如何提高采购效率

实现更高效率的三种方式

效率有多个层次，但要实现更高的效率，需要识别出任何低效之处，并理解问题不会一夜之间得到解决。提高效率需要简化流程、文档化、优化，当然还有自动化。然而，变得高效的第一步就是完全掌握你当前的状态。

提高效率的旅程始于识别改进的地方，了解你的所有业务单元需要什么，有办法识别能满足你最高要求的供应商，看看你如何为了最终价值而谈判合同，以及有一种方法可以持续评估你正在做的事情。

1. 加入数字化浪潮

大流行加速了许多公司的数字化进程。数字化流程能够提供更快的洞察力——提供增加产出或在某个流程不起作用时迅速淘汰它的机会。

在今天的世界里，没有理由不转向数字化。这样做意味着消除手工交易流程，提供更容易访问的采购服务。例如，启用供应商自助服务功能进行发票录入和提供引导购买、PunchOut、移动申请、审批，减少了采购订单的成本。此外，数字交易流程让你可以轻松监控未完成的订单。使用电子采购软件可以将周期时间缩短多达三分之二。

2. 利用云技术

基于云的采购和供应商管理工具可以增强协作、简化流程，并提供随时可用性；快速聚合信息，提高效率。更灵活的支出和供应商管理可以改善你的组织现金流，最小化风险，并确保业务连续性——所有这些能力在经济下行时尤其关键。

使用基于云的平台，你的采购实践可以为内部利益相关者和合作伙伴提供及时的、前瞻性的分析，使他们能够做出更好的决策，探索更多场景，并支持一个持续的、敏捷的规划模型。

3. 削减预算或减少浪费

削减开支是明智的商业行为的一部分。但现实情况是，仅仅削减是不够的，甚至可能成为一种自我挫败的行为。合理管理费用涉及到如下事项：

• 充分监控供应商——这是提高效率和利润同时降低库存成本的必要条件。
• 与有定价协议的供应商进行常规采购，这通常意味着更低的价格和更少的错误。
• 分散请购过程
• 赋予采购部门更多权力
• 识别您的组织中哪里的支出管理不足或管理不当。

有时候需要的是思维方式的改变。在这样的时刻，领导者应该避免采取反应式行动，而应采取更主动的方法。例如，如果您今天要组建您的组织——那会是什么样子？您会简化什么？您会强调什么？您会首先在哪里实现自动化？您如何利用云技术？即使是最小的一步，也仍然是朝着更高效的业务迈进的一步。

在您的部门之间，包括财务和规划部门，持续且有逻辑地移动数据。在可以合作的地方合作，赋予周围的人权力，并实施步骤以提高准确性和灵活性——所有这些都是效率的方面。

最后，记住，实现更高效率不是一次性过程。始终保持灵活的位置，以便快速做出改变，这样一旦您掌握了更高效率，就可以维持它。

原文由Mouser提供，可在此处找到。

作者：Carolyn Mathas