Comment les entreprises construisent leurs relations avec les fournisseurs privilégiés

Dans l'arène commerciale mondiale, les piliers qui soutiennent l'édifice du succès d'une entreprise sont ses relations avec les fournisseurs. Comparables aux pierres angulaires d'un bâtiment, ces partenariats, profondément enracinés dans la confiance, le respect mutuel et la compréhension, fournissent une stabilité et permettent à la structure de s'adapter et de surmonter les adversités. Dans notre monde de plus en plus interconnecté, les équipes d'approvisionnement de toutes les industries doivent comprendre les nuances et les stratégies impliquées dans la construction de ces relations privilégiées avec les fournisseurs ; en fait, c'est indispensable pour les entreprises qui aspirent à la croissance, à la résilience et à l'adaptabilité.

Choisir les bons fournisseurs est une tâche qui va au-delà de la simple rentabilité. Il s'agit d'évaluer et de vérifier les fournisseurs potentiels pour leur fiabilité, leur capacité d'innovation et leur alignement avec les valeurs de l'entreprise. Ce dernier point est particulièrement crucial pour les nations occidentales, qui sont soumises à des normes de plus en plus robustes par les parties prenantes internes et externes en raison de la prise de conscience croissante des enjeux environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) et d'un changement général dans la conscience publique qui pousse les entreprises, grandes et petites, vers des pratiques d'approvisionnement et d'achat plus éthiques.

Mais une question se pose souvent : comment les entreprises construisent-elles des relations privilégiées avec les fournisseurs qui assurent une qualité constante, un approvisionnement et une croissance mutuelle ?

Fournisseurs approuvés ou préférés ?

Avant d'aller plus loin, nous devrions clarifier la différence entre les fournisseurs ‘approuvés’ et ‘préférés’ :

• Un fournisseur préféré est spécialement choisi en fonction de la qualité, du coût et du support client. Ce fournisseur propose généralement des conditions plus favorables, incitant l'entreprise à les prioriser lors des négociations contractuelles.
• Un fournisseur approuvé, d'autre part, répond aux critères de l'entreprise et est jugé apte pour les affaires. Ils peuvent ne pas avoir les avantages d'un fournisseur préféré, mais peuvent fournir des produits ou services satisfaisants.

Les entreprises ont tendance à conserver une liste sélective de fournisseurs appropriés, en choisissant celui qui s'aligne sur des besoins spécifiques. Si jamais vous décidez de consolider tous vos fournisseurs dans une seule liste, assurez-vous qu'il existe un mécanisme précis pour que vos équipes d'approvisionnement et d'achat puissent différencier entre les fournisseurs préférés et approuvés.

Dans de nombreux cas, les entreprises s'appuient sur des plateformes innovantes telles que Octopart, le moteur de recherche de pièces électroniques leader du secteur, qui, comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous, catégorise les fournisseurs de composants comme ‘autorisés’—ce qui signifie qu'Octopart a vérifié et approuvé qu'ils sont des partenaires commerciaux fiables, car ils ne s'approvisionnent en composants directement auprès du fabricant.

Source : Octopart

Les étapes que les entreprises suivent pour établir une relation privilégiée avec un fournisseur

De nombreuses entreprises choisissent d'établir un programme de fournisseurs privilégiés (également connu sous le nom de programme/initiative de fournisseur préféré), ce qui leur permet de rationaliser le processus d'achat, de réduire les coûts et, de manière générale, d'améliorer leur expérience. Elles procèdent en suivant cinq phases essentielles d'une progression stratégique :

1. Identification des besoins : Comme c'est le cas dans toute activité d'achat, il est absolument essentiel de commencer ce processus avec une compréhension claire des besoins intrinsèques de votre entreprise. Explorez des spécificités telles que les types de produits ou services intégraux à vos opérations, déterminez leur fréquence de besoin et assurez-vous d'avoir un budget clair en tête et d'être conscient des normes réglementaires pour éviter les dépenses excessives ou le non-respect des conformités lors de l'évaluation des fournisseurs. Ces aperçus fondamentaux rationalisent le processus, vous permettant d'identifier les fournisseurs privilégiés potentiels avec une relative facilité.
2. Explorer les fournisseurs potentiels : Avec une compréhension claire de vos prérequis, vous devriez être prêt à identifier les bons fournisseurs. Utilisez des ressources telles que les plateformes en ligne pour commencer votre recherche - les suspects habituels, bien sûr. Complétez cette recherche par des informations provenant de journaux spécialisés et de recommandations fiables de figures connues ou de collègues de votre secteur. Et n'oubliez pas que vous devez évaluer les fournisseurs de manière holistique, en tenant compte de leurs offres de service, de leur tarification compétitive et des retours de leurs clients précédents ; une vérification approfondie de toute plainte antérieure contre eux peut affiner davantage vos choix, vous aidant à éviter de vous associer à un fournisseur de moindre qualité.
3. Engager des discussions : Armé d'une liste méticuleusement élaborée de fournisseurs, l'étape logique suivante est de prendre contact. Ces discussions doivent être constantes, et il pourrait être judicieux d'impliquer des représentants de plusieurs départements pour promouvoir un ethos de prise de décision holistique. Cherchez à obtenir une image claire de la longévité du fournisseur, de son historique, de ses modèles de tarification complets et de ses calendriers de livraison respectés - ces éléments peuvent révéler des informations précieuses. Explorer leur éthos de durabilité et comment votre entreprise s'intègre dans ce récit peut encore affiner votre perspective. Ces conversations multifacettes créent une image vivante, révélant les nuances du modus operandi de chaque fournisseur.
4. Choisir vos fournisseurs privilégiés : Vous devriez maintenant être en position de finaliser vos fournisseurs privilégiés. Cette décision critique devrait être une combinaison équilibrée de plusieurs facteurs : la compétitivité des coûts des fournisseurs, leur engagement indéfectible envers la qualité des produits, leurs calendriers de livraison rapides, leurs relations clients exemplaires et leur réputation dans l'industrie.
5. Rédiger un accord de fournisseur privilégié : Une fois que vous avez choisi vos fournisseurs privilégiés, vous devez mettre en place un contrat formel. L'accord de fournisseur privilégié établit les termes du partenariat, détaillant les rôles mutuels, les normes de produit, les attentes de livraison et les accords de tarification. Ils sont généralement associés aux grandes entreprises, mais les entités plus petites peuvent également en tirer parti. Avant de finaliser l'accord, il est crucial d'examiner minutieusement ses termes ; les grandes entreprises ont tendance à chercher des conseils juridiques pour examiner les documents avant de signer.

Inclusions clés dans les accords de fournisseurs privilégiés

Les accords avec les fournisseurs privilégiés, comme tout accord contractuel, peuvent être incroyablement complexes, avec une myriade de clauses et beaucoup de «petits caractères». Les entreprises doivent comprendre les éléments pivots ; comme pour tout contrat, chaque segment est distinct pour assurer la clarté et la compréhension mutuelle entre les parties. Voici un résumé rapide des sections clés couramment trouvées dans de tels accords :

• Objectif général et portée : Définit l'intention principale et l'étendue de l'accord.
• Obligations de l'entreprise A : Spécifie les responsabilités de l'acheteur, y compris des actions comme soumettre électroniquement toutes les commandes d'achat ou fournir un bon de commande global.
• Obligations de l'entreprise B : Détaille les attentes placées sur le fournisseur et ses affiliés, englobant la fourniture de produits et services, tous droits exclusifs, et plus encore.
• Tarification : Met en évidence les coûts exacts associés aux produits et services à acquérir, par exemple, téléphones cellulaires, photocopieuses, et ainsi de suite.
• Durée et résiliation anticipée : Décrit la durée du contrat et fournit des directives pour une résiliation prématurée, y compris toutes charges applicables.
• Confidentialité : Souligne les limites du partage d'informations, stipulant ce qui peut être partagé avec des parties externes et ce qui doit rester confidentiel.
• Indemnisation : Aborde les protocoles de compensation en cas de dommages ou de pertes.
• Arbitrage des litiges : Spécifie le domaine juridique responsable de la résolution de tout désaccord contractuel et le processus à suivre si de tels problèmes émergent.
• Avis : Dicte que toutes les notifications et correspondances doivent être documentées, et les confirmations de réception électroniques sont obligatoires lorsqu'envoyées par fax ou email.
• Cession : Clarifie que l'accord ne peut pas être transféré à une entité différente sans le consentement écrit explicite de l'autre partie.
• Force majeure : Reconnaît les événements imprévisibles qui pourraient empêcher l'une ou l'autre des parties de remplir leurs obligations contractuelles.
• Dispositions générales : Intègre des stipulations routinières comme les conditions de paiement, les conditions de livraison, et les actions préventives contre les violations de contrat.

Que se passe-t-il après l'établissement d'un accord avec un fournisseur privilégié ?

Au-delà de ces étapes fondamentales, les entreprises doivent constamment affiner et renforcer leurs relations avec les fournisseurs. Après tout, les collaborations deviennent plus significatives lorsque des valeurs plus larges sont partagées ; une compréhension mutuelle entre deux parties peut considérablement améliorer la communication et approfondir l'engagement. Grâce à cela, les entreprises peuvent travailler ensemble pour anticiper et atténuer les risques potentiels ou les perturbations, tels que les interruptions de la chaîne d'approvisionnement, pour accroître la résilience des deux parties, planifier les futurs produits et services, et développer des systèmes d'opération plus efficaces.

Rappelez-vous : Les fournisseurs vont des grandes corporations internationales aux fournisseurs locaux, et il est crucial de maintenir des relations équilibrées adaptées aux besoins spécifiques. Alors que les entreprises et les fournisseurs naviguent à travers les changements technologiques inévitables et les dynamiques de marché en évolution, les partenariats ancrés dans l'innovation partagée et la vision sont les mieux positionnés pour prospérer.

Vos relations avec les fournisseurs sont essentielles à votre succès. Reconnaître leur importance et les entretenir activement est plus qu'une simple bonne pratique commerciale, c'est nécessaire pour une croissance soutenue et une adaptabilité.