Wie Unternehmen ihre bevorzugten Lieferantenbeziehungen aufbauen

In der globalen Geschäftswelt sind die Säulen, die das Fundament für den Erfolg eines Unternehmens stützen, seine Lieferantenbeziehungen. Ähnlich den Grundsteinen eines Gebäudes bieten diese Partnerschaften, die tief in Vertrauen, gegenseitigem Respekt und Verständnis verwurzelt sind, Stabilität und ermöglichen es der Struktur, Widrigkeiten anzupassen und zu überstehen. In unserer zunehmend vernetzten Welt müssen Beschaffungsteams in allen Branchen die Feinheiten und Strategien verstehen, die beim Aufbau dieser bevorzugten Lieferantenbeziehungen eine Rolle spielen; tatsächlich ist es unverzichtbar für Unternehmen, die nach Wachstum, Widerstandsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit streben.

Die Auswahl der richtigen Lieferanten ist eine Aufgabe, die über bloße Kostenwirksamkeit hinausgeht. Es geht darum, potenzielle Lieferanten hinsichtlich ihrer Zuverlässigkeit, Innovationsfähigkeit und Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten zu bewerten und zu prüfen. Letzteres ist besonders wichtig für westliche Nationen, die von internen und externen Stakeholdern angesichts eines wachsenden Bewusstseins für Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) und einer allgemeinen Veränderung des öffentlichen Bewusstseins, das Unternehmen, sowohl große als auch kleine, zu ethischeren Beschaffungs- und Beschaffungspraktiken drängt, zunehmend robusten Standards unterliegen.

Aber es stellt sich oft die Frage: Wie bauen Unternehmen bevorzugte Lieferantenbeziehungen auf, die eine gleichbleibende Qualität, Versorgung und gegenseitiges Wachstum gewährleisten?

Genehmigte oder bevorzugte Lieferanten?

Bevor wir weitergehen, sollten wir den Unterschied zwischen „genehmigten“ und „bevorzugten“ Lieferanten klären:

• Ein bevorzugter Lieferant wird speziell aufgrund von Qualität, Kosten und Kundensupport ausgewählt. Dieser Lieferant bietet in der Regel günstigere Bedingungen, was das Unternehmen dazu veranlasst, ihn bei Vertragsverhandlungen zu priorisieren.
• Ein genehmigter Lieferant hingegen erfüllt die Kriterien des Unternehmens und wird als geeignet für Geschäfte angesehen. Sie haben möglicherweise nicht die Vorteile eines bevorzugten Lieferanten, können aber zufriedenstellende Produkte oder Dienstleistungen liefern.

Unternehmen neigen dazu, eine ausgewählte Liste geeigneter Lieferanten zu führen, wobei derjenige ausgewählt wird, der mit spezifischen Bedürfnissen übereinstimmt. Wenn Sie jemals entscheiden, alle Ihre Lieferanten in eine einzige Liste zu konsolidieren, stellen Sie sicher, dass es einen präzisen Mechanismus für Ihre Beschaffungs- und Sourcing-Teams gibt, um zwischen bevorzugten und genehmigten Lieferanten zu unterscheiden.

In vielen Fällen verlassen sich Unternehmen auf innovative Plattformen wie Octopart, die führende Suchmaschine für elektronische Teile der Branche, die, wie Sie im untenstehenden Screenshot sehen können, Komponentenlieferanten als „autorisiert“ kategorisiert – was bedeutet, dass Octopart überprüft und genehmigt hat, dass sie zuverlässige Handelspartner sind, da sie Komponenten direkt vom Hersteller beziehen.

Quelle: Octopart

Die Schritte, die Unternehmen unternehmen, um eine bevorzugte Lieferantenbeziehung aufzubauen

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ein bevorzugtes Lieferantenprogramm (auch bekannt als „Preferred Supplier Program/Initiative“) einzurichten, das es ihnen ermöglicht, den Beschaffungsprozess zu straffen, Kosten zu senken und generell eine bessere Erfahrung zu machen. Sie tun dies durch fünf wesentliche Phasen einer strategischen Entwicklung:

1. Anforderungen identifizieren: Wie bei jeder Beschaffungsaktivität ist es absolut wesentlich, dass Sie diesen Prozess mit einem klaren Verständnis der intrinsischen Anforderungen Ihres Unternehmens beginnen. Erkunden Sie spezifische Aspekte wie die Arten von Produkten oder Dienstleistungen, die für Ihre Operationen unerlässlich sind, ermitteln Sie deren Bedarfshäufigkeit und stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Budget im Kopf haben und sich der regulatorischen Standards bewusst sind, um Überschreitungen des Budgets oder Nichteinhaltung der Compliance beim Bewerten von Lieferanten zu vermeiden. Diese grundlegenden Einblicke straffen den Prozess und ermöglichen es Ihnen, potenzielle bevorzugte Lieferanten mit relativer Leichtigkeit zu identifizieren.
2. Potenzielle Lieferanten erkunden: Mit einem klaren Verständnis Ihrer Voraussetzungen sollten Sie bereit sein, die richtigen Lieferanten zu identifizieren. Nutzen Sie Ressourcen wie Online-Plattformen, um Ihre Suche zu starten – die üblichen Verdächtigen, natürlich. Ergänzen Sie diese Recherche mit Einblicken aus spezialisierten Fachzeitschriften und vertrauenswürdigen Empfehlungen von bekannten Persönlichkeiten oder Kollegen aus Ihrer Branche. Und vergessen Sie nicht, dass Sie Lieferanten ganzheitlich bewerten müssen, indem Sie ihr Dienstleistungsangebot, wettbewerbsfähige Preise und das Feedback früherer Kunden berücksichtigen; ein gründlicher Scan nach früheren Beschwerden gegen sie kann Ihre Auswahl weiter verfeinern und Ihnen helfen, eine Partnerschaft mit einem minderwertigen Anbieter zu vermeiden.
3. In Diskussionen eintreten: Mit einer sorgfältig kuratierten Liste von Lieferanten ist der nächste logische Schritt, Kontakt aufzunehmen. Diese Diskussionen sollten konsistent sein, und es könnte sich lohnen, Vertreter aus mehreren Abteilungen einzubeziehen, um ein ganzheitliches Entscheidungsethos zu fördern. Versuchen Sie, ein Bild von der Langlebigkeit des Lieferanten, seiner Erfolgsbilanz, umfassenden Preismodellen und eingehaltenen Lieferplänen zu zeichnen – diese Elemente können wertvolle Einblicke freilegen. Das Erkunden ihres Nachhaltigkeitsethos und wie Ihr Unternehmen in diese Erzählung passt, kann Ihre Perspektive weiter schärfen. Diese facettenreichen Gespräche schaffen ein lebendiges Bild und offenbaren die Nuancen des Modus Operandi jedes Lieferanten.
4. Wählen Sie Ihre bevorzugten Lieferanten: Sie sollten jetzt in der Lage sein, Ihre bevorzugten Lieferanten zu finalisieren. Diese kritische Entscheidung sollte eine ausgewogene Kombination mehrerer Faktoren sein: die Kostenwettbewerbsfähigkeit der Lieferanten, ihr unerschütterliches Engagement für Produktqualität, pünktliche Lieferpläne, vorbildliche Kundenbeziehungen und ihr Branchenruf.
5. Entwerfen Sie eine bevorzugte Lieferantenvereinbarung: Sobald Sie Ihre bevorzugten Lieferanten ausgewählt haben, müssen Sie einen formellen Vertrag abschließen. Die bevorzugte Lieferantenvereinbarung legt die Bedingungen der Partnerschaft fest und beschreibt gegenseitige Rollen, Produktstandards, Liefererwartungen und Preisvereinbarungen. Sie sind in der Regel mit großen Unternehmen verbunden, aber auch kleinere Einheiten können ihre Vorteile nutzen. Bevor Sie die Vereinbarung abschließen, ist es entscheidend, ihre Bedingungen sorgfältig zu überprüfen; größere Unternehmen neigen dazu, rechtlichen Rat einzuholen, um die Dokumente vor der Unterzeichnung zu prüfen.

Wichtige Bestandteile in bevorzugten Lieferantenvereinbarungen

Bevorzugte Lieferantenvereinbarungen, wie jede vertragliche Vereinbarung, können unglaublich komplex sein, mit einer Vielzahl von Klauseln und viel 'Kleingedrucktem'. Unternehmen müssen die entscheidenden Elemente verstehen; wie bei jedem Vertrag ist jedes Segment eindeutig, um Klarheit und gegenseitiges Verständnis zwischen den Parteien zu gewährleisten. Hier ist eine kurze Zusammenfassung der Schlüsselabschnitte, die in solchen Vereinbarungen üblicherweise zu finden sind:

• Allgemeiner Zweck und Umfang: Definiert die primäre Absicht und den Umfang der Vereinbarung.
• Verpflichtungen von Unternehmen A: Spezifiziert die Verantwortlichkeiten des Käufers, einschließlich Aktionen wie das elektronische Einreichen aller Bestellungen oder das Bereitstellen eines Rahmenauftrags.
• Verpflichtungen von Unternehmen B: Details zu den Erwartungen an den Lieferanten und seine Partner, einschließlich der Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen, etwaigen Exklusivrechten und mehr.
• Preisgestaltung: Hebt die genauen Kosten für die zu beschaffenden Produkte und Dienstleistungen hervor, zum Beispiel Mobiltelefone, Kopierer und so weiter.
• Laufzeit und vorzeitige Beendigung: Beschreibt die Dauer des Vertrags und gibt Richtlinien für eine vorzeitige Beendigung, einschließlich etwaiger anfallender Gebühren.
• Vertraulichkeit: Betont die Grenzen des Informationsaustauschs, indem festgelegt wird, was mit externen Parteien geteilt werden kann und was vertraulich bleiben muss.
• Entschädigung: Behandelt die Entschädigungsprotokolle im Falle von Schäden oder Verlusten.
• Schlichtung von Streitigkeiten: Gibt das rechtliche Gebiet an, das für die Beilegung von Vertragsstreitigkeiten zuständig ist, und das zu befolgende Verfahren, falls solche Probleme auftreten.
• Benachrichtigungen: Legt fest, dass alle Mitteilungen und Korrespondenzen dokumentiert werden müssen und elektronische Empfangsbestätigungen obligatorisch sind, wenn sie per Fax oder E-Mail gesendet werden.
• Abtretung: Klärt, dass die Vereinbarung nicht ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung der anderen Partei auf eine andere Entität übertragen werden kann.
• Höhere Gewalt: Erkennt unvorhersehbare Ereignisse an, die eine der Parteien daran hindern könnten, ihre vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen.
• Allgemeine Bestimmungen: Beinhaltet routinemäßige Bestimmungen wie Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen und präventive Maßnahmen gegen Vertragsverletzungen.

Was passiert nach dem Abschluss einer bevorzugten Lieferantenvereinbarung?

Nach diesen grundlegenden Schritten müssen Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen ständig verfeinern und verstärken. Schließlich werden Zusammenarbeiten bedeutungsvoller, wenn gemeinsame Werte im Spiel sind; ein gegenseitiges Verständnis zwischen zwei Parteien kann die Kommunikation erheblich verbessern und das Engagement vertiefen. Dadurch können Unternehmen zusammenarbeiten, um potenzielle Risiken oder Störungen, wie Lieferkettenunterbrechungen, zu antizipieren und zu mildern, die Widerstandsfähigkeit beider Parteien zu erhöhen, für zukünftige Produkte und Dienstleistungen zu planen und effizientere Betriebssysteme zu entwickeln.

Denken Sie daran: Lieferanten reichen von weitreichenden internationalen Konzernen bis hin zu lokalen Anbietern, und das Aufrechterhalten ausgewogener Beziehungen, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind, ist entscheidend. Während sowohl Unternehmen als auch Lieferanten die unvermeidlichen technologischen Veränderungen und die sich entwickelnden Marktdynamiken navigieren, sind Partnerschaften, die in gemeinsamer Innovation und Vision verankert sind, am besten positioniert, um zu gedeihen.

Ihre Lieferantenbeziehungen sind entscheidend für Ihren Erfolg. Ihre Bedeutung anzuerkennen und sie aktiv zu pflegen, ist mehr als nur eine gute Geschäftspraxis – es ist notwendig für anhaltendes Wachstum und Anpassungsfähigkeit.