Aquisição Sob Pressão: Desafiando o Foco do CFO em Metas de Redução de Custos

Você sabe que está na área de compras quando ouve "redução de custos" mais vezes do que "bom dia". A cada trimestre, você enfrenta um novo conjunto de metas de corte de custos vindas do CFO, muitas vezes desconectadas das realidades de sourcing e complexidades da cadeia de suprimentos. É como estar em um episódio sem fim de "O Preço Certo", exceto que ninguém está ganhando.

Vamos falar sobre como mudar o roteiro.

Entendendo a Perspectiva do CFO (Sim, Eles Também Têm Desafios)

Ok, vamos começar admitindo, mesmo que relutantemente: os CFOs não estão apenas jogando metas de redução de custos ao vento por diversão. Eles têm seu próprio conjunto de desafios para administrar:

1. Gerenciamento Abrangente: Os CFOs devem reunir estratégias financeiras para múltiplos produtos, divisões e, às vezes, até empresas inteiras. Criar um plano financeiro coeso que mantenha todos felizes? Não é tão fácil quanto parece.
2. Previsão de Lucros e Fluxo de Caixa: Eles também são responsáveis por prever quanto dinheiro entrará e sairá. Isso não é apenas um chute—é sobre manter a empresa à tona e lucrativa, o que significa encontrar maneiras de cortar custos onde for possível.
3. Falando com Analistas e Investidores: Para empresas de capital aberto, os CFOs precisam lidar com analistas e investidores que esperam orientações financeiras claras e positivas. Economias de custo frequentemente compõem uma história atraente que pode impulsionar os preços das ações e manter os investidores satisfeitos.
4. Enfrentando Curvas Econômicas Inesperadas: Inflação, problemas na cadeia de suprimentos, mudanças de mercado—o que for, o CFO está lidando com isso. Cortar custos é uma maneira de tentar gerenciar essas forças imprevisíveis e manter a empresa em terreno estável.

Então sim, enquanto os CFOs podem parecer obcecados em cortar custos, eles têm suas próprias pressões para gerenciar. Mas não vamos esquecer, focar apenas em economias imediatas pode levar a problemas maiores mais adiante—algo que você conhece muito bem.

Por Que Você Resiste

A cada trimestre surge um novo alvo de redução de custos, e é seu trabalho atingi-lo. Mas você também sabe que perseguir economias cegamente não é a resposta completa. Aqui está o porquê de você resistir contra essas ordens de redução de custos impulsionadas pelo CFO:

1. Metas Implicam que Você Está Falhando: Metas aleatórias de corte de custos sugerem que você já não está garantindo os melhores custos e ignoram as complexidades da aquisição e as decisões estratégicas que você toma todos os dias.
2. Eles Ignoram o Seu Papel: Os alvos ignoram o fato de que seu trabalho não é apenas encontrar o menor preço; você está equilibrando custo com qualidade, tempos de entrega e confiabilidade do fornecedor. Você está fazendo aquisições estrategicamente, não apenas caçando barganhas.
3. Não é um Jogo: Mas metas de redução de custos arbitrárias atreladas à compensação transformam isso em um jogo, e você sabe como ganhar jogos. Por exemplo, se você negociar uma redução de custo de 10%, você deve pegar tudo de uma vez ou 2% pelos próximos cinco trimestres? Depende das regras do jogo.
4. Eles Incentivam Atalhos: Quando tudo o que importa é atingir uma meta de economia, isso pode levar a táticas questionáveis. Talvez você esteja tentado a mudar para um fornecedor mais barato, mesmo que isso signifique comprometer a qualidade ou a entrega. Mas você sabe que vitórias de curto prazo podem levar a dores de cabeça a longo prazo—como defeitos aumentados ou atrasos que custam ainda mais.
5. Eles Ignoram o Quadro Geral: Focar apenas nos custos iniciais é um erro. Você sabe que o verdadeiro custo de uma compra inclui tudo, desde a aquisição até o descarte — o Custo Total de Propriedade (TCO). Um fornecedor com um preço um pouco mais alto, mas com melhor qualidade e serviço, pode economizar mais dinheiro a longo prazo ao evitar custos ocultos.

Ao resistir, você não está apenas contrariando os objetivos do CFO — você está defendendo uma abordagem mais inteligente e estratégica para a aquisição que considera todos os fatores que contribuem para o sucesso da sua empresa.

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A Importância do Custo Total de Propriedade (TCO)

Para ir além dos cortes de custos de curto prazo, considere defender uma abordagem de Custo Total de Propriedade:

• Visão Holística: O TCO considera todos os custos associados a uma compra, não apenas o preço inicial. Isso inclui manutenção, tempo de inatividade e descarte.
• Economia a Longo Prazo: Optar por um fornecedor com um custo inicial mais alto, mas com melhor confiabilidade e qualidade, pode reduzir custos ao longo do tempo, evitando problemas como defeitos de produtos e atrasos.
• Tomada de Decisão Estratégica: Ao focar no TCO, você pode alinhar decisões de fornecimento com os objetivos de longo prazo da empresa, garantindo valor sustentável em vez de apenas economias de curto prazo.

Medindo o Custo Total de Propriedade (TCO) para OEMs Eletrônicos

1. Custos Iniciais de Compra

• Custo Padrão: O custo orçado ou esperado de componentes ou PCBAs usado para estabelecer benchmarks de preços e orçamentação. Este é o custo base usado para medir reduções de custo.
• Variância do Preço de Compra (PPV): A diferença entre o custo padrão e o preço de compra real pago. Esta métrica captura economias (PPV favorável) ou custos mais altos (PPV desfavorável) devido a mudanças no mercado ou negociações com fornecedores. O PPV é realizado quando os itens são recebidos, não quando o pedido de compra (PO) é feito.
• Envio e Manuseio: Custos associados ao transporte de componentes ou PCBAs, incluindo taxas de frete, impostos aduaneiros e quaisquer taxas especiais de manuseio.

2. Custos de Aquisição

• Testes e Inspeção: Custos associados ao teste e inspeção de componentes ou PCBAs ao recebê-los para garantir que atendam aos padrões de qualidade e especificações.
• Configuração e Integração: Despesas relacionadas à configuração e integração de componentes ou PCBAs no produto final, incluindo custos de mão de obra e qualquer equipamento especial ou ferramentas necessárias.

3. Custos Operacionais

• Consumo de Energia: O custo da energia necessária para operar equipamentos usados na montagem ou teste de componentes e PCBAs.
• Manutenção e Reparos: Custos relacionados à manutenção e reparo de equipamentos de montagem ou retrabalho de componentes ou PCBAs defeituosos.
• Materiais de Consumo e Suprimentos: Custos contínuos para materiais de consumo usados durante a montagem, como solda, fluxo ou outros materiais.

4. Custos de Inatividade

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• Atrasos na Produção: Custos associados a qualquer atraso na produção devido à falta de componentes, problemas de qualidade ou tempo de inatividade do equipamento.

5. Custo da Qualidade

• Retrabalho e Sucata: Despesas incorridas quando componentes ou PCBAs não atendem aos padrões de qualidade e devem ser retrabalhados ou descartados, incluindo os custos de mão de obra e material associados a essas atividades.
• Riscos de Qualidade: Custos potenciais devido a problemas de qualidade, incluindo devoluções, reivindicações de garantia ou insatisfação do cliente. Isso pode estar relacionado a falhas de componentes, PCBAs que não atendem às especificações ou problemas de confiabilidade descobertos durante o ciclo de vida do produto.

6. Custos de Resiliência

• Riscos na Cadeia de Suprimentos: Custos relacionados a possíveis interrupções na cadeia de suprimentos, como atrasos na entrega de componentes ou questões geopolíticas afetando fornecedores.
• Planejamento de Backup e Contingência: Despesas associadas ao desenvolvimento e manutenção de fornecedores alternativos, estoques de segurança, ou planos de contingência para mitigar riscos e garantir a operação contínua.

Observação: Os custos de compra iniciais são custos diretos, tipicamente parte do custo dos bens vendidos (COGS), e são relativamente fáceis de medir. Em contraste, os outros elementos—custos de aquisição, custos operacionais, custos de inatividade, custo da qualidade e custos de resiliência—são indiretos. Eles muitas vezes não são atribuídos diretamente ao COGS e podem ser desafiadores de medir, ainda assim, impactam significativamente o custo total de propriedade.

Uma Abordagem Melhor: Alinhamento Estratégico na Aquisição

Para realmente aproveitar o valor que você traz, as empresas devem mudar de um foco estreito na redução de custos para uma abordagem mais estratégica. Isso significa usar modelos estabelecidos e melhores práticas para medir e aprimorar a eficácia de suas atividades de aquisição e cadeia de suprimentos.

• Utilize Modelos de TCO: Incorpore modelos de Custo Total de Propriedade como o Modelo de TCO da Gartner ou o Modelo de TCO do CIPS para capturar todos os custos associados às decisões de aquisição. Esta abordagem garante que você esteja considerando não apenas o preço de compra, mas também os custos operacionais, manutenção, qualidade e risco, alinhando estratégias de aquisição com os objetivos organizacionais mais amplos.
• Implemente o Modelo SCOR: Use o Modelo de Referência das Operações da Cadeia de Suprimentos para avaliar e melhorar o desempenho da cadeia de suprimentos em áreas-chave como planejamento, fonte de suprimento e entrega. Ao comparar suas atividades com padrões da indústria, você pode identificar áreas para melhoria e garantir que sua cadeia de suprimentos esteja operando com a máxima eficiência.
• Adote o Balanced Scorecard: Alinhe suas estratégias de aquisição com a visão e objetivos da empresa usando o Balanced Scorecard. Esta ferramenta ajuda a medir o desempenho em múltiplas dimensões, garantindo que a aquisição não seja apenas um centro de custo, mas um impulsionador chave do sucesso organizacional.
• Aproveite a Matriz de Kraljic: Use a Matriz de Kraljic para priorizar atividades de aquisição com base em risco e rentabilidade. Este modelo ajuda a gerenciar relações com fornecedores de maneira estratégica, focando recursos em componentes críticos e PCBAs que são essenciais para suas operações.
• Adote o Lean Six Sigma: Otimize seus processos da cadeia de suprimentos adotando metodologias Lean Six Sigma. Ao reduzir desperdícios e melhorar a eficiência do processo, você pode garantir que a aquisição contribua para a excelência operacional geral, melhorando tanto a qualidade quanto a relação custo-benefício.

Integrando esses modelos e ferramentas à sua estratégia de aquisição, você pode ir além da simples redução de custos e desenvolver uma abordagem mais estratégica e orientada para o valor, que esteja alinhada com os objetivos de longo prazo da sua empresa. Essa abordagem não apenas aprimora a eficácia da cadeia de suprimentos, mas também impulsiona o crescimento sustentável e a competitividade no setor eletrônico.

Passos para Desafiar o Status Quo

Para promover mudanças significativas nas práticas de aquisição, é essencial desafiar metas de redução de custos irreais e defender uma abordagem mais equilibrada. Veja como você pode começar:

1. Identificar Incentivos Desalinhados: Destaque como os incentivos atuais para cortar custos podem encorajar ganhos de curto prazo em detrimento do valor a longo prazo. Enfatize que, quando as equipes de aquisição são recompensadas apenas com base em economias de custos imediatas, isso pode levar a comportamentos como cortar caminhos, comprometer a qualidade ou negligenciar relacionamentos estratégicos com fornecedores. Aponte que alinhar incentivos com objetivos mais amplos da empresa—como qualidade, inovação e sustentabilidade—pode promover uma função de aquisição mais estratégica e eficaz.
2. Educar as Partes Interessadas: Destaque a importância do Custo Total de Propriedade (TCO) e os riscos de focar apenas na redução de custos. Use dados e estudos de caso para mostrar os benefícios de uma abordagem holística que considera todos os custos associados às decisões de aquisição, incluindo valor a longo prazo e mitigação de riscos.
3. Promover o Valor Estratégico: Enfatize seu papel em impulsionar o valor a longo prazo por meio de qualidade, inovação e gestão de riscos. Demonstre como decisões estratégicas de aquisição contribuem para o sucesso geral do negócio, não apenas para métricas financeiras de curto prazo.
4. Insistir em Melhores Métricas: Trabalhe com a liderança para desenvolver métricas de desempenho que reflitam o escopo completo de suas contribuições, não apenas economias de custos imediatas. Defenda métricas que considerem fatores como confiabilidade do fornecedor, melhorias de qualidade e custo total de propriedade. Para apoiar isso, aproveite as soluções de Procure Tech certas para sua organização:
   • Para Organizações que Usam SAP ou Oracle: Utilize SAP Ariba ou Oracle Procurement Cloud. Essas plataformas integram-se perfeitamente dentro de seus respectivos ecossistemas, fornecendo ferramentas de aquisição abrangentes que se alinham com a infraestrutura existente.
   • Para Empresas com Sistemas ERP Diversificados: Considere soluções como Coupa, Jaggaer, GEP SMART, Ivalua ou Zycus, que oferecem capacidades robustas de integração e flexibilidade. Essas plataformas ajudam a implementar estratégias avançadas de aquisição e garantem a consistência dos dados em diferentes ambientes ERP.
   • Para Organizações Menores ou Aquelas que Usam Excel: Adote plataformas amigáveis como Procurify, otimizadas para pequenas e médias empresas. Essas soluções facilitam a transição suave de processos manuais para gestão de compras digitais sem exigir integração extensiva com ERP.

Abordando Conversas Difíceis de Forma Informal: Uma Abordagem Passo a Passo

Navegar por conversas desafiadoras com superiores nem sempre precisa ser formal ou confrontador. Às vezes, uma abordagem informal e conversacional pode ser mais eficaz. Aqui está uma estratégia mais casual, de quatro passos, para abordar essas discussões:

1. Destaque Casualmente o Problema
   • Comece com uma Observação Simples: Inicie a conversa mencionando casualmente uma observação ou percepção. Por exemplo, você poderia dizer, "Ei, você sabia que esse foco em redução de custos está causando alguns problemas de qualidade com nossos fornecedores? É algo que notei recentemente."
   • Avalie a Reação Deles: Preste atenção à forma como seu superior responde. Se eles parecerem interessados ou pedirem mais detalhes, é um bom sinal de que estão receptivos ao que você está dizendo. Se eles ignorarem, considere recuar e esperar por um momento melhor para trazer o assunto à tona novamente.
2. Demonstre Empatia pelas Prioridades Deles
   • Reconheça o Foco Deles: Demonstre que você entende as prioridades existentes e as pressões que eles enfrentam. Por exemplo, você poderia dizer, "Eu sei que cortar custos é realmente importante, especialmente diante das restrições orçamentárias que estamos enfrentando. Eu entendo completamente por que isso é uma prioridade no momento."
   • Alinhe Seus Comentários com os Objetivos Deles: Quando você apresentar seus pontos, tente vinculá-los às prioridades deles. Por exemplo, "Eu estive pensando em como poderíamos manter a economia de custos que você está visando, mas talvez também evitar alguns dos problemas de qualidade que temos visto. Dessa forma, estamos atingindo nossos objetivos de orçamento sem contratempos."
3. Ofereça Fornecer Mais Informações
   • Esteja Preparado com Dados: Se o seu superior demonstrar interesse, ofereça-se para compartilhar informações mais detalhadas. Você poderia dizer, "Eu ficaria feliz em fornecer alguns dados e exemplos para mostrar como esse problema está nos afetando. É mais generalizado do que parece." Esta etapa é sobre abrir a porta para uma conversa mais profunda sem sobrecarregá-los de imediato.
   • Mantenha Leve: Apresente a oferta de maneira casual, deixando claro que você não está tentando impor uma agenda, mas está genuinamente interessado em ajudar. Por exemplo, "Eu tenho alguns números que podem ser úteis; sem pressão se você não estiver interessado agora."
4. Sugira Soluções de Forma Descontraída
   • Expressar Disposição para Ajudar: Se a conversa continuar positivamente e seu superior pedir sua opinião, enquadre suas sugestões como se você estivesse honrado em contribuir. "Você quer saber o que eu penso sobre soluções? Ficaria honrado! Aqui está o que eu acho que poderíamos fazer para enfrentar isso..." Essa abordagem deixa claro que você está ansioso para ajudar e valoriza a opinião deles, enquanto ainda mostra humildade.
   • Ofereça Ideias Práticas: Quando você apresentar suas sugestões, mantenha-as práticas e acionáveis. Por exemplo, "Talvez pudéssemos olhar para reavaliar alguns dos nossos contratos com fornecedores ou talvez pensar em uma abordagem mais equilibrada para economia de custos. Apenas uma ideia, mas eu acho que realmente poderia ajudar!"

Ao utilizar essa abordagem informal e conversacional, mostrando empatia pelas prioridades do seu superior, você pode abordar tópicos difíceis de uma maneira que se sinta mais natural e menos confrontadora. Essa estratégia ajuda a construir um bom relacionamento, alinhar suas percepções com os objetivos deles e introduzir sugestões de maneira positiva e envolvente. Permite uma escalada gradual de uma simples observação para a oferta de soluções, mantendo a conversa leve e acessível.

Agora Mude o Roteiro

A pressão da aquisição pode parecer como estar em um reality show, testando constantemente sua capacidade de reduzir custos. Mas você sabe que o verdadeiro prêmio é criar uma cadeia de suprimentos resiliente e eficiente. Então, na próxima vez que o CFO pedir outra rodada de cortes de custos, apenas sorria e diga, "Não, estou focado em outras coisas." 

Brincadeira. Sorria e diga, "Sim, chefe", sempre respeite a posição do CFO e suas responsabilidades importantes, mas esse respeito inclui deixá-los saber a realidade do que você está realmente observando.