Ihren Workflow abflachen: Ein Leitfaden zum "flachen" Stil des Projektmanagements

Da flache Organisationen immer beliebter werden, gewinnen auch die Methoden und Prozesse, die damit einhergehen, an Bedeutung. In diesem Blog geht es nicht um die flache Organisationsstruktur selbst, sondern darum, wie eine flache Organisation im Bereich des Projektmanagements funktioniert. Die im Rahmen einer flachen Organisation erlernten Prinzipien des Projektmanagements können von den flachsten Unternehmen bis hin zu den am stärksten hierarchisch strukturierten Organisationen übernommen werden.

„Flach“ zu sein ist in, aber warum sollte ich das machen?

Vielleicht stellen Sie sich die Frage: „Warum sollte ich mich für flaches Projektmanagement interessieren?“ Für den Projektmanager ist die Antwort einfach: weniger Delegation, weniger Nachfragen nach dem Status und weniger Aufsicht. Das bedeutet mehr Zeit für Sie, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Sie lieben… es sei denn, Sie genießen es wirklich, ein Aufgabenmeister zu sein (und wenn das der Fall ist, sollten Sie hier aufhören zu lesen). Für denjenigen, der gemanagt wird, ist es auch ziemlich klar: Warum sollte man einen Vorgesetzten haben wollen, der einen ständig nach dem Status jagt und „berät“, wie man seine Arbeit richtig macht? Auch hier, wenn Sie wirklich darauf stehen, dann ist dieser Stil vielleicht nichts für Sie. Die Idee hier ist, dass Manager weniger Management benötigen und alle anderen die Autonomie und Freiheit haben, ihre Arbeit so zu erledigen, wie sie es möchten, ohne belästigt zu werden.

Die Voraussetzungen

Bevor wir mit dem Prozess selbst beginnen, gibt es drei wesentliche Voraussetzungen, um dies wirklich zum Funktionieren zu bringen: Vertrauen, Transparenz und Kommunikation.

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Abbildung 1. Vertrauen, Transparenz, Kommunikation

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Vertrauen: Sich gegenseitig zu vertrauen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen flachen Projektstruktur

Transparenz: Die Notwendigkeit, dass jeder völlig offen darüber ist, was er tut. Dies kann durch die Kommunikation ihrer Arbeit über einige der folgenden Medien erfolgen:

1. Code-Commits
2. Wiki-Seiten
3. Issue-Tracking-Systeme
4. Espressomaschine (d.h. der neue Wasserspender)

Kommunikation: Jeder muss in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren und sollte dazu ermutigt werden.

Wenn es Vertrauen gibt, gibt es Transparenz. Wenn es Transparenz gibt, beginnen die Menschen, sich sicher zu fühlen. Wenn sich die Menschen sicher fühlen und ermutigt werden, offen über ihre Arbeit zu sprechen, geschieht die Kommunikation ganz natürlich.

Implementierung

Nachdem wir die Voraussetzungen besprochen haben, können wir die Implementierung des flachen Projektmanagements diskutieren.

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Der Projektleiter: „Aber ich dachte, in einer flachen Struktur gibt es keinen Chef?“ Auch wenn niemand wirklich das „Kommando und Kontrolle“ übernehmen muss, ist es wichtig, einen Vermittler zu haben. Denken Sie an den Projektleiter als einen Dirigenten, der sicherstellt, dass jeder im Takt ist und zur gleichen Melodie spielt.

Klare Ziele und Aufgaben: Die Projektziele müssen von Beginn des Projekts an klar kommuniziert werden. Fragen wie „Was ist unser Ziel? Was versuchen wir zu erreichen? Wer will dieses Widget überhaupt?“ müssen definiert werden, und ein Wiki-Raum ist der perfekte Ort dafür.

Anforderungen und Verantwortlichkeit: Ob Projektleiter oder Marketing, Anforderungen müssen dokumentiert werden, sonst kann in einem flachen Projektmanagementstil Chaos entstehen. Ohne eine klare Richtung kann der „Chef“ leicht einschreiten und die Teile in einer normalen Umgebung aufsammeln. In einer flachen Umgebung können Menschen leicht verloren gehen, ohne klar definierte Anforderungen. In einem Issue-Tracking-System, wie Jira, können diese Anforderungen als Aufgaben oder Geschichten erfasst werden. Die Standardpraxis wäre, dass der Projektleiter die Aufgaben einzelnen Personen zuweist. In einer flacheren Arbeitsumgebung würde eine Liste von nicht zugewiesenen Aufgaben dem Team präsentiert, wo sie diese Aufgaben sich selbst (oder anderen) zuweisen könnten. Dieses System (d.h. wo alle Aufgaben präsentiert werden) kann so einfach sein wie ein gemeinsam genutztes Excel-Arbeitsblatt oder so angesagt wie ein Kanban-Board. Sobald dies eingerichtet ist, kann jeder den Status des gesamten Projekts einsehen und verfolgen, ohne der Chef zu sein.

Zentralisiertes Design-Repository: Ein zentralisiertes Design-Repository ist der Schlüssel zur Erstellung und Aufrechterhaltung dieses Stils des Projektmanagements. Es gibt keine Zusammenfassung oder ständige Statusaktualisierungen jedes Teammitglieds an einen „Chef“. Wenn die Leute die Arbeit der anderen nicht einsehen können, gibt es keine Kontrollen und Gleichgewichte. Jedes Teammitglied ist eine Kontrolle für das andere. In der Softwarewelt wird dies formell durch das Erstellen eines Pull Request und das Überprüfen Ihrer Arbeit durch Kollegen mittels eines Code-Reviews erreicht (anstatt dass der Chef als Torwächter fungiert). Bei der schematischen Erfassung oder dem Layout kann dies auch durch einen ähnlichen Prozess erreicht werden. Dieser Blog diskutiert das Commiten Ihres Designs in ein Git-Repository (d.h. das neue „SVN“ oder „CVS“). In diesem Fall würde man dem gleichen Software-Engineering-Verfahren folgen, indem man zu einem Entwicklungsbranch committet und dann einen Pull Request stellt. Für weitere Informationen zu diesem Thema können Sie sich auf Atlassians Git-Tutorial über das Erstellen von Pull Requests beziehen.

Beispiel: Ein eingebettetes System-Widget

In diesem Beispiel können Sie sehen, dass wir ein kleines Projekt eingerichtet haben, das verschiedene Anforderungen enthält, die ein eingebettetes System-Widget ausmachen. Das Projekt ist in diesem Fall ein Epic, das Anforderungen zum Bau eines „Blinky LED“-Boards enthält.

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Abbildung 2. Ein Epic, das die Designanforderungen zum Bau einer „Fancy Blinky LED PCB“ enthält

In diesem Projektraum haben wir mechanische, elektrische und Software-„Komponenten“, wobei jeder dieser Komponenten ein Komponentenleiter zugeordnet ist.

Abbildung 3. Eine Ansicht aller Komponenten und Komponentenleiter für das Projekt

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Abbildung 4. Ein Beispiel für eine Aufgabe, die mehrere Komponenten enthält

Der Elektrotechniker verwendet Altium und überträgt seinen Code auf den Git-Server (in diesem Fall Bitbucket).

Abbildung 5. Git-Commits des Schaltungsdesigns

Die Software- und Maschinenbauingenieure machen dasselbe. In diesem speziellen Projekt gibt es nur drei Teammitglieder, aber es könnte unzählige Teammitglieder enthalten, solange es einen Komponentenleiter gibt (d.h. jemanden, der für dieses Stück des Projekts verantwortlich gemacht wird).

Dieser Wiki-Raum ermöglicht eine Konversation zwischen allen Benutzern, die an den Phasen des Produktkonzepts, der Implementierung oder der Verifizierung teilnehmen.

Abbildung 6. Eine Wiki-Seite mit Informationen über das Produkt (einschließlich Aufgaben)

Ob es sich um eine Tabelle, Aufgabenliste, Wiki-Seite oder eine Reihe von E-Mails handelt, es ist wichtig, dass der Projektleiter und der Rest des Teams die Möglichkeit haben, alles zu sehen, was innerhalb des Projekts passiert. Dies ermöglicht es jedem, von den anderen zur Verantwortung gezogen zu werden und nicht nur von einem einzigen Manager. Innerhalb unseres Unternehmens haben wir festgestellt, dass das Kanban-Board die beste Möglichkeit ist, alle Projektaktivitäten zu visualisieren.

Abbildung 7. Ein Kanban-Board mit den Aufgaben des Beispielprojekts

Schließlich sollte sich ein Teammitglied, wenn es eine Lücke findet, ermächtigt fühlen, Aufgaben zu erstellen und diese ohne Zögern anderen Teammitgliedern zuzuweisen. Vielleicht haben sie einen Fehler gefunden oder sie benötigten einfach ein zusätzliches Stück Hardware, um ihre Softwareimplementierung zu unterstützen - unabhängig davon, sie müssen sich wohl fühlen, die Initiative zu ergreifen und diese Anfrage horizontal statt von oben nach unten zu initiieren.

Schlussfolgerung

Mikromanagement ist längst passé. Ein Projekt flach statt von oben herab zu managen, ist nicht nur angesagt, sondern nimmt auch allen Beteiligten den Druck. Der Projektleiter konzentriert sich weniger auf das Nachverfolgen des Status und die Designer verbringen weniger Zeit mit der Erstellung dieser Statusberichte. Dieser Artikel hat die Prinzipien hinter einem flachen Ansatz des Projektmanagements dargelegt und wie diese Umsetzung aussieht. Man muss nicht seine gesamte Unternehmensstruktur abflachen, um einen flachen Ansatz im Projektmanagement zu adoptieren - es reicht, die oben genannten Prinzipien zu übernehmen und direkt einzusteigen.

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