Etyka w zdecentralizowanym środowisku zaopatrzenia

Zarówno kupujący, jak i sprzedający są odpowiedzialni za etyczne zachowanie.

Jako doświadczony i certyfikowany specjalista ds. zakupów, przestrzegam zasad i standardów zachowania w zarządzaniu dostawami Instytutu Supply Management’s Principles and Standards of Supply Management Conduct.

Ale to nie znaczy, że wszyscy inni też to robią.

Pracowałem z kupującymi, planistami, a nawet menedżerami ds. zakupów, którzy lekceważyli zasady etyki firmy i przyjmowali wycieczki, prezenty i gotówkę od dostawców starających się o przysługę. Jeden z kupujących nawet zostawiał otwarty bagażnik przez dwa tygodnie przed Bożym Narodzeniem, aby oszczędzić dostawcy kłopotu z wnoszeniem prezentów do biura. I tak, niektórzy z obu stron stracili pracę, gdy zostali przyłapani.

Te przypadki skłaniają mnie do zastanowienia się, co dzieje się z etyką, zarówno po stronie kupujących, jak i sprzedających, w ewoluującej decentralizacji zakupów do inżynierii, działów B+R, a nawet takich obszarów jak marketing i zasoby ludzkie. Pracowałem z niektórymi, którzy mają przestarzałe przekonanie, że każdy, kto działa jako kupujący, jest „winien” otrzymać jakiś prezent, lub co gorsza, przy składaniu zamówienia u nowego lub istniejącego dostawcy.

Takie podejście quid pro quo nie ma miejsca w dzisiejszym biznesie.

Gdy osoby niezwiązane z działem zakupów uczestniczą w działaniach zakupowych, mogą pojawić się wyzwania etyczne związane z brakiem zrozumienia, wiedzy lub doświadczenia w praktykach zakupowych. Wraz z wzrostem decentralizacji procesów zakupowych, gdzie uprawnienia decyzyjne są rozproszone między różne działy i osoby, zapewnienie etyki związanej z dostawcami staje się jeszcze bardziej krytyczne.

Etyczne postępowanie zapewnia sprawiedliwe traktowanie dostawców, sprzyjając długoterminowym partnerstwom opartym na zaufaniu i wzajemnym szacunku. Zmniejsza to ryzyko nieetycznych praktyk po stronie kupujących, takich jak łapówkarstwo, korupcja czy zmowa, które mogą zaszkodzić reputacji organizacji i prowadzić do konsekwencji prawnych. A etyczne praktyki zakupowe zwykle są zgodne z celami odpowiedzialności społecznej korporacji, pozwalając organizacjom promować zrównoważony rozwój i wpływ społeczny poprzez relacje z dostawcami.

Oto kilka kwestii, na które należy zwrócić uwagę w zdecentralizowanym modelu zakupów.

Odpowiedzialność. Każda osoba zaangażowana w proces zakupów musi rozumieć swoje obowiązki i być pociągana do odpowiedzialności za swoje działania. Można to osiągnąć poprzez regularne programy szkoleniowe, jasne procedury i polityki oraz tworzenie wytycznych etycznych, które identyfikują i wzmacniają oczekiwane zachowania. Dostawcy również muszą być pociągani do odpowiedzialności.

Monitorowanie i audyt. Regularne monitorowanie i audyt są niezbędne do oceny skuteczności praktyk etycznych. Organizacje powinny oceniać zgodność dostawców ze standardami etycznymi, przeprowadzać okresowe audyty finansowe i wdrażać działania korygujące. Ciągłe monitorowanie nie tylko zapewnia odpowiedzialność, ale także stwarza możliwości wzmocnienia zaangażowania organizacji w etyczne relacje z dostawcami.

Nieprzestrzeganie zasad zakupów. Jeśli osoby niezajmujące się zawodowo zakupami nie są dobrze zaznajomione z polityką i wytycznymi dotyczącymi zakupów i zarządzania dostawami, mogą nieświadomie naruszać zasady i regulacje zakupowe firmy. Może to obejmować faworyzowanie pewnych dostawców bez uzasadnienia lub dokonywanie nieautoryzowanych zakupów od niezatwierdzonych lub niekwalifikowanych dostawców, prowadząc do naruszeń etycznych i konsekwencji prawnych.

Niewystarczająca ocena dostawców. Osoby niezajmujące się zawodowo zakupami mogą nie posiadać wiedzy specjalistycznej i zasobów niezbędnych do skutecznej oceny i wyboru dostawców. Może to skutkować złymi wyborami dostawców na podstawie niewystarczającej należytej staranności, prowadząc do produktów lub usług niskiej jakości, potencjalnych problemów etycznych lub zwiększonych ryzyk w łańcuchu dostaw.

Niewłaściwe wykorzystanie uprawnień. Osoby niezajmujące się zawodowo zakupami mogą nadużywać swoich uprawnień lub angażować się w nieetyczne praktyki, takie jak przyjmowanie prezentów lub gratyfikacji od dostawców, wywieranie nieuzasadnionego wpływu lub faworyzowanie. Takie działania mogą naruszać integralność procesu zakupowego, podważać uczciwą konkurencję i erodować zaufanie.

Istnieje kilka sposobów, w jakie firmy mogą rozwiązać problemy związane z decentralizacją.

• Zapewnienie kompleksowych szkoleń i edukacji na temat polityki zakupowej, etyki i najlepszych praktyk dla osób niezajmujących się zawodowo zakupami. Szkolenia te powinny być prowadzone przez kierownictwo organizacji zakupowej.
• Ustalenie jasnych wytycznych i procesów dla działań zakupowych oraz zapewnienie, że są one dobrze komunikowane i zrozumiałe dla wszystkich zaangażowanych osób. Zasady te powinny być częścią kodeksu etyki firmy.
• Wprowadzenie odpowiednich mechanizmów nadzoru i monitorowania w celu wykrywania i rozwiązywania potencjalnych problemów etycznych. Prawo agencji stanowi, że ostateczna odpowiedzialność za wydawanie pieniędzy firmy spoczywa na działach zakupów.
• Zachęcanie do kultury przejrzystości, odpowiedzialności i przestrzegania standardów etycznych w całej organizacji.
• Wspieranie współpracy i komunikacji między personelem zajmującym się zakupami a osobami niezajmującymi się zawodowo zakupami, aby zapewnić wspólne zrozumienie praktyk etycznych i promować przestrzeganie ustalonych wytycznych.
• Zakupy od zatwierdzonych, autoryzowanych i kompetentnych źródeł dostaw. Unikanie brokerów, przedstawicieli producentów i nieautoryzowanych dystrybutorów. Dział zakupów ma kontrolę nad zatwierdzoną listą dostawców (AVL).
• Upewnienie się, że dostawcy rozumieją standardy etyczne firmy i że naruszenie może skutkować dyskwalifikacją.