Как компании формируют отношения с предпочтительными поставщиками

В глобальной бизнес-арене столпы, поддерживающие здание успеха компании, это её отношения с поставщиками. Подобно фундаментальным камням здания, эти партнёрства, которые глубоко укоренены в доверии, взаимном уважении и понимании, обеспечивают стабильность и позволяют структуре адаптироваться и преодолевать трудности. В нашем всё более взаимосвязанном мире, команды по закупкам во всех отраслях должны понимать тонкости и стратегии, связанные с созданием этих предпочтительных отношений с поставщиками; на самом деле, это незаменимо для бизнеса, стремящегося к росту, устойчивости и адаптивности.

Выбор правильных поставщиков - это задача, которая выходит за рамки простой экономической эффективности. Это оценка и проверка потенциальных поставщиков на их надёжность, способность к инновациям и соответствие ценностям компании. Последнее особенно важно для западных стран, которые подвергаются всё более строгим стандартам со стороны внутренних и внешних заинтересованных сторон на фоне растущего осознания в области экологии, социальной ответственности и управления (ESG) и общего сдвига в общественном сознании, который подталкивает компании, как большие, так и малые, к более этичным практикам закупок и поставок.

Но часто возникает вопрос: как компании строят предпочтительные отношения с поставщиками, которые обеспечивают постоянное качество, поставки и взаимный рост?

Одобренные или предпочтительные поставщики?

Прежде чем мы продолжим, мы должны разъяснить разницу между «одобренными» и «предпочтительными» поставщиками:

• Предпочтительный поставщик специально выбирается на основе качества, стоимости и поддержки клиентов. Этот поставщик обычно предлагает более выгодные условия, побуждая компанию отдавать им предпочтение во время переговоров о контрактах.
• Одобренный поставщик, с другой стороны, соответствует критериям компании и считается подходящим для бизнеса. У них может не быть преимуществ предпочтительного поставщика, но они могут поставлять удовлетворительные товары или услуги.

Компании склонны поддерживать выбранный список подходящих поставщиков, выбирая того, кто соответствует конкретным потребностям. Если вы когда-либо решите объединить всех ваших поставщиков в один список, убедитесь, что у ваших команд по закупкам и снабжению есть точный механизм для различения между предпочтительными и одобренными поставщиками.

Во многих случаях компании полагаются на инновационные платформы, такие как Octopart, ведущий в отрасли поисковик электронных компонентов, который, как вы можете видеть на скриншоте ниже, категоризирует поставщиков компонентов как «авторизованные» — это означает, что Octopart проверил и одобрил их как надёжных торговых партнёров, поскольку они закупают компоненты непосредственно у производителя.

Источник: Octopart

Шаги, которые компании предпринимают для установления предпочтительных отношений с поставщиками

Многие компании предпочитают создать программу предпочтительных поставщиков (также известную как инициатива/программа предпочтительных поставщиков), что позволяет им оптимизировать процесс закупок, сократить расходы и, в целом, улучшить взаимодействие. Они делают это через пять основных этапов стратегического развития:

1. Определение требований: Как и в любой деятельности по закупкам, абсолютно необходимо начать этот процесс с четкого понимания внутренних потребностей вашей компании. Исследуйте такие детали, как типы продуктов или услуг, необходимых для вашей деятельности, определите их частоту потребности и убедитесь, что у вас есть четкий бюджет и вы осведомлены о нормативных стандартах, чтобы избежать перерасхода средств или несоответствия требованиям при оценке поставщиков. Эти основополагающие знания оптимизируют процесс, позволяя вам с относительной легкостью определить потенциальных предпочтительных поставщиков.
2. Изучение потенциальных поставщиков: Имея четкое понимание ваших предварительных требований, вы должны быть готовы определить подходящих поставщиков. Используйте такие ресурсы, как онлайн-платформы для начала поиска — конечно, обычные подозреваемые. Дополните это исследование информацией из специализированных торговых журналов и проверенными рекомендациями от известных личностей или коллег из вашей отрасли. И не забудьте, что вам нужно оценивать поставщиков всесторонне, учитывая их предложения услуг, конкурентоспособные цены и отзывы прошлых клиентов; тщательный анализ любых предыдущих жалоб на них может дополнительно уточнить ваш выбор, помогая избежать сотрудничества с менее качественным поставщиком.
3. Ведение переговоров: Вооружившись тщательно подобранным списком поставщиков, следующим логическим шагом будет установление контакта. Эти обсуждения должны быть последовательными, и, возможно, стоит вовлечь представителей нескольких отделов для поддержки принципа всестороннего принятия решений. Стремитесь создать представление о долговечности поставщика, его истории, комплексных моделях ценообразования и соблюдении графиков поставок — эти элементы могут раскрыть ценные сведения. Изучение их подхода к устойчивому развитию и того, как ваша компания вписывается в эту историю, может дополнительно уточнить вашу перспективу. Эти многоаспектные беседы создают яркое изображение, раскрывая нюансы модуса операнди каждого поставщика.
4. Выбор предпочтительных поставщиков: Теперь вы должны быть в состоянии окончательно определить своих предпочтительных поставщиков. Это критическое решение должно быть сбалансированной комбинацией нескольких факторов: конкурентоспособность цен поставщиков, непоколебимая приверженность качеству продукции, своевременные графики поставок, примерное обслуживание клиентов и их репутация в отрасли.
5. Составление соглашения с предпочтительным поставщиком: После выбора предпочтительных поставщиков вам необходимо заключить формальный контракт. Соглашение с предпочтительным поставщиком определяет условия партнерства, описывая взаимные роли, стандарты продукции, ожидания поставок и соглашения о ценообразовании. Обычно они ассоциируются с крупными корпорациями, но и меньшие субъекты также могут извлечь из них выгоду. Перед окончательным утверждением соглашения крайне важно тщательно пересмотреть его условия; крупные компании обычно обращаются за юридической консультацией для проверки документов перед подписанием.

Ключевые положения в соглашениях с предпочтительными поставщиками

Соглашения с предпочтительными поставщиками, как и любое договорное соглашение, могут быть чрезвычайно сложными, содержать множество пунктов и много «мелкого шрифта». Компаниям необходимо понимать ключевые элементы; как и в любом контракте, каждый раздел уникален в обеспечении ясности и взаимопонимания между сторонами. Вот краткое изложение основных разделов, обычно встречающихся в таких соглашениях:

• Общая цель и область применения: Определяет основную цель и объем соглашения.
• Обязательства компании А: Указывает обязанности покупателя, включая действия, такие как электронная подача всех заказов на покупку или предоставление общего заказа на покупку.
• Обязательства компании B: Детализирует ожидания, возложенные на поставщика и его аффилированные лица, включая предоставление продуктов и услуг, любые исключительные права и т. д.
• Ценообразование: Подчеркивает точные затраты, связанные с продуктами и услугами, которые будут закупаться, например, мобильные телефоны, копировальные аппараты и т. д.
• Срок действия и досрочное расторжение: Описывает продолжительность контракта и предоставляет рекомендации по досрочному расторжению, включая любые применимые сборы.
• Конфиденциальность: Подчеркивает границы обмена информацией, указывая, что может быть передано внешним сторонам и что должно оставаться конфиденциальным.
• Индемнификация: Рассматривает протоколы компенсации в случае ущерба или потерь.
• Арбитраж споров: Указывает юридическую область, ответственную за разрешение любых разногласий по контракту, и процесс, который следует соблюдать, если такие проблемы возникают.
• Уведомления: Предписывает, что все уведомления и переписка должны быть задокументированы, и обязательны подтверждения получения по электронной почте или факсу.
• Передача прав: Уточняет, что соглашение не может быть передано другой стороне без явного письменного согласия другой стороны.
• Форс-мажор: Признает непредсказуемые события, которые могут помешать любой из сторон выполнить свои договорные обязательства.
• Общие положения: Включает стандартные условия, такие как условия оплаты, условия доставки и предотвращение нарушений контракта.

Что происходит после заключения соглашения с предпочтительным поставщиком?

Помимо этих основных шагов, компаниям необходимо постоянно совершенствовать и укреплять свои отношения с поставщиками. В конце концов, сотрудничество становится более значимым, когда в игру вступают общие ценности; взаимопонимание между двумя сторонами может значительно улучшить коммуникацию и углубить приверженность. Благодаря этому компании могут работать вместе, чтобы предвидеть и минимизировать потенциальные риски или неприятности, такие как нарушения в цепочке поставок, для увеличения устойчивости обеих сторон, планирования будущих продуктов и услуг, и разработки более эффективных систем работы.

Помните: Поставщики варьируются от крупных международных корпораций до местных провайдеров, и поддержание сбалансированных отношений, адаптированных к конкретным потребностям, имеет решающее значение. По мере того как компании и поставщики преодолевают неизбежные технологические изменения и изменения рыночной динамики, партнерства, основанные на общих инновациях и видении, лучше всего подготовлены к процветанию.

Ваши отношения с поставщиками имеют решающее значение для вашего успеха. Признание их важности и активное их развитие - это не просто хорошая деловая практика, это необходимо для устойчивого роста и адаптации.