (Richtungslinien), die Aktivitäten im Projekt repräsentieren. Die Reihenfolge der Aufgaben/Aktivitäten wird durch die Pfeile angezeigt.

Wie im Gantt-Diagramm gibt es mehrere abhängige Aktivitäten:

• Ereignisabhängigkeiten - Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, aber keine Ressourcen oder Zeiten erfordern
• Dummy-Aktivitäten - diese werden durch Pfeile mit gestrichelten Linien dargestellt
• Zeitzuweisung - Zahlen auf den gegenüberliegenden Seiten der Vektoren

Wenn Sie die Aufgabenabhängigkeiten klar darstellen möchten, dann kann das PERT-Diagramm dies tun, aber es ist manchmal viel schwieriger zu interpretieren. Oft werden Ingenieure beide Techniken verwenden.

Es gibt zwei Aktivitäten, um ein PERT-Diagramm zu erstellen:

Schritt 1: Wesentliche Aktivitäten/Aufgaben identifizieren:

PERT-Diagramme liefern keine nützlichen Informationen, es sei denn, sie umfassen alle Aktivitäten, die für ein Projekt oder Projektphasen abgeschlossen werden müssen. Alle diese Aktivitäten müssen berücksichtigt werden. Dann notieren Sie für jede Aufgabe ihr frühestes Startdatum, schätzen Sie die kürzestmögliche Zeit, die jede Aktivität dauern wird, die wahrscheinlichste Dauer und die längste Zeit. Eine nützliche Formel, um die Zeit für jede Projektphase zu schätzen, ist:

• (längste Zeit + kürzeste Zeit + 4 x wahrscheinliche Zeit) / 6

Unrealistisch kurze Zeitpläne sind normalerweise ein Problem bei einem guten PERT-Diagramm. Oft ist es nicht notwendig, der 'Reihenfolge' zu folgen, aber manchmal müssen andere Aktivitäten zuerst abgeschlossen sein. Wenn Aktivitäten von anderen Aktivitäten abhängig sind, notieren Sie die Beziehung zwischen ihnen. Aber erkennen Sie, welche Aktivitäten parallel und welche sequenziell sind.

Schritt 2: Aktivitäten/Aufgaben in Software eingeben:

Wenn Sie Ihr PERT-Diagramm nicht von Hand zeichnen möchten, gibt es zahlreiche kostenlose Software im Internet. Einige davon, wie Microsoft Project, sind cloud-basiert. Dies ermöglicht es vielen, gleichzeitig an dem Dokument zu arbeiten. Einige sind sogar als Vorlagen für Excel verfügbar.

Ich werde Affinitätsdiagramme in einem anderen BLOG behandeln, wenn ich Sie in den „Figure of Merit“-Prozess einführe.

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